Mi a különbség az ügyviteli és a vállalatirányítási rendszerek között? – merül fel a felhasználókban a kérdés, hiszen sokan szinonimaként használják a két fogalmat. Laikusan: minél nagyobb egy cég, és minél többet költ az ügyvitele gépesítésére, rendszere annál jobban közelít egy vállalatirányítási rendszerhez. Szakszerűbben: a különbség a működési terület nagyságában és az információszolgáltatás mértékében van.

Az alaptételek

Az ügyviteli szoftverek alaptétele általában a számlázás és a bérszámfejtés, majd következik a pénzügy, a főkönyvi könyvelés, a raktár- és készletnyilvántartás, a kereskedelem (partnerek, beszállítók). Az integrált ügyviteli rendszerek emellett mérleg- és jelentéskészítést is tudnak. A vállalatirányítási rendszerek modulos rendszerűek, a teljes vállalati működési területet, például a termelésirányítást is átfogják, emellett vezetői információs és webes modulokat is tartalmaznak.

– Az egy-egy területet lefedő ügyviteli szoftverek, amelyek nem kapcsolódnak modulokhoz, sokkal több adatot tudnak feldolgozni, mint a nagyobb integrált rendszerek, ami adott esetben előnyt jelent. Ezért a legnagyobb banknál vagy kommunikációs vállalatnál is gyakori, hogy bár van vállalatirányítási rendszerük, szükségük van egy – alapesetben pár tízezer forintos – számlázóprogramra. Magyarországon az ügyviteli szoftverek beszerzésénél az ár és az üzleti döntés együttesen nyom a latban – mondja Szalóki László, a rEVOLUTION Software termékfejlesztési és technológiai igazgatója.

Ügyviteli szoftverekből a kínálat bőséges – derült ki többek között azon a szakmai kiállításon, amelyet minden évben február elején rendeznek Budapesten. Megközelítőleg száz hazai szoftverfejlesztőt jegyeznek ugyanis e körben, de csak körülbelül negyvenen jelentenek konkurenciát egymásnak, mivel a többiek szolgáltatásai inkább kiegészíti egymást, mintsem versenyeznek. Túlnyomó részt DOS-alapú rendszerekkel találkozunk a piacon, a Windows-alapúak most kezdtek el terjedni.

A cégméret számít

A termékek összetettsége és ára a cégméretnek, illetve az adatfeldolgozást végző számítógépek számának megfelelően alakul: a kisvállalatoknak szóló alaprendszer beszerzése és elindítása általában néhány százezer forintból megoldható. Az egy célirányos tevékenységet (részterületet) önmagában lefedő, dobozos termékek ára a barátságos tízezer forintos határtól indul. Ezek a kicsomagolás után gyakorlatilag azonnal működnek, és kezelésük a mellékelt útmutató alapján pillanatok alatt elsajátítható, de tudásuk az integrált rendszerekhez visoznyítva erősen korlátos. Ahogy az integráltság és a közepes cégméret felé haladunk, az ár három részre oszlik meg: a licencdíjra, a bevezetési költségre (oktatás, betanítás, paraméterezés) és a követési díjra (időszakos upgrade, telefonos tanácsadás, jogszabályi frissítés). Egy integrált ügyviteli rendszer már működhet három adatbevitelt végző számítógéppel, amely kombináció 400 ezer forint alatt nem állítható össze. Tény, hogy minél bonyolultabb és tagoltabb az ügyviteli, illetve a vállalatirányítási rendszer, annál magasabb a beszerzési és betanítási költség, nem beszélve a működtetéssel és fenntartással kapcsolatos kiadásokról. A nagyvállalati rendszerek – ahol 50–100 adatbeviteli helyről táplálják be a fontos adatokat – összköltsége elérheti az 50–100 millió forintot is.
– Az ügyviteli rendszerek bevezetése nagy felelősséggel jár, és tagoltságtól függően időigényes. Egy integrált rendszer nem működik egy hét alatt. Az alapfunkciók elindulásáig eltelik egy hónap. Egy magyar középvállalatnál futó integrált ügyviteli rendszernél, ahol a modulstruktúra eléggé komplex, a bevezetési idő már eléri a 3-4 hónapot, de igazán komplex működésű nagyvállalat esetén fél-háromnegyed év is eltelhet a rendszer éles üzemeléséig – fűzi hozzá Szalóki László.

A nem alapszintű, de még nem integrált rendszerek minimális üzemeltetési költségeit 5–10 licenc mellett évente másfél millió forintra becsülik, míg ugyanezt a középvállalatokra szabott integrált rendszereknél évi 5–8 millió forintra teszik a szakértők. A vállalatirányítási rendszereknél az éves működtetési költségek 10–15 millió forinttal terhelik meg az IT-költségvetést.

Színes kínálat

A magyar ügyviteli piacon szereplő cégek többsége magyar tulajdonú vállalat, magyar fejlesztőcsoporttal, sokuk már 10–15 éve ezen a területen tevékenykedik. A termékek többsége is saját fejlesztésű, de léteznek szoftverfordítások, -honosítások is. Szakvélemények szerint az ügyviteli piac már telített Magyarországon, a hangsúly nem új ügyfelek szerzésén, hanem a régiek egymástól való elszerzésén van. Ide is beáramlott a trend: ismerjük meg minél jobban, és tartsuk meg ügyfeleinket! Az ügyviteli szoftverek világában az olyan extrák népszerűsödnek, mint a CRM (ügyfélkapcsolat-menedzsment), a HR (humánerőforrás-gazdálkodás) és a webes alkalmazások.
Néhány ügyviteli és vállalatirányítási rendszert forgalmazó cég Magyarországon: aPLUS Consulting, Cobra Computer, Commit, Complog-MRC, Contact Plus, Creativ Contact, Multisoft, Navision Hungary, Nexon, Progen, rEVOLUTION Software, SAP Hungary, Scala ECE Hungary, Számadó Közös Vállalat, Ügyviteli Rendszer Kft. (Diamond Stúdió), VT-soft, Wanari.

Ki mit tud?

Az aPlus Consulting forgalmazza az ipari területen igen sikeres Movex moduláris, integrált vállalatirányítási rendszert, amely magában foglalja a beszerzés, értékesítés, készletgazdálkodás, a gyártás, a termelésirányítás, a pénzügy, a számvitel, a humánmenedzsment és a vezetői információs rendszer területeit. Az aPlus a kis- és középvállalatok számára fejlesztette ki az Instant Movex integrált vállalatirányítási rendszert. Ez alapvetően a kereskedelmi, disztribúciós, készletezési és könyvelési folyamatokat kezeli. Érdekessége, hogy négy előkonfigurált modult tartalmaz, így önmagában is, azonnal működőképes.

A rEOLUTION Software 10 évvel ezelőtt elsőként kezdett el Windows-alapú ügyviteli szoftverekkel foglalkozni, és ma több mint kilencezer ügyfelet tart nyílván. A kis- és közepes vállalatokra specializálódott, de nemrég nagyvállalatoknak szánt vállalatirányítási rendszerrel, a Zenittel jelentkezett. Az Iroda sorozat több mint 7000 felhasználónál fut, tagjai a Számla Numero 2 számlázó- és készletnyilvántartó, a Számla Numero 1 számlaíró, a Compfair 99 vásárdíjas SzámlaVarázsló, valamint a Mérföldkő út- és az Abakusz pénzügyi nyilvántartó programok. A cég integrált kereskedelmi és számviteli rendszere a szintén kis- és közepes méretű cégeknek készült, moduláris felépítésű Iroda ++ (15 gépig). A csúcsot jelenti a Zenit SQL rendszer, ami kliensszerver többrétegű technológiával dolgozik, és a több telephellyel rendelkező nagyvállalatok kiszolgálására is alkalmas. A rEVOLUTION újdonsága a kis- és középválallatoknak szánt CRM partnerkezelő rendszere, amely a nagyvállalati CRM rendszerek funkcionalitását a kisvállalatok számára is elérhető árkategóriába hozta (300 ezer forinttól már kapható).

