A kisvállalatok gyakran szembesülnek korrupciós veszéllyel, de többnyire nem rendelkeznek hatékony eszközökkel az ilyen helyzetek felismerésére, a következmények mérlegelésére és a megfelelő megoldás megtalálására. Hosszú távon pedig a korrupció tönkreteszi a versenyképességet, a cégek ahelyett, hogy valós szakmai tevékenységükkel foglalkoznának és a lehető legjobb teljesítményt akarnák nyújtani, a kiskapuk keresésével vannak elfoglalva és a teljesítményük is romlik – hisz elszoknak attól, hogy az az egyetlen mutató, amely alapján ténylegesen megítélik őket és nem a legjobb minőségű munkától várják, hogy további megrendeléseket hozzon számukra. Fontos tehát, hogy a kisebb cégek is megteremtsék a lehetőséget és a kereteket arra, hogy tenni lehessen a belső visszaélések ellen is. A bejelentő rendszernek azonban vannak meghatározott keretei, amelyeket 2014-től törvény szabályoz. Figyeljünk hát a megfelelőségre!
Fontos tudni, hogy a rendszert, annak elindítása előtt legalább 8 nappal be kell jelenteni az Adatvédelmi Hatóság nyilvántartásába. Ezen felül a rendszer működéséről, a bejelentési eljárásról a munkáltató honlapján részletes, magyar nyelvű tájékoztatást kell közzétenni.
1. Hasznos, ha nem csak a munkavállalók, hanem a munkáltatóval szerződésben álló más személyek is, akár a beszállító megtehetik bejelentésüket.
3. Nyilatkoztatnunk kell a bejelentőt arról, hogy bejelentése jóhiszemű és fel kell hívnunk a figyelmét a rosszhiszemű bejelentés következményeire, tájékoztatnunk kell az eljárási szabályokról, valamint a bizalmas adatkezelésről.
4. A beazonosíthatatlan bejelentést nem vagyunk kötelesek kivizsgálni, a névvel ellátottat azonban köteles, kivéve, ha a bejelentésben szereplő sérelem aránytalanul csekély. A Továbbá tájékoztatnunk kell a bejelentőt a kivizsgálás eredményéről és a megtett intézkedéséről.
5. A bejelentett visszaéléssel kapcsolatba hozható személyt már a vizsgálat megkezdésekor tájékoztatnunk kell részletesen magáról a bejelentésről, az adatkezelés szabályairól. Csak abban az esetben halaszthatjuk későbbre a tájékoztatást, ha az a vizsgálat eredményessége érdekében történik.
6. Biztosítanunk kell számára a tisztességes eljárást, álláspontját akár jogi képviselője útján is kifejtheti.
7. Az eljárást 30 napon belül be kell fejeznünk, a határidőt meghosszabbítani csak különösen indokolt esetben lehet, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett. A 3 hónapot ekkor sem lépheti túl a vizsgálat időtartama. Az eljárás eredményeképp büntetőeljárást is indíthatunk. A bejelentések fogadását és vizsgálatát bejelentővédelmi ügyvéd is végezheti, adatait az ügyvédi kamara honlapján teszi közzé.
8. A bejelentővédelmi ügyvéd a bejelentő adatait nem továbbíthatja a megbízó munkaadó részére, a bejelentést kivonatosan adja át megbízója részére. A bejelentő írásban adhat felmentést a titoktartási kötelezettség alól.
9. Fontos, hogy nem csak a menedzsment, hanem a társaság – gazdasági formában működő – tulajdonosa is felhatalmazást kap arra, hogy magatartási szabályokat állapítson meg. Szabályokat hozni csak a köz érdekében vagy nyomós magánérdekből lehet, öncélúan nem. A szabályrendszert és a kapcsolódó eljárás leírását bárki számára elérhető módon kell közzétenni.
