A XXI. század embere már tudja, hogy a világ állandó mozgásban van. Az üzleti életben is minden változik, mi is csak folyamatos változtatásokkal tudunk lépést tartani versenytársainkkal és követni a piac mozgásait. A kérdés csak az, hogy felkészültünk-e a változások kezelésére, sokszor ugyanis éppen a felkészületlenség vezet a sikertelenséghez.
Segítségképpen most felvázoljuk négy eltérő élethelyzetben lévő cég HR tevékenységét. A HR feladatok mindig ugyanazok – az egyszerűség és átláthatóság kedvéért most csak a főbb feladatokat mutatjuk be –, de a konkrét tennivalók aktuálisan változnak.
1. Ha a cég most alakul néhány fővel
A cég tevékenységéhez kapcsolódó munkakörtervezés az első lépés. Vegyük figyelembe, hogy ebben a fázisban még átfedésben vannak egymással ez egyes munkakörök, komplex folyamatokat fednek le. A létszámtervezés és bértervezés kérdése is azonnal felmerül. Ne felejtsük el: kis létszámú csapattal indulunk, amelyben egy ember több feladatot is ellát. Multifunkcionális munkatársakat keressünk, akik lelkesek, bizonyítani akarnak. Ebben az életciklusban a cégek leginkább informális csatornákon, kapcsolatokon keresztül találják meg a munkatársakat. Az oktatást illetően természetesen a csapatépítésen van a hangsúly. A belső információáramlás pedig „természetesen” történik: mivel kevesen vannak, mindenki képben van az ügyeket illetően, így nincs szükség külön belső kommunikációs csatornákra. A közös értekezleteken mindenki ott van. Az induló kis- és középvállalatok esetében a fix bérezés az általános. Nem jellemző, (nincs még szükség) teljesítményértékelési rendszerre, de természetesen visszajelzésre, megerősítésre szükségük van a dolgozóknak. Még az elbocsátás sem HR feladat, a nem odavaló munkatársak elmennek maguktól is.
2. Ha a cég növekszik, bővül
Ebben az élethelyzetben a munkakörtervezés azt jelenti, hogy a feladatokból kiindulva kell meghatározni az egyes munkaköröket. Már megjelenik a specializálódás. A létszámtervezés kapcsán a növekedés specifikussá válik: az egyes feladatok határozzák meg a szükséges létszámot. Már szükség van bértervezésre is. Felmerül a béren kívüli juttatások rendszerének és a túlórák elszámolási rendjének kialakítása, az utazási költségek kezelése, gépkocsi használat támogatása, részmunkaidő engedélyezése, cafeteria bevezetése. A kiválasztás módja is formálissá válik. Figyelni kell a versenytársakat, és igyekezni megnyerni a jó szakembereket. Érdemes igénybe venni fejvadász cégek, közvetítők szolgáltatásait. A növekedési fázisban lévő vállalat oktatási stratégiájára a készségfejlesztési, kommunikációs és együttműködési, konfliktuskezelési tréningek a jellemzőek. Vannak már szakmai képzések is. És érdemes gondolni a jövőre is! Fontossá válik az utódok kinevelése belső erőforrásokból, az utódlás biztosítása – idegen szóval, a successor planning. A sikeres működés érdekében ki kell dolgozni a kommunikációáramlás folyamatát. A megfelelő információáramlás biztosítása elengedhetetlen, a munkatársaknak tudniuk kell ki kicsoda a cégben, mit csinál, miért fontos a tevékenysége és az hogyan függ össze a többi terület munkájával. A bérezés pedig már a teljesítményhez igazodik. Érdemes fix és mozgó bérre szétválasztani, különösen bizonyos szakmáknál. Az értékesítésben, termelésben dolgozóknál például a nagyobb arányú mozgó bér a jellemző. Egy jól kidolgozott jutalékrendszer motiválóan hathat; a felső határa lehet nyitott vagy zárt. A felmondást a teljesítmény befolyásolja, de aki rosszul teljesít, is kaphat egy újabb esélyt.
3. Ha a cég stagnál (szorít a cipő)
Mivel ilyenkor a költséghatékony működés és a kiadások lefaragása kerül a középpontba, előfordulhat, hogy csökken az üzleti tevékenység. Jellemző lehet a munkakörök összevonása a munkakörtervezés során. Szerencsés esetben nem kell még elküldeni embereket, de a költségeket optimalizálni kell. A létszámtervezésnél felmerülhet az otthoni munkavégzés, a részmunkaidős vagy az atipikus foglalkoztatás lehetősége. A foglalkoztatási forma változása hat a bérekre is: előfordulhat bércsökkenés, pótlékok megszüntetése. Ha a vállalkozás nem nő értelemszerűen felvételi stop van. A távozó munkavállaló helyére sem vesznek fel új embert, hanem összevonják a munkaköröket. Sokat segíthet a bértervezésben, ha olcsóbb munkaerőt találunk például úgy, hogy diákokat alkalmazunk, egyetemekkel, képző intézményekkel kötünk megállapodást. A gyakornoki programoknak nagyon is helyük van a vállalkozások hr stratégiájában. A megszorítások idején erősen felértékelődik a cégen belüli kommunikáció szerepe. Folyamatos belső kommunikációra van szükség, hisz fontos, hogy mindenki tudja, mi miért történik, hogy a bizonytalanság érzését megszüntessük. Teljesítményértékelés kell, de megfordul az arány. Ebben az esetben a magasabb fix bér és a kisebb mozgó bér a jellemző. Az is elképzelhető stratégia, hogy a cég visszatér a fix bérezéshez. Mivel a túlélés szempontjából nagyon fontos, hogy a kulcsemberek ne meneküljenek el a cégtől, részükre alakítsunk ki támogatói programot. A rosszul teljesítőkre viszont elbocsátás vár.
4. Ha a cég karcsúsodik, leépít
Mivel ebben a helyzetben az üzleti tevékenység jelentősen csökken, szűkül, a munkaköröket összevonják. A cég HR stratégiájának középpontjába a „multifunkciós” munkatársak megtartása kerül. Ahhoz, hogy később újból növekedési pályára tudjon állni a vállalat, meg kell akadályozni, hogy a jó szakemberek elvándoroljanak. A munkakör-, létszám- és bértervezéskor ez a legfontosabb vezérelv. Új munkatársak felvételére nem kerül sor, a belső kiválasztás célja, hogy csak a legjobbak maradjanak. Mindezt egyértelmű kommunikációval kell megtámogatni, hogy ne bizonytalanodjanak el a munkatársak. Fix bérezés a jellemző. A teljesítményértékelés megmaradhat, de inkább motivációs eszközként. Mivel a rosszul teljesítők és a motiválatlanok szétverik a csoportmunkát, az elbocsátás ilyenkor gyakoribbá válik. Sajnos időnként a jól teljesítőket is el kell küldeni gazdasági okok miatt. Róluk a cég gondoskodhat, például munkakeresési tréninggel (outplacement).
Következő cikkünkben a munkakörök kialakításával foglalkozunk, de a megszokottól eltérő módon, mert a munkaköri profilok elkészítésekor nem csak a feladatokat kell meghatároznunk, hanem azt is, hogy munkatársunknak milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie az adott munkakör sikeres ellátásához.
Babos Éva Contact Points Kft. A Piac&Profit HR szakértője
