Mindössze hat-hét évvel ezelőtt került piacra az első digitális rendszerű másológép. A tengerentúlon és Nyugat-Európában – ahol például a papírtakarékossági trend jóval erősebben érvényesül, mint nálunk –viszonylag hamar elterjedtek ezek a gépek.
Egy analóg fénymásolónak a másolásban és az automatikus lapadagolásban kimerül a tudománya, egy digitális verzió ezzel szemben dokumentumkezelő rendszerként is funkcionálhat, s rengeteg időt és költséget is megtakaríthat a cégnek. Mégis, a digitális technikára való áttérés folyamata lassú, mert a felhasználók kevéssé ismerik az előnyeit, tartanak a bonyolult gépektől, és a köztudatba „az analóg gép olcsó, a digitális gép drága” előítélet épült be. Pedig az árak közt már nincs különbség, s a digitális fénymásolók kezelése is felhasználóbarát, a funkciókat elég egyszer megtanulni.

Perces előnyök
Hazánkban rendre képviseltetik magukat a fénymásológép-piac nemzetközileg legismertebb gyártói, mint a Ricoh, a Xerox, a Canon, a Sharp, a Danka, az OCÉ, valamint a Toshiba és a Minolta. 1996-ban jelentek meg a kínálatban a fekete-fehér digitális fénymásolók; színes digitális másolók már 1994-től léteztek.
Az analóg fénymásolók árusítása terén a gyártók Magyarországon eltérő stratégiát követtek. Leghamarabb a Xerox állt le az értékesítésükkel és nemzetközi gyártásukkal is. A Ricoh tavaly fejezte be a közép- és felsőkategóriás berendezések értékesítését, és az eladások felét már akkor is a digitális gépek tették ki (de várhatóan még egy évig megmarad néhány nagyon sikeres 12, illetve 15 lap/perces analóg típusuk). Ez évtől már a Canon sem gyárt analóg gépeket, az utolsó modellek a jövő év elején kifutnak.
Ami a sebességet illeti, 16 lap/perc alatt még az analóg fénymásolók dominálnak, de akadnak digitálisak is 12–16 lap/perces kivitelben az 1-2 fős, úgynevezett SOHO- (small office, home office, azaz kicsi vagy házi) irodák részére. A digitális gépek között a 16–20 lap/perc teljesítményűek a kis-, a 20–45 lap/percesek a középkategóriásak, teherbírásuk pedig már havi 80 ezer oldal is lehet. A felső kategória 50 lap/perctől indul, és egészen a jelenlegi csúcsot jelentő185 lap/percig terjed.
Ugyanezek a kategóriák természetesen a színes digitális fénymásolókra is érvényesek, csak a lapteljesítmény eltérő. Itt a kiskategóriás 4–6, a közép 10, a profi pedig 24–30 színes lapot állít elő percenként. Vannak már 50–60 lap/perces szuper színes masinák is, ezek ára azonban eléri a több tízmillió forintot.

Jobb, mint az eredeti
A digitális technika új jelentést adott a fénymásolás szónak. Egy digitális berendezéssel készült másolatnak a minősége ugyanolyan, mint az eredetié, a gép tulajdonképpen eredeti dokumentumokat állít elő, nem másolatokat – állítja Kutasi Zsolt, a Xerox képviseletét ellátó Sylenta Kft. budapesti területi igazgatója.
Szinte minden digitális gép tartalmaz egy számítógépet, amelynek segítségével a korábban öt-hat lépésből álló dokumentumszerkesztési folyamatot egy lépéssel meg tud oldani, és felhasználójával érintőképernyőn keresztül kommunikál. (A zöld gomb természetesen megmaradt.) A leglényegesebb előnyük az analóggal szemben mégis az alacsony költségük, valamint az, hogy egy korszerű gép négy irodai berendezés feladatát tudja egymagában ellátni (másoló, nyomtató, szkenner, fax).
Amíg a hagyományos tintasugaras nyomtatón egy oldal 6 forintba kerül, lézernyomtatón 4 forintba, addig a digitális fénymásolónál ez a költség papírlaponként körülbelül 2,5-2,6 forintra csökken, amelyben mellesleg a szervizköltség is benne van.
Színes fénymásolóknál az előállítási költség már sokkal magasabb, egy A4-es nyomat 29–40 forintba kerül szervizdíjjal együtt. Tehát kétséges, hogy az irodákban van-e létjogosultságuk a színes fénymásolónak, de ha mégis emellett döntenek, az valószínűleg a fekete-fehér és színes fénymásoló kombinációja lesz. Digitális színes fénymásolókra zömében a grafikai stúdiók, nyomdai előkészítők, copy shopok és kis digitális nyomdák tartanak igényt.

