Meddig kell tárolni a céges papírokat?

A vállalkozásoknál – függetlenül attól, hogy kisebb cégről vagy nagyvállalatról beszélünk – igen gyakran felmerülő kérdés, hogy meddig, hány évig célszerű megőrizni a jó néhány éve lejárt szerződéseket, számlákat, egyéb bizonylatokat. A határidők adónemenként eltérőek lehetnek, de az általános szabály ugyanaz. Íme a legfontosabb tudnivalók.

Kép: SXC

Az adózással kapcsolatos szerződéseket, számlákat, valamint az adóbevallást alátámasztó nyilvántartásokat  a bevallás benyújtásának évéig plusz öt évig – tehát a gyakorlatban hat évig vagyunk kötelesek megőrizni. Nem szabad elfelejtenünk, hogy az önellenőrzés is bevallás, így a benyújtás éve plusz öt év a megőrzési ideje az önellenőrzési nyilvántartással és az önellenőrzés összes bizonylatával együtt.

Halasztott adó esetén pedig a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznünk az iratokat, de a gyakorlatban ez 7 évet is jelenthet. A 2013-as évben szerzett jövedelmek után például a személyi jövedelemadó bevallásának határideje egyéni vállalkozó esetén a tárgyévet követő február 15.  (2014-ben február 17. volt, mert 15-e szombatra esett), tehát, a bevallást alátámasztó iratokat a 2014. évi esedékességet követő év 2015) + 5 év = 2020-ig kell megőrizni, hozza a példát a Könyvelőzóna.

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-ának (1) bekezdése értelmében a gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, feljegyzést, továbbá a naplófőkönyvet vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 10 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot – ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is – legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A számviteli bizonylatoknál az elévülési idő kezdte a beszámoló közzétételétől kezdődik.

Mennyire büntetnek?
Ha az adózó az iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget, akkor a bírság kiindulási mértéke az első mulasztási bírság kiszabásakor a maximálisan kiszabható bírság összegének 20-30 százaléka. Ha az adózó továbbra sem teljesíti kötelezettségét, a második bírság a kiszabható bírság összegének 50–75 százalékára emelkedik, a harmadik és a további alkalommal a bírság a maximálisan kiszabható összeg 75–100 százaléka lehet. A bírság kiszabásakor azonban az adóhatóság súlyosbító és enyhítő körülményeket is figyelembe vesz. (A NAV bírságolási gyakorlatáról itt olvashat tovább.)
Hol kell tárolni?

Az adózás rendjéről szóló törvény értelmében a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvelést, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített adatokat is – úgy kell kiállítanunk, illetve vezetnünk, hogy az ellenőrzésre alkalmas legyen. Az iratokat, ahogy a jogszabály fogalmaz, az ezek vezetésére kötelezett adózó vagy a cég tulajdonosa az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára tehát továbbíthatjuk más helyre, de az adóhatóság felhívására azokat 3 munkanapon belül be kell tudni mutatnunk.

Jó, ha tudjuk, és egy életre megjegyezzük, az adózónak, vagyis bármely vállalkozásnál a vezetőnek, végelszámolás esetén a végelszámolónak, felszámoláskor a felszámolónak van megőrzési kötelezettsége, melyet a könyvelőre áthárítani nem lehet. A könyvelő 10 éves megőrzési kötelezettsége ugyanis az általa elektronikus úton beküldött beszámolók és a kapcsolódó iratok eredeti, aláírt példányára terjed ki, mert neki adott esetben azt kell bizonyítania, hogy nem változtatott az iratokon a vezetőség által jóváhagyottakhoz képest.

Elektronikusan nem elég

Nincs olyan jogszabály, amely az iratok megsemmisítésével, annak lehetőségével foglalkozna. A papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet tartalmazza a másolat készítésének szabályait. Ugyanakkor sem ez a jogszabály, sem a számviteli törvény, sem más jogszabály nem rendelkezik arról, hogy az elektronikus másolat elkészítését követően az eredeti dokumentum (számviteli bizonylat) megsemmisíthető lenne. Ugyanakkor nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a biztonságos adattemetésről is gondoskodniuk kell a cégeknek!

Ennek ellenére a szakértők javasolják az elektronikus másolatok készítését, hiszen így könnyebben tárolható és kereshető az állomány, ami a mindennapi munkavégzésben jelentős hatékonyságnövekedést eredményez. Ha pedig ellenőrzésre kerül sor, elő lehet venni a jól elraktározott eredeti példányokat.

Véleményvezér

Hadházy Ákos szerint luxusutakra jártak a köztévé vezetői az adófizetők pénzéből

Hadházy Ákos szerint luxusutakra jártak a köztévé vezetői az adófizetők pénzéből 

Az adófizetők pénze könnyen vihető préda.
Egy magyar szervezet is részt vett egy olyan gyűlésen, amelynek célja az Orosz Birodalom helyreállítása

Egy magyar szervezet is részt vett egy olyan gyűlésen, amelynek célja az Orosz Birodalom helyreállítása 

Az Orosz Birodalom helyreállítása sok ember álma Keleten.
Fellélegeztek Európában, buktak az oroszbarátok

Fellélegeztek Európában, buktak az oroszbarátok 

EU-párti győzelem a moldovai választásokon.
Török Gábor előkapott egy dokumentumot, amikor Orbán Viktor egy politikustársa nemi identitásán élcelődött

Török Gábor előkapott egy dokumentumot, amikor Orbán Viktor egy politikustársa nemi identitásán élcelődött 

Elfajzott-e a Fidesz, ez a kérdés uralja a közbeszédet.
Orbán Viktor patrióta barátja egyszerűen lelőtte volna az Észtországba behatoló orosz vadászgépeket

Orbán Viktor patrióta barátja egyszerűen lelőtte volna az Észtországba behatoló orosz vadászgépeket 

A cseh miniszterelnöki szék várományosa váratlanul kemény oroszellenes gondolattal állt elő.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo