Ha már tudjuk kinek is szeretnénk minden jót kívánni, illetve ajándékot adni az év végi ünnepek alkalmával, mert kész a listánk, már gondoskodtunk az üdvözlőlapokról és a beleteendő névjegyekről is (hogy ezen területeken mire figyeljünk, ahhoz itt adunk tanácsokat) , még három területen kell gondosan eljárnunk: az ajándék kiválasztásánál, a csomagolásnál és az ajándék átadásánál.

1.) Az ajándék

Van néhány elv, amelyet érdemes szem előtt tartanunk az ajándék megválasztásánál. (Különösen, hogy egészen bizarr dolgokat is adtak már ajándékba üzleti partnerek egymásnak, a legjobb szándék mellett.)

• Kerüljük a „lekötelező” ajándékot

A túlzottan nagy értékű ajándék hátsó szándékot sejtet, esetleg egy nemtelen gesztus kompenzálására utalhat… Kerüljük ennek még a gyanúját is! Örökre megmérgezhet egy üzleti kapcsolatot egy ilyen balfogás.

Vannak olyan cégek ugyanakkor, ahol kifejezetten tilos ajándékot elfogadni, míg mások meghatározzák az elfogadható ajándék értékének nagyságát, illetve előírják az ajándékozás tényének bejelentést. (Roppant kínos pillanatokat okozhat, ha a megajándékozott, a köztünk levő jó viszony ellenére is, kénytelen visszautasítani az ajándékunkat.)

Kép: Pixabay

• A megajándékozott nem reklámhordozó

Az ajándék arra szolgál, hogy örömet szerezzünk általa. A leggyakoribb és egyben legnagyobb hiba amit egy cég elkövethet, hogy az ajándékot jól látható helyen, illetve nagy méretű céges logóval (emblémával) látja el, amelyről bárki számára nyilvánvaló az adott tárgy forrása. Ez a baki azt eredményezheti, hogy a legigényesebb határidőnapló, toll készlet, asztali naptár is valamelyik fiók alján, vagy valamelyik kisgyerek játékaként végzi.

Nem ördögtől való a logó elhelyezése, ha azt diszkréten tesszük (például: a határidő napló belsejébe, a bor fából készült dobozára (bort mindig(!) dobozban ajándékozunk), esetleg a bonbon válogatás dobozára...), illetve az is természetes, hogy az általunk készített terméken szerepel a védjegyünk is.

• A „Jó lesz ez is” ajándék – nem jó ajándék!

Csak azért, hogy adjunk valamit, inkább ne tegyük. Egy életre tönkreteheti a jó hírünket és a cég szakmai hitelét ez a meggondolatlanság. Ha nincs elég nagy keretünk igényes (és ötletes) ajándékra – és nem tartjuk elegendőnek a személyre szóló üdvözlőlapot - rendezzünk egy rövid, stílusos év végi koccintást, egy „ügyfélpartit” (finom bor, sajt, gitárzene…). Az általunk támogatott konferenciáról, rendezvényről visszamaradt „szóró ajándékot” (iránytű, póló, bicska, toll, mappa, konferenciatáska…) karácsonyi ajándékként ajándékozni, nem egyszerűen hiba – bűn! Ne tegyük!

• Noha különösen kifinomult ajándék lehet egy palack finom bor, a most reneszánszát élő pálinka, egy kivételes csokoládé, kávé, tea válogatás – fontos azonban, hogy tisztában legyünk vele, a megajándékozni szándékozott számára (például egészségügyi, vagy családi okok miatt) csakugyan jó ötlet-e?

A bonbon mellett szól, hogy egyszerre lehet személyes és mégsem tolakodó ajándék, ha ismerjük a megajándékozott ízlését. Ugyanakkor, ha egy kisebb közösséget szeretnénk meglepni, vagy a megajándékozott cégének belső szabályzata előírja az „ajándék megosztását”, a bonbon – egy különleges és igényes válogatás, valamelyik (akár kézműves) – csoki boltból, remek választásnak bizonyulhat.

• Soha ne adjunk üzleti ajándékként túl személyes ajándékot. Még ha a kapcsolat arra is indítana bennünket, mert barátunk a megajándékozott – ajándékozzuk meg őt magánemberként, így nem köt bennünket sem a cég költségvetése, sem az „üzleti etikett”.

Persze az ajándék kiválasztásánál megmutathatjuk figyelmességünket, ha a megajándékozott – gyakrabban emlegetett – hobbijához kapcsolódó szép albumot (amely akár a dohányzóasztalon, akár az irodában megtalálhatja a helyét) vagy a hobbihoz kapcsolódó tárgyat adunk. (Ez utóbbinál is nagyon fontos szempont a kiváló minőség!) Ha pedig bizalmasabb kapcsolatra utaló ajándékot adunk valakinek (például egy nőnek parfümöt), vagy túl nagy értékű ajándékkal lepünk meg valakit, nincs okunk megsértődni, ha ő az ajándékot visszautasítja. Az üzlet etikett szerint, bizony nyugodtan megteheti és amellett, hogy pirulnunk kell a fiaskó miatt, ez a szerencsétlen gesztus a későbbi kapcsolatunkat is megmérgezi.

2.) A Csomagolás

Ne csak az ajándékra fordítsunk különös gondot, hanem a csomagolásra is! Ahogyan az üdvözlőlap borítékja, a takaros csomagolás is az igényességünkről és az odafigyelésünkről árulkodik. Figyeljünk arra is (ami ilyenkor gyakran elsikkad), hogy az ajándékunk mellett akkor is ott legyen az üdvözlőlap (esetleg benne a névjegyünk), ha személyesen adjuk át.  (Elegánsabb megoldás, ha csomagolópapírba burkoljuk, mintha papírtáskába süllyesszük az ajándékunkat.)

3.) Az Átadás

Az ajándék eljuttatása éppen úgy az ajándékozási szertartás része, mint maga az ajándék. Ha lehet, személyesen adjuk át az ajándékunkat. Így láthatjuk az örömet a megajándékozott arcán, hiszen az üzleti ajándékot is illik azonnal kibontani. Az azonban kevéssé mutat jól, sőt, van egy kis „le szeretném tudni ezt végre” üzenete, ha egy nejlonszatyorból varázsolja elő valaki a magával hozott év végi figyelmességet.  Amennyiben az ajándékunk személyes átadásra nincs mód – egy munkatársunkat is megkérhetjük, vagy végső soron, futárszolgálat segítségét is igénybe vehetjük. (Mindkét megoldáshoz, csak végső esetben forduljunk.)

4.) A Köszönet

Mi is kapunk ajándékot az üzleti partnereinktől. Ahogyan bennünket is jó érzéssel tölt el, ha a megajándékozott örül az ajándékunknak vagy kedves sorainknak, és megköszöni azt, mi se feledkezzünk meg arról, hogy mielőbb mi is megköszönjük partnerünk figyelmességét!

Amennyiben közvetítő útján jutott el hozzánk az ajándék, 24 legkésőbb 48 órán belül hívjuk fel telefonon az ajándékozót és pár kedves mondattal fejezzük ki örömünket a figyelmessége felett. Sem az e-mail, sem a fax, sem az SMS, nem alkalmas eszköz köszönetünk tolmácsolására!

Már közelednek az ünnepek, azonban a legnagyobb zűrzavar közepette se feledjünk, az  ünnepi ajándékozás  lényege: a gesztus, a törődés, a köszönet ez pedig főleg odafigyelést és egy kicsivel több időt kíván tőlünk -  nem pedig nagy költségvetést!

dr. Erdős Zsuzsanna etikett tanácsadó és coach www.erdosetikett.hu