A webes alkalmazások többsége a közelmúltig leginkább szórakoztató, szabadidős jellegű programokat takart, közöttük képmegosztót, játékot, ingyenes levelezőrendszert, és még sorolhatnánk. Az online szolgáltatások széles körű elterjedésével azonban egyre nagyobb hangsúlyt kapnak a böngészőből futtatható irodai programok is. Ezeknek köszönhetően a kisebb vállalkozások rugalmasan, hatékonyan juthatnak hozzá szinte minden, a működésükhöz szükséges alkalmazáshoz. Az ismert informatikai cégek is felkészültek a modellváltásra, és számos szoftvert kínálnak interneten keresztül igénybe vehető formában. Ugyan ezek is kedvezőbb árúak a korábbi „dobozos" szoftvereknél, a kisebb vállalkozások számára mégis az lehet különösen vonzó, hogy egyre több hasonló képességű, ingyenesen használható alkalmazás is elérhető.
Beruházás nélkül
A webes alkalmazás a vékonykliens-megoldások egy speciális típusa. Lényege, hogy a programok futtatását és elérését az interneten keresztül teszi lehetővé a szolgáltató. A fogyasztónak nincs szüksége előre telepített programra, speciális berendezésre, de szerverre sem, csupán internetböngészővel és nagy sebességű internetkapcsolattal kell rendelkeznie. A webes alapszolgáltatások közé tartozik a levelezés és az online csoportmunka lehetősége, de szövegszerkesztés és táblázatkezelés, prezentációkészítés vagy projektmenedzsment, sőt akár specializáltabb szakmai programok, mint a CRM is működhetnek webes felületen.
A szolgáltatásként igénybe vett programok - mivel nem kell megvásárolni őket - nem igénylenek egyszeri nagyobb beruházást, ráadásul olcsóbb számítógép- és szerverparkkal is használhatók. Emellett a webes programok jellemzően jelentősen olcsóbbak hagyományos társaiknál, és nincs szükség különösebb karbantartásukra sem. A technológia sajátosságaiból fakadóan a dolgozók kötetlenül, bárhonnan elérhetik a programokat, ahol kapcsolódhatnak a világhálóra. Mivel így zavartalanul dolgozhatnak útközben, otthonról, a legtöbb esetben akár mobil eszközökről is, az online munka általánosságban növeli a hatékonyságot. Emellett kifejezetten hasznos az egyre inkább terjedő távmunka esetében is.
A webes alkalmazások általában sokkal kevesebb szolgáltatást kínálnak, mint gépre telepíthető társaik, ami azonban nem jelentős veszteség, tekintve, hogy felmérések szerint a felhasználók jelentős része a bonyolultabb programok tudásának is csak 5-20 százalékát használja ki. Viszont amit vállalnak, azt a webes szoftverek általában egyszerűen, átláthatóan teljesítik. Jellemzően a hagyományos alkalmazásoknál nagyobb figyelmet fordítanak a munkafelület-ergonómiára, ami különösen fontos az új programra való átállás során.■ Google Dokumentumok: dokumentum- és táblázatkezelés, levelezés, naptár, prezentációk, rajzok, űrlapok készítése, megosztása magyar nyelven.
■ Zoho: számos kommunikációs alkalmazás a chattől az online megosztásig, üzleti alkalmazások a dokumentum-előállítástól a CRM-ig (utóbbi magyar nyelven is, ingyenesen csak korlátozott szolgáltatással).
■ Microsoft Office Live: Wordöt, PowerPintot, Excelt és OneNote-ot tartalmaz, magyar nyelven.
■ Think Free: dokumentum-, táblázat- és prezentációkezelés, PDF-konvertálás, megosztás, mobil eszközökre alkalmazva is, angol nyelven.
Távoli csoportmunkára tervezve
Mindezeknek köszönhetően kiválóan alkalmasak a kisebb IT-kapacitással rendelkező kkv-k igényeinek kielégítésére, bizonyos határok között.
Mindig fontos megnézni, hogy pontosan mit kapunk a csomag részeként: vajon mennyire teljes körű a szolgáltatáskészlet ahhoz képest, amit használ a vállalkozás, mennyire kompatibilis a jelenlegi eszközökkel, esetleg milyen extrafunkciókat nyújt (például: videokonferencia, munkafolyamat-kezelés). Ha az alapfunkciókon túl a további lehetőségek is érdekesek, akkor érdemes megvizsgálni, hogy azok mennyire integráltak az alapokkal, például egy kommunikációs szolgáltatás mennyire függ össze a dokumentumokkal kapcsolatos lehetőségekkel.
