Búcsút vennének a papírmunkától a cégek

2016. november 17. csütörtök - 18:34 / piacesprofit.hu
  •    

A kis- és középvállalkozások több mint 80 százaléka elbúcsúzna a papírhasználattól főként a számlázás, a pénzügyi jelentések készítése, jogi formanyomtatványok és humánerő-nyilvántartások menedzselése terén – derült ki a Xerox friss kutatásából.

Kép: freestock

Kép: freestock

A vállalkozások közel fele (46 százalék) úgy ítéli meg, hogy a papírigényes folyamatok rettentő időpazarló tevékenységek – derült ki a Xerox nemzetközi kutatásából. A német vállalkozásoknál dolgozók (51 százalék) töltik el ezekkel a legtöbb időt. Őket követik az amerikaiak (50 százalék), az angolok (43 százalék) és a franciák (37 százalék). Ugyanakkor a cégek nincsenek tisztában azzal, hogyan is digitalizálhatnák az adminisztrációjukat. Csupán ötből egynél ismerik a szóba jöhető megoldásokat. A többség inkább külső szakértő segítségét kéri a papírmentes rendszer kiépítéséhez. Mindemellett a kutatásból kiderül, hogy a vállalkozások számára az a legfontosabb, hogy a digitalizációval a hatékonyságuk növekedjen, és a költségeik csökkenjenek.

A jelen állás szerint a megkérdezett cégek 28 százalékánál zajlik előrehaladott tervezés a papír alapú folyamatok digitális átállítására vonatkozóan. A franciák járnak legelöl. Ott már a válaszadó vállalkozások 33 százalékánál konkretizálódik lassan a váltás menete. Az amerikaiak eléggé el vannak maradva.  A tengerentúlon még csak most kezdtek hozzá a digitalizációs tervek előkészítéséhez. Az összes, 1021 megkérdezett vállalat 12 százaléka pedig arról számolt be, hogy csupán 1–3 éven belül látnak neki a digitális dokumentumkezelés megvalósításához.

Csaknem egy mázsa papírt használunk évente
Magyarországon 1989 óta mindössze 20 tonnával nőtt a teljes papírfogyasztás (1989: 890 ezer tonna; 2010: 910 ezer tonna). Ez azt jelenti, hogy egy átlagos magyar 91 kg papírt használ el egy évben, amivel hazánk jelentősen az EU-átlag, 173 kg/év/fő alatt van – derül ki az I-COM átfogó papírpiaci elemzéséből.

A Xerox kutatása szerint a megkérdezett kis- és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek a menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül. Az elégedettségi faktor szintén magas. A felmérésbe bevont, MPS-t használó cégek 66 százaléka úgy nyilatkozott, hogy havonta több mint ezer dollárt költ nyomtatással összefüggő feladatokra, és ez a kiadás szignifikáns tételt jelent a költségvetésében. Viszont megerősítették, hogy az MPS révén sikerült a költségeiket, illetve a papírfelhasználásukat csökkenteni, valamint követhetővé váltak számukra a nyomtatási kiadások.

Szintén nagy reményekkel várják a kis- és középvállalkozások a mobilizációt. A megkérdezett cégek 23 százaléka gondolja úgy, hogy 2017 végére a mobil eszközök már teljes integrálódnak a vállalati munkafolyamatokba. Jelentősen bővülhet jövőre a mobil nyomtatást használók köre is. Jelenleg a megkérdezett vállalkozások 66 százalékánál már alkalmazásban van ez a szolgáltatás, Jövőre további 27 százalék tervezi a mobil nyomtatás beiktatását annak érdekében, hogy növekedjen a mobillá váló dolgozók produktivitása, illetve javuljon és gyorsabbá váljon az ügyfelek kiszolgálása.

A biztonság kérdése is a jövő év egyik prioritása lesz a kis- és középvállalkozásoknál – áll a Xerox felmérésben. A bizalmas vállalati adatok védelme kiemelkedően fontossá válik. Ennek megfelelően a megkérdezett cégek 56 százaléka a vállalati nyomtatókra és a multifunkciós berendezésekre is kiterjeszti az adatvédelmi stratégiáját.

Csak papíron papírmentes irodák
Nem a megtakarítás, nem a hatékonyság és nem is a környezetvédelem a legfontosabb vállalati szempontok a digitális irodával szemben. A szabályoknak való megfelelés mindennél fontosabb. Pedig az elektronikus iratkezelés tényleg zöldebb és ami még fontosabb: olcsóbb is.