A c=c Creativ Contact több mint 15 éve foglalkozik szoftverek fejlesztésével és értékesítésével. Szintén a kis- és középvállalatokat vették célba c=c integrált ügyviteli rendszerükkel, amely elég komplex ahhoz, hogy minden vállalati területet átfogjon a főkönyvi könyveléstől, pénztárkönyvtől és a költségvetéstől kezdve a projektek kezelésén, áru- és készletgazdálkodáson, számlázáson keresztül a számlák könyveléséig és az emberi erőforrásig, ráadásul 50 pénznem és az euró kezelésére is képes, miközben a többnyelvűséget is megengedi.

A Contact Plus Hungary 10 éves tapasztalatra alapozó ügyvitelirendszer-megoldásai mellett innovatív fejlesztéseivel hívja fel magára a figyelmet. Már a Folio2000 befektetési nyilvántartó és döntéstámogató rendszer és a Tell-Sell integrált rendelésfelvevő és disztribúciós rendszer is rendhagyó alkalmazások, de méginkább az az e-KER2000 internetes kereskedelmi rendszer. Ennek főbb jellemzői a katalógus, az egyedi árképzés, az on-line készletellenőrzés, a szuperkosár (a kosár tartalma elmenthető és később visszahívható stb.), a rendelésfelvétel, az ismétlődő rendelések kezelése, a részletes kosártartalom-kijelzés. A program maradéktalanul együttműködik a háttér ügyviteli rendszerekkel is.

A Navision Hungary a dán Navision szoftverek disztribútora. A középméretű vállalkozásoknak kínál integrált ügyviteli szoftvereket, amelyek összekapcsolják a különböző vállalati területeket, például a pénzügyet, a termelést, az értékesítést, az elektronikus kereskedelmet. A cég termékeit világszerte 130 ezer helyen használják.
A Nexon Kft. az ügyviteli piac mintegy 30 százalékát birtokolja. BERENC bérügyviteli rendszerével több mint egymillió munkavállaló bérét számfejtik az országban. A moduláris felépítésű program lehetővé teszi a bér-, táppénz-, nevelésiellátás-számfejtési, bérfeladási, szja-elszámolási, személyzeti és munkaügyi tevékenység gyors feldolgozását. Alkalmas több telephelyen történő on-line számfejtésre és az összes jeletős vállalatirányítási rendszerrel együttműködik. Ötvenfős dolgozói létszám mellett a teljes programcsomag, ügyfélszolgálattal és upgrade-el, 410 ezer forintba kerül. A cég másik sikeres terméke a BBR beléptető- és munkaidő-nyilvántartó rendszer, amely cégmérettől függetlenül használható. Nyugat-Európában már elterjedtek a humáninformatikai rendszerek. A Nexon az amerikai–német fejlesztésű szoftvert vette fel palettájára: a Best!HR-rel személyügyi, továbbképzési és munkaköri adatok kezelhetők.

Az Ügyviteli Rendszer Kft. – korábban Diamond Stúdió – raktárkezelő-számlázó és könyvelőprogramok fejlesztésével és értékesítésével foglalkozik, több mint tíz éve. Programjaikat többezres felhasználói táborukkal közösen fejlesztették, amihez hathatós segítséget nyújt az on-line tanácsadás, sőt programátalakítás. Teljes könyvelői programcsomagjuk a kettős könyvelő alap+folyószámla, mérleg, eredmény modulokból, a naplófőkönyv és a pénztárkönyv alapprogramból áll. Mindehhez egy bérelszámoló-program telepíthető.

A VT-Soft magyar tulajdonú vállalkozás. Emberierőforrás-gazdálkodási programja a Windows-alapú Opus Humán. A program magyar nyelvű, és tartalmazza a hazai törvényi előírásokat, sajátosságokat. Az Opus Humánnal egészült ki az integrált Opus bérelszámolási, munkaügyi, tb-nyilvántartási és -elszámolási szoftver, amelynek legfőbb előnye, hogy közös törzsadatállományt használ, így a törzsadatokat csak egyszer kell bevinni. A cég legújabb terméke, a b2.Financial névre hallgató pénzügyi és számviteli rendszer könyvelési, számlázási, szerződés nyilvántartási, házipénztár-, továbbá költség- és eszközgazdálkodási modult is tartalmaz.