A 21. század embere számára nagyon fontos a szabadság érzése. Arról lehet vitatkozni, hogy mi volt előbb: az igény jelentkezése, vagy a technológia fejlődése következtében mind nagyobb mobilitást lehetővé tevő eszközök piacra kerülése. Az igazságot valószínűleg valahol középen kell keresni. Megjelentek az első eszközök, például a mobiltelefonok, majd egyre nőtt a fogyasztói igény a még több mobilitást kiszolgáló termékekre.
Ezzel párhuzamosan változott a világ üzleti környezete is: az egyre élesebb versenyben az elengedhetetlenné vált azonnali reagálás ugyanúgy, mint a kiadások radikális csökkentése. A tendencia a mobilitást biztosító megoldásokra irányította a figyelmet olyannyira, hogy mára ez az irány vált az egyik fő trenddé.
A technológia adottA Cahners In-Stat/MDR 2002-es felmérése szerint a vizsgált évben már több mint 78 millió táv- és mobil munkás - ide sorolva azokat az üzleti ügyben utazókat, akik az éves munkaidejük legalább 20 százalékát utazással töltik, valamint a távmunkásokat, a multi-site dolgozókat, a nem irodában dolgozókat vagy a mobil irodával rendelkezőket - dolgozott az Amerikai Egyesült Államokban. A GPRS hálózatok előretörésével egyidejűleg dinamikusan terjed a mobil irodai eszközöket - mobil internetet, illetve intranetet, elektronikus naptárt - használó munkavállalók száma, sőt a Cisco megbízásából az IDC által 2005-ben készített tanulmány az is kimutatta, hogy 2009-re a mobil dolgozók aránya eléri a Föld teljes népességének egynegyedét.
- A mobilitás köti össze a különböző megoldásokat: a mobiltelefonunkon olvashatjuk az e-mailjeinket, nézegethetünk videofilájlokat, de mindezt megtehetjük otthon a televíziónk képernyőjén keresztül is. A virtuális magánhálózatok (VPN) terjedésével pedig hozzáférünk az irodai rendszerekhez távolról anélkül, hogy az adatok biztonságáért aggódnunk kellene. Ezzel elérkezett a korábbiakban még csak távoli jövőként emlegetett rugalmas munkavégzés korszaka - magyarázza Vass Gábor, a Cisco munkatársa.
A legutóbbi felmérések is jelzik, hogy már nemcsak elvi lehetőség a mobilitás, hanem a mai munkakörnyezet szerves része. Legalábbis Amerikában. A Cisco 2007 májusában tette közzé Mobility Quotient felmérésének eredményeit. E szerint a megkérdezett vállalatok 65 százaléka rendelkezik valamilyen WLAN-megoldással (rádióhullámot használó vezeték nélküli helyi hálózat), 55 százalékuk használ mobil e-mailt és 40 százalékuk már ellátta mobil alkalmazottait laptopokkal és okostelefonokkal. A hatékony mobil munkavégzést segítő IP telefonok, illetve a szoftveres telefónia szintén egyre népszerűbbek: a megkérdezettek 48 százaléka használ IP-telefont, 32 százalékuknál pedig jellemző a számítógépbe épített telefonrendszer.
Zsugorodnak a laptopok Bár a hazai vállalatoknál még kevésbé terjedtek el ezek a megoldások - WLAN a cégek 18 százalékánál van, és becsült adatok szerint 15 százalékra tehető a VPN hálózattal rendelkező vállalatok száma -, van, amiben vezetünk. Méghozzá a mobilitás terjedéséhez szintén nélkülözhetetlen hordozható számítógépek értékesítésében. - Ma ott tartunk, hogy a vásárlók körében népszerűbbek a notebookok az asztali gépeknél. 2007-ben az európai országok többségében például az összes számítógép-eladás közel fele notebook volt, Magyarországon pedig ez az arány elérte a 60 százalékot. A notebookok részesedésében csupán Csehország előzte meg hazánkat - mutat rá a legújabb számítógép-vásárlási szokásokra Fauszt Gábor, az IDC Magyarország elemzője, aki szerint a mutatók alakulásában a távközlési szolgáltatóknak is komoly szerepük van, hiszen aránylag olcsón, egyre nagyobb le- és feltöltési sebességet lehetővé tevő szolgáltatásokat kínálnak. A készülékek árának csökkenése szintén évek óta tartó tendencia.Az IDC szakértője úgy látja, a néhány éve megjelent, 12 colos két kilogrammnál könnyebb, úgynevezett ultrahordozható notebookok fogják tovább gyengíteni az asztali számítógépek piacát. Ezek a készülékek már akár nyolc-tíz órát működnek vezeték nélkül, és mindent tudnak, amit a nagy testvéreik. Vagyis akár egy egész munkanapot eltölthetünk egy hot spot pontnál - például a Bazilika előtt -, indíthatunk vagy fogadhatunk telefonhívást éppúgy, mintha az irodai mellékünk mellett ülnénk, és ugyanilyen kényelmesen hozzáférünk a vállalat belső hálózatához is. Ezek aránya a notebook-értékesítésben még csak egy százalék körüli, ám míg 2004 és 2006 között az eladások évente - hasonlóan a teljes notebookpiachoz mintegy 50 százalékkal nőttek, addig 2006-ról 2007-re megduplázódott az értékesített darabok száma.
