Kellemetlen meglepetés érheti a cégeket a papírmentes ügyintézésnél

Amikor papíron írunk alá egy dokumentumot, nem foglalkozunk általában azzal, hogy a papír megsérülhet, elázhat, eléghet, azaz megsemmisülhet vagy egyszerűen eltűnhet egy szekrény mélyén. Az elektronikus aláírással ellátott digitális dokumentumkezelés számos szempontból biztonságosabb, praktikusabb és egyszerűbb megoldás, azonban ezek hitelessége sem örök érvényű - a technológiák folyamatos fejlődése miatt. Bár a törvényi keretek világosak, a hosszabb távú megőrzésre vonatkozó szabályok betartását garantáló technológiai megoldások kapcsán már csak irányelveket nyújt a szabályozás. A tisztán látásban szeretne segítséget nyújtani az e-aláírásokra és a dokumentumok hosszútávú hitelességének megőrzésére specializálódott bizalmi szolgáltató, a Microsec.

2023. november 22.

Piac&Profit

Rendelet írja elő, hogy mit kell garantálni a digitális megőrzés során, de a megvalósításhoz csak támpontokat nyújt a szabályozás

Ha egy hivatalos dokumentum - például szerződés, számla vagy munkaügyi dokumentum - elektronikus formában jött létre, akkor annak megőrzéséről elektronikus formában kell gondoskodni. Az ilyen dokumentumokra vonatkozó megőrzési kötelezettséget a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet tartalmazza.

A rendelet kimondja, hogy amíg az adott iratra vonatkozó megőrzési kötelezettség tart - ami minden esetben eltérő lehet - folyamatosan biztosítani kell az elektronikus dokumentum védelmét a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás, sérülés, és a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Mindemelett az elektronikus dokumentumnak a teljes megőrzési idő alatt értelmezhetőnek, olvashatónak kell maradnia.
Természetesen mindez azt is jelenti, hogy az elektronikus hitelesítésnek is érvényesnek kell maradnia a megőrzési idő alatt.

A szabályozás azt viszont nem határozza meg, hogy milyen módon kell a fentieket biztosítani, csupán támpontokat ad, hogy mely informatikai megoldások esetén állapítható meg biztosan, hogy azok megfelelnek a rendeletben foglalt követelményeknek. Éppen ezért is nagy a vállalatok felelőssége, hogy milyen megoldást választanak.

Csináld magad vagy bízd a szolgáltatóra

Elektronikus iratainak megőrzését megoldhatja az adott cég házon belül vagy akár egy ilyen feladat ellátásra jogosult ún. bizalmi szolgáltató segítségével is.

Véleményvezér