Rendelet írja elő, hogy mit kell garantálni a digitális megőrzés során, de a megvalósításhoz csak támpontokat nyújt a szabályozás

Ha egy hivatalos dokumentum - például szerződés, számla vagy munkaügyi dokumentum - elektronikus formában jött létre, akkor annak megőrzéséről elektronikus formában kell gondoskodni. Az ilyen dokumentumokra vonatkozó megőrzési kötelezettséget a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet tartalmazza.

• A rendelet kimondja, hogy amíg az adott iratra vonatkozó megőrzési kötelezettség tart - ami minden esetben eltérő lehet - folyamatosan biztosítani kell az elektronikus dokumentum védelmét a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás, sérülés, és a jogosulatlan hozzáférés ellen.
• Mindemelett az elektronikus dokumentumnak a teljes megőrzési idő alatt értelmezhetőnek, olvashatónak kell maradnia.
• Természetesen mindez azt is jelenti, hogy az elektronikus hitelesítésnek is érvényesnek kell maradnia a megőrzési idő alatt.

A szabályozás azt viszont nem határozza meg, hogy milyen módon kell a fentieket biztosítani, csupán támpontokat ad, hogy mely informatikai megoldások esetén állapítható meg biztosan, hogy azok megfelelnek a rendeletben foglalt követelményeknek.  Éppen ezért is nagy a vállalatok felelőssége, hogy milyen megoldást választanak.

Csináld magad vagy bízd a szolgáltatóra

Elektronikus iratainak megőrzését megoldhatja az adott cég házon belül vagy akár egy ilyen feladat ellátásra jogosult ún. bizalmi szolgáltató segítségével is.