A legtöbb kereskedőnek különleges kihívásokkal kell szembenéznie, mikor a vállalat személyzetéről van szó. Egy felosztott üzleti környezetben, amelynek központi irodája, logisztikai központja és további üzletei vannak, a személyzeti sürgés-forgás és a szezonális ingadozás állandó problémákkal és fejfájással járhat.
A HR és az interjúk folyamata általában az üzletekben történik, azonban ez további kihívást jelent, már ami az adminisztrációs és a papírmunkát illeti. A kézi adatbevitel időigényes és nagy a hibázás esélye. A manuális dokumentumkezelés, -tárolás, -másolás és -továbbítás mind rontják egy kicsit a hatékonyságot, és ezek a negatívumok gyorsan összeadódnak. Űr keletkezik a vállalatnál dolgozó emberek és a kritikus információk között, ami csökkenő alkalmazotti és ügyfélszolgálati teljesítményhez vezethet. (Ugyanez igaz a gyártó cégekre is.)
A kereskedelmi szektor tehát sokat nyerhet az intenzív papírhasználattal járó gyakorlatok elhagyásával: növelheti a hatékonyságot, csökkentheti a költségeket és bevételeket generálhat. „Az átfogó, legújabb technikák és az egyszerű intelligens megoldások alkalmazásával az üzlettulajdonosok felgyorsíthatják az adminisztratív és HR folyamatokat, fokozva a teljesítményt és a dolgozók hatékonyságát. Az alapfolyamatok jelentősen felgyorsulnak, a költségek csökkennek és az üzlet alkalmazottai is kevesebb terhelésnek lesznek kitéve, amelynek köszönhetően több időt tölthetnek az üzletben. Ezzel pedig növelhetjük az ügyfélelégedettséget és kiépíthetünk egy lojális vásárlói kört.” - mondta Tim Emens, a Lexmark EMEA régiójának iparági igazgatója.
Szakítsunk a papírral! A munkafolyamatok átalakítása elektronikus formába lehetővé teszi a HR és személyes dokumentumok, valamint a váratlan események jelentési folyamatainak egyszerű nyomon követhetőségét.
Használjuk az elektronikát! A modern dokumentumbeolvasókkal gyorsabban és biztosabban rögzíthetjük az adatokat, mint a manuális bevitellel.
Integráljuk a HR-rendszert a dokumentumkezeléssel. Ennek révén azonnal ellenőrizhetővé válnak az aktuális állapotok, valamint megjelölhetők a hiányzó információk ott, ahol az eljárás történik.
Ne dugjuk el a szkennert az irodába! Érdemes javítani a személyzet termelékenységét az üzlethelyiségekben elhelyezett multifunkcionális eszközök segítségével, melynek révén könnyű hozzáférést biztosítunk a szkenneléshez és nyomtatáshoz. Így az alkalmazottaink az ügyfelek közelében maradnak, nem tűnnek el időről időre az üzlethelyiség hátuljában.
Ne féljünk használni az ügyfélkezelői rendszereket! Az ügyfelekkel kapcsolatban is szakítsunk a papír alapú folyamatokkal! Csak egyszer kell bevinni az ügyfél adatait, ezután már mindig egy kattintással mindent elintézhetünk és a mobil nyomtatási rendszereknek köszönhetően bárhol, bármilyen formában meg is jeleníthetjük. Így egyszerűen növelhetjük a fogyasztói elégedettséget.