Az online programok többsége kifejezetten segíti a csoportmunkát, ami jelentősen növeli a hatékonyságot a hagyományos módszerekkel - emailezéssel vagy megosztott mappák használatával - szemben. Az együtt dolgozó munkatársak közösen szerkeszthetik a dokumentumot, mindenki mindig az éppen aktuális változatot látja. Egy számos ingyenes verzióban is elérhető azonnali üzenetküldővel kombinálva valós egyidejű munka is megoldható. További jellemző előnyük az egységes programozási nyelv, miáltal gond nélkül hordozhatók akár a különböző operációs rendszerek, akár a készülékek - mobilok vagy más internetképes eszközök - között.
A webes szolgáltatók általában nagy figyelmet fordítanak arra, hogy termékeik a lehető legkönnyebben kommunikáljanak más gyártók termékeivel. Ez egyrészt fontos ahhoz, hogy a vásárlók kiléphessenek az egyes szoftvergyártókhoz kapcsolódó lekötési ciklusukból, de szükséges is, mert a független szoftverszolgáltatók többsége nem komplett szolgáltatást nyújt, hanem egy-egy részterületre fókuszál. Ez nagy előny a felhasználóknak, mert ennek köszönhetően igényeik szerint összekapcsolhatják az egyes rendszereiket, és elkerülhetik az újabb lekötést.
Ingyen, valamiért
A mobil internet térhódítása önmagában jelentősen megnöveli a rendszerek megosztottságát, hiszen az átlátható PC-s operációs rendszerek helyett követhetetlen változatosságú típusok működnek a telefonokon. A webes alkalmazások felértékelődéséhez nagyban hozzájárul a mobil eszközökön való internetezés elterjedése, mivel ezek memóriáját végképp nem lenne érdemes mindenféle programok letöltésével terhelni. Mellettük érvelt egy, a Le Web 2010 című internetes konferencián készült interjúban Mitchell Baker, a Mozilla Alapítvány elnöknője is. Véleménye szerint e programoknak a web valamiféle kiterjesztésének kell lenniük, egyfajta mobil eszközökre megírt honlapoknak. Tehát olyanoknak, amik a „webből állnak", és webes tartalmakat szolgáltatnak, miközben megőrzik mindazt, amiben a klasszikus alkalmazások erősek.
A webes alkalmazások általában éppen ezeknek az elvárásoknak megfelelő fejlesztésekkel rukkolnak elő, de ennek ellenére, a választás során érdemes vizsgálni a funkcionalitást is: elérhető-e az ingyenes szolgáltatás a megszokott környezetből (notebook, PC) szinte bárhonnan, biztonságosan egy böngészőből és a saját telefonról. Bár ezek a rendszerek alapvetően nyitottak, fontos minden esetben tisztázni, hogy hogyan integrálható a szolgáltatás a meglévő infrastruktúrával - például egy címtárat hogyan lehet a felhőszolgáltatással szinkronizálni, hogy a felhasználók ugyanazzal a névvel és jelszóval használhassák a szolgáltatásokat, mint a számítógépeiket.
Érdemes tájékozódni arról is, hogy a webes csomag mit kínál az offline munkára. Mert még ha sokat is vagyunk internetközelben, vannak olyan pillanatok, amikor esetleg nincs hálózati lefedettség vagy térerő, mégis dolgozni szeretnénk. Azt is figyelembe kell venni, hogy az online programokat milyen rendelkezésre állással szolgáltatja a szolgáltató, ezt hogyan méri, és milyen garanciát vállal arra, hogy a szolgáltatás valóban elérhető lesz akkor, amikor szükség van rá. Az ingyenesség eredendően az otthoni felhasználókat célozza, akik esetében természetesen elfogadható az időnként akadozó szolgáltatás, céges környezetben viszont ebből akár komoly károk is származhatnak. Magánemberként az ingyenességért cserébe elfogadhatók a kéretlen reklámok, bannerek, hírlevelek, de például egy üzleti levél alján a reklámszerződések miatt hozzáfűzött mondatok már a hitelességet csökkenthetik. Fontos kérdés a támogatás is: míg egy ingyenes szolgáltatásnál nem feltétlenül várható el, hogy a szolgáltató garantált válaszadási időkkel foglalkozzon az esetleg felmerülő kérdésekkel, addig egy cégeknek szánt, fizetős változatnál biztosan számítani lehet a direkt támogatásra.
