Egy vállalat máig legfontosabb infrastrukturális eleme a telefonközpont, a hozzá kapcsolódó voice- és non-voice szolgáltatásokkal. A telefonközpont kezeli a beszédhívásokat, a kapunyitót, a riasztót, a számítógépek levelezési programját, no és a fax, a másoló vagy a nyomtató is működhető vele. Nem véletlenül: a telefon mellett ezek az irodákban a leggyakrabban használt kommunikációs eszközök.

Fóliás, tintasugaras, lézer

Az elektronikus levelezés ma már számos olyan funkciót kivált, amelyeket korábban a faxkészülékek teljesítettek, ám maradt még jó néhány, amit nem. Ezért van továbbra is szükség ezekre a hő- vagy normál papírost befogadó fóliás, tintasugaras vagy lézerfax berendezésekre, amelyeknek az ára – akárcsak a nyomtatóké – az említés előbbi sorrendjében emelkedik, sok esetben akár a nyolc-tízszeresére is. Sokszor azonban érdemes a nagyobb és drágább típus mellett dönteni, mert ennek a kapacitása is nagyobb, viszont annál alacsonyabbak lehetnek az üzemeltetési költségei.

A legfrissebb statisztikák szerint az eladott faxok száma Magyarországon – bizonyos mértékű piaci visszaesés után – mára állandósulni látszik: nem haladja meg az évi 20–25 ezer darabot, de ennyit elér. Az e-mail tehát nem kárhoztatja kihalásra e készülékeket sem. A legtöbben Panasonic márkát használnak, ezt követően Canont, illetve Sharpot.

Digitális, intelligens

A papírmentes iroda egyelőre csak fikció, vagy legfeljebb cél, egy iroda tehát nem iroda fénymásoló nélkül sem. Igaz, az analóg megoldások kora lejárt. Tért hódítottak a nyomtatóval egybeépített, intelligens digitális rendszerek, és a gyártók az elmúlt években fokozatosan beszüntették az optikai gépek gyártását. A digitális gépek saját processzorukban tárolják az anyagot, kompaktabbak, több funkciót képesek ellátni, és jelentősen gyorsabbak is, mint az optikai elven működő rendszerek. Amíg azok 16 lap/perc sebességgel próbálták a lépést tartani, addig a digitálisok 12–185 lap/perces nyomtatási, másolási sebességre képesek, igaz, áruk is e szerint változik. Minden digitális gép tartalmaz egy számítógépet, amely pillanatok alatt feldolgozza a hozzá bekerülő adatokat, érintőképernyőn kommunikál, nyomtat, szkennel, fénymásol, és faxot küld. Az oldalankénti költségei csaknem feleződnek a hagyományos megoldásokkal szemben, és ha mindezt hálózatra teszik, nyomtatókat, szkennereket és másolókat tízesével válthat ki az irodában. A gépek programozhatók, prioritások, jelszavak állíthatók be rajta a hálózati nyomtatáshoz. Nyomon követhető vele, hogy melyik hálózatfelhasználó mikor és mennyit nyomtatott, és így tovább. A digitális technika adta lehetőségek tárháza szinte kimeríthetetlen. 2002-ben a magyarországi eladások több mint 70 százalékát a fekete-fehér másolók tették ki. A legkeresettebbek az A3-as méretű, kicsinyíteni és nagyítani is képes, többfunkciós gépek. A színes fénymásolók üzemben tartási költsége magas – típusonként változóan, a szervizköltséggel akár a 10-20-szorosa a hagyományosénak –, de egy átlagos irodába sok esetben felesleges is lenne egy ilyen gép. A magyarországi eladásokat a Canon, a Sharp, a Ricoh és a Xerox vezeti.

Egyet tud, de olcsó

Bár a „mindent egybe” rendszerek egyre nagyobb tért hódítanak, a folyamat nem megy gyorsan. A mátrixnyomtatók például nem veszítettek piaci pozíciójukból, mert a leporellók és a többpéldányos számlák csak ilyen – egyébként elavult – gépeken nyomtathatók. A legtöbb esetben lassú, fülsiketítő zajjal működő mátrixnyomtatók ára 30–40 ezer forint. Tintasugaras színes nyomtatót – elsősorban otthoni felhasználásra – már tízezer forintért is vásárolhatunk, de a festékpatron, amivel üzemeltethető, nemegyszer drágább, mint a készülék. Lézernyomtató már 60–70 ezer forintért is vásárolható, és márkától, sebességtől függően a határ a csillagos ég. A vásárló ezért a pénzért nagyobb sebességet és halkabb, intelligensebb gépet kap. A ma még viszonylag ritka színes változataival fotóminőségű képek is készíthetők, de az elterjedtebb fekete-fehér variánsok is gyorsan, megbízhatóan működnek, irodai felhasználásra ideálisak.

A lapszkennerek ára az elmúlt pár évben jelentősen csökkent: napjainkban már 20–25 ezer forintért elérhetők, így a régebbi, olcsó, áthúzós rendszerű készülékek sorsa megpecsételődni látszik. A kapható modellek nagy része maximum A4-es méretben, 600x300-as vagy 600x1200-as felbontással dolgozik, sorrendben USB-n vagy SCSI kártyán keresztül kapcsolódik a számítógéphez. Az SCSI, nagyobb felbontású modellek gyorsabb kommunikációt tesznek lehetővé, drágábbak is az USB-s, kisebb felbontású modelleknél.