A mai cikkben elsősorban a kkv-szektor azon kisvállalkozásainak próbálok tanácsokat adni, amelyek már ERP képesek, és sikeres bevezetést szeretnének a saját cégükben.
Egy rendszer bevezetése mindig több szereplő együttműködésén alapszik, ezen az együttműködésen múlik az eredmény is, hogy mennyire lesz sikeres a projekt. Egy komplex rendszer bevezetésénél a szolgáltató cég birtokában van a szakmai tudás és felkészültség, hogy hogyan lehet egy vállalatirányítási szoftvert hatékonyan bevezetni, de ez csak a siker egyik összetevője. A szoftver megfelelő implementálása során ugyanekkora szerep jut a vállalkozásnak is, ahol a rendszert majd használni fogják. Nagyon fontos, hogy ha vállalkozásunknál ERP-t vagy más nagyobb informatikai szoftvert, szolgáltatást készülünk bevezetni, akkor felkészültek legyünk. A saját vállalkozásunkat mi ismerjük a legjobban, mi tudjuk, hogy mi hogyan működik, mi vagyunk az információk birtokában, nem pedig a szoftvert szállító cég. Nekik legfeljebb egy megfelelő bevezetésmódszerük (know-how) van.
Fontos, hogy a kisvállalkozások felismerjék a saját feladataikat, amelyek szervezési, irányítási, összehangolási és koordinátori munkafolyamatokból is állnak. Ezt hívják projektmenedzselésnek. Ezeknél a vállalkozásoknál kiemelten fontos, hogy legyen egy olyan szakértő, aki elemző, irányítási és szervezőképességgel rendelkezik (projektmenedzser), aki képviseli a céget a szoftvert szállító vállalkozás irányába.
Meg kell különböztetni kétféle projektmenedzsert. Az egyik az ERP rendszert szolgáltató cég egyik alkalmazottja, akinek a feladata, hogy az ő vezetésével és irányításával a rendszerbevezetés megfelelő legyen. Nevezhetjük őt aktív vagy külső projektmenedzsernek, hiszen ő az irányító. A projektcsapatban helyet fog kapni egy passzív vagy belső projektmenedzser, aki viszont annak a cégnek az alkalmazottja, amelynél a rendszerbevezetés történik. Az ő feladata picit más, ugyanúgy projektmenedzser, de neki van egy önálló projektcsapata, mégpedig a saját vállalkozáson belül, saját feladatkörrel, saját hatáskörrel.
A sikeres implementáció feltétele, hogy a két projektmenedzser mennyire tud együttműködni, hogyan tudnak együtt dolgozni az eredményért. Ez a képesség a külső projektmenedzserben általában megvan, hiszen neki ez a munkája, az a fő állása, hogy rendszereket vezet be. A belső projektmenedzsernek viszont ez sohasem a fő állása. Őt a bevezetési projekt erejéig kinevezik, ha egyáltalán kinevezik. A sikertelen ERP bevezetések mögötti egyik ok a belső projektmenedzser hiánya. A bevezetőben ezért is hangsúlyoztam, hogy ez az írás elsősorban a hazai kisvállalkozásoknak fog szólni, mert rendre elfelejtik, hogy ki kell nevezni egy személyt a cégen belül, aki partnere lesz a külső projektmenedzsernek a bevezetés alatt. Támogatni fogja a szolgáltató munkáját, és mindenben segítségére lesz, hogy az információk időben eljussanak hozzá.
Ez a felelős személy (belső projektmenedzser) összegyűjti az információt, és átadja a szolgáltató cégnek, fogadja az információt a szolgáltató cégtől, és eljuttatja házon belül a megfelelő személyekhez. Ennek a munkatársnak ismernie kell az információ forrásának helyét, tudja, kitől kell kérdezni, megérti a feltett kérdéseket, hatékonyan tudja menedzselni a saját és a projektcsapata idejét is. Ez a személy lehetőség szerint ne legyen a cég ügyvezetője, tulajdonosa, mert neki sokkal több feladata van, és a projektmenedzseri szerep aktív, napi adminisztratív feladatokat is jelent. Ne legyen a cég új alkalmazottja sem, viszont jó, ha van némi informatikai és gazdasági ismerete is, képes a döntések meghozatalára, gyorsan reagál, és problémamegoldó képességekkel bír.
Ha van ilyen projektmenedzser (kapcsolattartó), az nagyban megkönnyíti a rendszerbevezető cég munkáját, hiszen az ő (külső) projektmenedzserük pontosan tudja, hogy kérdés, probléma esetén kihez kell fordulnia, és a belső projektvezető szállítani fogja a választ, megoldást. Tehát láthatjuk, hogy a siker záloga a két projektmenedzser és az ő közös munkájuk. Arra biztatok minden vállalkozást, hogy informatikai rendszerbevezetések előtt sohase felejtsenek el belső projektmenedzsert kijelölni.
Giller Tamás, a www.erpblog.hu ERP, CRM és informatikai projektmenedzsmenttel foglalkozó blog szerkesztője