Hálózati nyomtató
Ha a mai magyar gyakorlatot nézzük, akkor egy közepes méretű irodában körülbelül tíz asztali nyomtatóval és két fénymásolóval kell számolnunk. Ez az analóg irodafelépítés kevésbé kiszámítható költségekkel jár együtt: a sok gép miatt magasabb a szervizdíj és a karbantartási költség, nem beszélve a munkatársak sétáiról egyik géptől a másikig.
A digitális fénymásolók kiváló minőségű hálózati nyomtatóként is funkcionálnak, és remekül bővíthetők. A tavaly hazánkban eladott digitális gépek 70 százaléka nyomtatóként is dolgozik. Egy digitális fénymásolóra három év szerviz- és akár öt év karbantartási garancia jár például a Xeroxnál, ingyenes kiszállással, amely nagy különbség.
A tavaly Magyarországon értékesített digitális fénymásolók 20-30 százaléka számára a faxolás sem ismeretlen. A másológépek lapolvasó funkcióját azonban még nagyon kevesen értékelik. Egy általános „csomagban” megtalálható a nyomtatószerver-szoftver, s ahhoz, hogy a másoló faxolni is tudjon – mégpedig 10–40 lap/perces gyorsasággal (!) –, nem kell több egy bővítőkártyánál.

Nem csak csinálja, kezeli is
Egy temérdek funkcióval ellátott modern digitális fénymásolót nyugodt szívvel hívhatunk dokumentumelőállító- és/vagy -kezelő rendszernek is.
A digitális fénymásolók dokumentumszerverként is működnek, hiszen tökéletesen kombinálhatók velük a különböző papír- és elektronikus dokumentumokat, például fotókat, Word-, Excel- stb. fájlokat. A digitális fénymásolók ideálisak a munkacsoportos dokumentumkezelésre. Például csoportokat képezhetnek, és a csoportok a számukra megszerkesztett anyagokat e-mailben kapják meg – mondja Tóth István, a Ricoh Hungary Kft. marketingvezetője. Különféle módon – egy távoli számítógépről az interneten, belső hálózatról vagy akár merevlemezről – lehet a gépre küldeni információt, amely nem a hálózati szervert, hanem a fénymásoló memóriáját fogja terhelni (kapacitása általában 100–500 lap közötti). A dokumentum valóban kezelhetővé válik a másolástól a nyomtatáson keresztül egészen az archivált dokumentum visszakereséséig – teszi hozzá Kutasi Zsolt. A dokumentumokat egymásba lehet szerkeszteni, a szélüket lehet törölni, meg lehet számozni, illetve dátumozni az oldalakat, sőt a fénymásoló érintőképernyőjén előtűnő billentyűzet révén jegyzetekkel is ki lehet egészíteni azokat. A kisebb fénymásolók is szortírozzák a dokumentumokat, tehát egymáshoz képest eltolják a másolatszetteket, a nagyobb teljesítményűek akár 1000 lapot is tudnak tárolni.

Közelít a nyomdapiac
Az igazán komoly rendszerek – amelyek már kiadványkészítési funkciókat is tartalmaznak –, színes, lyukasztott vagy perforált papírokat is képesek nyomtatni, emellett változatos, úgynevezett finisher opciókat kínálnak, amilyen a kötés, vágás, tűzés stb.
Az, hogy a digitális fénymásolók helyi hálózatról PC-n is vezérelhetők, nem annyira újdonság, mint az, hogy a közeljövőben az új fejlesztésű második, illetve harmadik generációs digitális gépekkel a dokumentumok továbbítása e-mailen keresztül egy lépésben megoldható, az archiválás funkció is elérhető, továbbá megjelenik a webszerverre történő nyomtatás lehetősége is (interneten bárhonnan egy bizonyos nyomtatóra tudok küldeni anyagot).
Új lehetőségek nyílnak meg: az alkalmazott az adagolóba csúsztatja a számlákat, amelyeket a rendszer felcímkéz, kívánságra másolatot készít belőle, majd pedig archiválja azokat. A digitális technika legnagyobb előnye talán a beszkennelt dokumentum variálhatósága – fogalmaz Lakos László, a Canon Hungária Kft. kiemeltügyfél-kapcsolati menedzsere.
A felhasználók kettős nyomásnak vannak kitéve. A nyomtatógyártók a digitális fénymásolók ugyancsak kiváló nyomtatási képességein felbuzdulva kifejlesztettek és piacra dobtak olyan nyomtatókat, amelyek másolni is tudnak, tovább nehezítve a választást – vélekedik Tóth István.
De nemcsak ilyen téren tapasztalható közeledés, hanem a digitális irodai és nyomdapiaci szegmens között is. Egy irodai másoló gyorsan, jó minőséget állít elő, de nem nyomdai mennyiségben. A nem nyomdai mennyiség a kis digitális nyomdák elterjedésével egyre lejjebb csúszott, most 500 ív A3-as méretű színes másolat a határ. E mennyiség alatt még éppen gazdaságos egy irodai géppel végeztetni a munkát. A döntést mindenki maga hozza meg.
Magyarországon még javarészt a nagyvállalatok vásárolnak digitális fénymásoló gépet, de az egyre kedvezőbb finanszírozási konstrukciók – lízing, tartós bérlet stb. – révén idén a középvállalkozások is gond nélkül beszerezhetik a magukét. Nekik is megéri.
Demcsák Gergely