Kép: Pixabay

A meeting akkor működik, akkor tekinthető sikeresnek, ha akcióban, vagyis döntésekben és tervek megvalósításában ér véget – mondta Faix Kata, a Profil Training Kft. trénere a Piac & Profit KKV-Akadémiáján. Emellett azonban, ha jól csináljuk, alkalmas lehet a kölcsönös megbecsülés kifejezésére vagy épp a közös morál megerősítésére is egy csapatban.

Lépésről lépésre

A jó meeting három alapvető részből épül fel: felkészülés, levezetés és utómunkálatok. A felkészülés során pontosan meg kell határozni a meeting célját – ez lehet egy információ átadása, valamilyen probléma megvitatása, döntéshozás. Meg kell határozni a pontos napirendet – a szakember szerint semmiképpen ne legyen hosszabb egy megbeszélés másfél óránál, de az ideális az egyórás időkeret. Ilyen esetben a tervezés során körülbelül fél óra, negyven perc amire előzetesen programot tervezhetünk, ugyanis minden megbeszélésen számolni kell a menet közben felmerülő dolgokkal. Fontos a technikai feltételek előkészítése is, nem szerencsés, ha a megadott időpont után negyed órával még pluszszékeket vagy jegyzetfüzeteket keresgélünk.

Minden meeting előtt meghívót kell küldeni, amiben szerepel a fentiek által meghatározott célmátrix, vagyis az értekezlet célja, az elvárt végeredmény, az időkeret, az, hogy az egyes témákra mennyi időt szánunk, illetve, hogy kik érintettek. Ha csatolunk előzetes anyagot, mindenképpen jelezzük, hogy a cél szempontjából miért fontos, hogy tényleg figyelmet fordítsanak rá a meghívottak – például anélkül nem lehet majd döntést hozni.

A meeting levezetése során a megnyitást a korábbi megbeszéléseken meghatározott akciópontok ellenőrzése, beszámolója követi. Ez után jön a téma megvitatása, majd a döntések és az akcióterv, vagyis a konkrét lépések megtervezése.

Fontos, hogy ne maradjanak el az utómunkálatok. Az utánkövetés fontos eleme, hogy kérjünk visszajelzést és nem csak azoktól, akiktől várhatóan dicséretet kapunk, hanem olyantól is, aki esetleg nem tűnt túl elégedettnek! Minden esetben készítsünk jegyzőkönyvet, amit kiküldünk a résztvevőknek. Ez nem csak az egyértelmű cselekvési terv miatt fontos, de azért is, hogy két megbeszélés között ébren tartsuk az érintettek érdeklődését a téma iránt.

Szabályok között

Az eredményes meeting szempontjából nagyon fontos a szabályok előzetes tisztázása, ami segíti a hatékony levezetést. Amit előre megbeszélünk – legyen az akár a késés szankcionálása, vagy a közbeszólások lehetőségének menedzselése – könnyebben betartatható lesz.

Ahhoz, hogy a meeeting tényleg jól működjön, alapvető a bizalom és a tisztelet megléte a jelenlévők között. Hogy miért érdemes ennek fenntartására külön erőfeszítést fordítani? Mert motiválóan hat a jelenlévőkre – fejtette ki előadásában Beck György tréner, a Beckground Kft. vezetője. A kölcsönös tisztelet elengedhetetlen ahhoz, hogy a megbeszélésen részt vevő sok különféle ember közötti ellentéteket, konfliktusokat feloldhassuk. Ha a tisztelet és a bizalom megvan, akkor a különbség nem hátráltató tényező, hanem olyasmi, amiből tanulni lehet. A tisztelet fenntartását bizonyos strukturális tényezők is segíthetik a meeting során, ezek között a legfontosabb a közösen felállított szabályok betartása. Fontos, hogy a szabályok alól a főnök sem lehet kivétel!

Ezek áthágása esetén szankciókat is bevezethetünk, amelyek igen hamar eredményt hozhatnak a szakember tapasztalatai szerint. A büntetések lényege, hogy el kell ismernem, hogy hibáztam. Ezt senki nem szereti, pont ezért működnek az olyan típusú büntetések, mint például, hogy verset kell szavalnia annak, aki késik a meetingről. Fontos szabály a melléktevékenységek tilalma. Aki mobiltelefonál, vagy a laptopját nyomkodja, az nem figyel. Nincs eléggé bevonva vagy nem érdekelt. Ha hatékonyan akarunk dolgozni, akkor a meeting idejében mindenki teljes figyelmét szentelje a megbeszélésnek.

Érdemes azt is megkövetelni, hogy a résztvevők felkészülten érkezzenek. Így egyrészt érdemben részt tudnak venni a megbeszélésen – nem unatkoznak majd, másrészt hatékonyabbá és rövidebbé válhat a meeting. Tilos a cikizés! Az elsőre jópofának tűnő megjegyzések, amikért nem illik haragudni, mert „csak vicc”, hosszú távon problémát okozhatnak, mivel folyamatos adok-kapok alakulhat ki belőlük, ami szintén a munkáról vonja el a figyelmet. Nem jó az sem, ha bárkit félbeszakítanak a meeting során, hiszen így számos hasznos gondolatot veszíthet a csapat. Hogy ne nyúljon végtelenné néhány vélemény, lehet szabályokat lefektetni. Kimondhatjuk például, hogy egy megszólalás nem lehet hosszabb két percnél – ez az előzetes felkészülésnek is jót tesz. Az is alapvetés, hogy a megértés felelőssége a hallgatóé – ha nem ért valamit, kérdezzen! Fontos a visszakérdezés, az értelmezés egyeztetése, hogy a hallgatóság is tegyen erőfeszítéseket azért, hogy megértse a beszélőt.

Beck György részletes „meeting-szabálykönyvét" itt találja!

Ha jól csináljuk, akkor a meeting a munka fontos és aktív részévé válik – nem fogjuk többet hallani, hogy „fejezzük már be, és menjünk vissza dolgozni”.