Nagyon sok kisvállalkozás még mindig erősen kötődik a papír alapú iratokhoz. És ahelyett, hogy ezeket kiszorítanák az elektronikus dokumentumok, a tapasztalat szerint a szerződések, levelek, számlák és egyéb iratok duplán, papír- és elektronikus formában is sokasodnak náluk.

Varázslatos rend

Tény, hogy az üzleti szervezeteknek a sikeres tevékenységhez egyre nagyobb információmennyiséggel kell megbirkózniuk, és egyre rövidebb időn belül. Ez új eljárásokat, új módszereket és új eszközöket igényel. A dokumentumkezelés az, ami biztosíthatja az egyre bőségesebb információk befogadását, csoportosítását, tárolását és hatékony felhasználását. A bevezetése után a feladatok áttekinthetők, követhetők lesznek; a határidők és betartásuk figyelemmel kísérhető; minden ügynek és iratnak felelőse lesz; az ügyintézés egyszerűsödik; meggyorsul a visszakeresés, és nyomon követhetővé válik a szervezet és benne az egyének teljesítménye.

Év elején sosem árt rendet tenni a cég asztalain, irodáiban, raktáraiban, dossziéiban és szerződései, számlái között. Persze év közben sem, de januárra hihetetlen mennyiségű irat halmozódhat fel, ha menet közben nem megfelelően tároljuk, csoportosítjuk, kezeljük őket. Az iratgyűjtő dossziék kora azonban lejárt. Ma már a két-három fős mikrovállalkozásoknak ugyanúgy a versenyképességük múlik azon, hogy használnak-e elektronikus dokumentumkezelő rendszert, mint a nagyoknak. A dokumentumkezelő szoftverek segítségével ugyanis nemcsak az adminisztrációs terhek jelentős részétől szabadulhatnak meg, hanem pótolhatatlan saját információs adatbázist is kialakíthatnak.

Nem lehet tehát eléggé hangsúlyozni: megfelelő fejlesztéssel hosszú távon rengeteg időt és pénzt takaríthat meg a cég. A kései vagy hibás információáramlás ugyanis felfordulást, szükségtelen csúszásokat és költséges hibákat okoz.

Rövidebb az út, mint hinnénk

Sokan megtapasztalták már: a papírhalmaztól a gombnyomásos dokumentumkezelésig rövidebb az út, mint hinnénk. Mások azonban még mindig nem hiszik. Pedig egy felmérés szerint a vállalatok harmadánál az összes kinyomtatott dokumentumnak több mint a tíz százaléka kerül a szemétbe anélkül, hogy hasznát vették volna. Vagy azért, mert eleve nem kellett, vagy azért, mert hibás volt. Hát ne nyomtassuk ki feleslegesen! Viszont legyen egy olyan elektronikus rendszerünk, amelyikhez a cég minden, az adott témában érintett munkatársa egyszerűen hozzáfér. S amelynek a kezelése mindenki előtt ismert és egyszerű!

A dokumentum, amit meg kell őrizni, szükség esetén hozzáférhetővé kell tenni, csakúgy, mint régen, ma is lehet szöveg, kép vagy hang, vagy ezek együttese. Illetve ezek digitalizált változata. A digitalizálás révén ugyanis nemcsak kevesebb helyet foglalnak el, mint papír alapon vagy hagyományos kazettán, videón, hanem könnyebben visszakereshetők, kezelhetők, és kevésbé fenyegeti őket a fizikai megsemmisülés veszélye.

A dokumentumkezelés témaköre egy vállalatnál igen sok szakterületet fog át. Idetartozik a dokumentumok fogadása, iktatása, digitalizálása, rendezése, az információk védelme, az elektronikus aláírás használata, az iratkezelési szabályzat elkészítése, a postázás, az archiválás és még számos hasonló tevékenység. Tehát korántsem csak a titkárság vezetőjét, hanem szinte mindenkit érint a cégnél. A dokumentumkezelés témakörébe tartozik például a dokumentumokkal végzendő csoportmunka és együttműködés megteremtése, a különböző dokumentumok közzétételének szabályozása, valamint a vállalati extranet támogatása is.

Teljes cikk a Piac és Profit Magazin januári számában.