Az elszigeteltséget és a motiváltság hiányát elkerülendő a vezetőknek támogatniuk kell a mobil munkavállalók szervezeten belüli láthatóságát. A kollégák közötti társasági kapcsolat szintén fontos szempont. Az azonnali üzenetküldő és jelenlétkövető eszközök segítségével a mobil alkalmazottak jobban a szervezet részének érezhetik magukat, a videokapcsolat révén pedig csökkenthető az elszigeteltség érzése, hiszen vizuális kontaktust létesíthetnek a tőlük távol dolgozó munkatársakkal, mutat rá a tanulmány.
Mindennek ellenére mégis túlzásnak tűnhet a Cisco kutatásából imént idézett adat, hogy egy év múlva már a Föld lakosságának 25 százaléka távolról fogja ellátni feladatát. Pedig lehet, hogy már most elértük ezt a számot, ha figyelembe vesszük, hogy Indiában például számos call center-hívás egy lakásban landol, és a szolgáltatási központokban dolgozó munkatársak sem feltétlenül irodákban ülnek, hiszen egy távoli pontból is tökéletesen biztonságos módon lehet csatlakozni a belső rendszerekhez.
Miután az utóbbi években a cégek profitabilitásának mind fontosabb elemévé vált a működési költségek alacsonyan tartása, illetve lefaragása, nem meglepő, hogy a technológiai tudás nagyon rövid időn belül megjelent a gyakorlatban is. A távoli munkavégzés kezdeti térnyerésének egyik legfontosabb érve a költségek lefaragása volt, jóllehet ma már a fejlettebb gazdaságokban a munkavégzés hatékonyságának növelése is jelentkezik az indokok között.
- Sokan választják a shared-desk megoldást, vagyis azt, hogy az irodában lévő asztalokhoz mindig az ül oda, aki éppen bent dolgozik, és így a dolgozók számánál lényegesen kevesebb munkaállomás kialakítása is elegendő. Miután a munkatársak laptopjuk segítségével hozzáférnek minden jogosultságukhoz, az asztali számítógépekre vagy vezetékes telefonokra sincs szükség. A shared-desk modell másik előnye, hogy akár nagyon gyorsan, az iroda méretétől függetlenül tud nőni egy vállalkozás - magyarázza Fauszt Gábor.
A munkatársak mobilitásának biztosításával azonban nem csupán az iroda méretén és az alkalmazottak számán lehet spórolni. A különböző időzónákban élő partnerek üzleti nehézségeire vagy a családi élet problémáira egyaránt válasz lehet, ha a feladat nem csupán az irodai környezetben végezhető.
- A mobilitás kiteríti a földet, hiszen a mobil megoldások lebontják a gátakat térben és időben egyaránt. Különösen a kisebb cégek számára kulcsfontosságú, hogy rugalmasan tudjanak reagálni a kihívásokra anélkül, hogy mindig jelen lennének az adott helyen - hangsúlyozza a Cisco munkatársa.
Éppen ezért a megoldásszállítók alig néhány éve kifejlesztették a kisebb cégek számára is rentábilis mobiliroda-megoldásaikat. Létezik például olyan "egydobozos" VPN-képes megoldás, amely egy húszfős iroda számára hálózati hozzáférést, biztonsági funkciókat, IP telefóniát biztosít akár távolról is. Szakértői becslések szerint egy kisebb iroda felhasználónként körülbelül százezer forintos nagyságrendű beruházással alkalmassá tehető távoli munkavégzésre.
A hatékonyság titkaA kérdést azonban nem lehet pusztán technológiai oldalról vizsgálni. Szociológiai kutatások egyértelműen kimutatták, hogy az iroda a személyes találkozások pontja is, és pusztán az elektronikus kommunikációval nem oldható meg a munkahelyi információcserének egy bizonyos szelete. A személyes jelenlét hiányának áthidalása speciális kommunikációs technikákat és erre képes embertípust is feltételez.
Két éve a Cisco megbízásából a Pearn Kandola cég munkapszichológusai készítettek egy tanulmányt. E szerint számos cég azért nem fogja tudni kihasználni a mobil munkavállalók alkalmazásában rejlő előnyöket, mert vagy nem a megfelelő embereket veszi fel, vagy a vezetőség nem alkalmas a céghez távolabbról kötődő munkatársak kezelésére. A vezetői hozzáállás különösen komoly következményekkel járhat a mobil dolgozók esetében. A túl kevés és a túl sok kommunikáció egyaránt kedvezőtlen hatást válthat ki: a rendszeres kommunikáció hiánya fokozhatja a stresszt és elszigeteltség érzésének kialakulását, míg az úgynevezett mikromenedzsment stílus bizalomvesztést okozhat. A hatékony munkavégzés szempontjából pedig mindkettő káros.
