Biztosan megéri? – kérdeztük volna esettanulmányaink alanyaitól, ha ennek a kérdésnek lenne értelme. De nincs, mert a fejlesztés egy idő után kényszerpályára kerül, s a kényszert az információs technológia rohamos fejlődése és az új gazdaság új kommunikációja, más üzletvitele, az információs gazdaság eluralkodása teremti.

Akinek muszáj
A Piac és Profit Kiadó Kft.-ben az utóbbi időben különösen megnövekedtek az informatikai kiadások, mert maga a technika, a technikával foglalkozó szakemberek, valamint a világháló gonoszai, a vírustermelők egyszerre „tartottak be”. On-line vírus – egy e-mail felelőtlen kinyitása – miatt újra kellett telepíteni a szervert és a hálózat minden tagját – két nap idegesség, elveszett adatok, pluszköltségek. Majd leégett a kiadó on-line újságját működtető szerver. Kiderült, hogy a szervert a bérbeadó nem szervizelte, nem mentette el a rajta lévő adatokat – adatmentő világcég azonnali beavatkozása, szervercsere, szolgáltatócsere. A leállás és újraindulás hatalmas költségeivel kellett egy hét alatt megbirkózni. Kürti Sándor, a Kürt Rt. vezetője a gyors segítség mellett bölcs tanácsot is adott: senki nem fogja a cégvezető helyett átlátni, milyen veszélyekre kell felkészülni; nem lehet megbízni egyetlen informatikai szolgáltatóban sem, mert mindegyik csak a saját területét látja át. A felelősség pedig marad a megrendelőé.
Nem volt ez mindig így. Nem volt a kiadó ilyen nagymértékben kiszolgáltatottja a technikának. Öt évvel ezelőtt, az induláskor még a beíró írta be a számítógépbe a cikkeket, csak az olvasószerkesztőnek és a töredelőnek volt szüksége hardverre, a kiadó 15 másik munkatársa vígan el tudta végezni a munkáját papírral, faxszal, telefonnal.
Az induláskor, 1997-ben 7 darab PC-je, egy faxgépe, egy fénymásolója, egy nyomtatója és 6 fővonala volt a kiadónak. A számítógépek közül sem volt mindegyik hálózatba kötve. Terjesztési, hirdetési és pénztárprogramon kívül nem volt szükség másra.
Ma 21 PC, 2 Macintosh tördelőgép, belső hálózat szerverekkel, korlátlan internet-hozzáférés külső szerverrel, bérelt vonallal, nagy látogatottságú on-line magazinnal, telefonközpont 8 vonallal, mobilvonalakkal, a legkorszerűbb operációs rendszerekkel, 5 nyomtató, három faxgép, digitális fénymásoló, nyomtatók stb. És persze az ennek fenntartásához, karbantartásához, fejlesztéséhez szükséges szolgáltatói háttér. Ennyiből áll a Piac és Profit Kiadó informatikai rendszere.
S mindez úgy, hogy az itt dolgozó emberek létszáma az elmúlt két évben nem növekedett. Bővült viszont az informatikai rendszert kiszolgáló alvállalkozói kör. Szükségeltetik immár: állandó rendszergazdai jelenlét, állandó készenléti állapotban levő programozó a website miatt, évenként a géppark és szoftvertartalma egyharmadának kicserélése korszerűbbre, nagyobb kapacitásúra (folyton kiderül, hogy a fejlettebb operációs rendszerek és szoftverek csak a meglévőnél nagyobb kapacitású gépeken működnek, s az alacsonyabb szinten álló rendszerek nem tudják fogadni a magasabb technológiai szintet). Kell, hogy kéznél legyen szoftverinstalláló, biztonsági berendezéseket állandóan megerősítő, adatfeltöltő, sikítós titkárnőknek azonnal ugrani képes technikus, folyton meg kell szerezni a legújabb vírusokat irtó programokat, hálózatbővítés, na meg a technika fejlődése miatt folyton újra kell kábeleztetni a hálózatot, a bérelt vonal állandóan elromlik, bedugul, az internetszolgáltatónál besűrűsödnek az adatok. Fizetni kell az internetszolgáltatónak, a domainnevek karbantartójának (minél több üzleti érdekeltséged van, annál több nevet kell lefoglalnod, nehogy más ezt előtted megtegye!). És számtalan probléma megoldása vár az ügyvezetőre, amit, ha előre látott volna, talán soha nem veszi meg az első PC-t. De megvette.
A cég öt év alatt háromszor cserélte le a teljes gépparkot, idén újabb 3,5 millió forintot költött új szoftverekre és licencekre.
Kezdetben, öt évvel ezelőtt, az informatikai beruházásokra és karbantartásra évi 2 millió forintot költött a kiadó. Ma ez az összeg 30 millió forint körül áll meg. A cég éves forgalma az öt évvel ezelőttihez képes „csak” a duplájára emelkedett.
Az arányeltérés önmagáért beszél. A fejlesztés leállítása nem is lehet kérdés, csak a továbbmenetel. Ma már égető szükség van egy belső integrált kommunikációs rendszerre, mert a kiadó egyes részei közötti kommunikáció akadozik, az információáramlás elmaradottsága miatt a vezetőknek több idejük megy el a szervezet menedzselésével, mint amennyi megengedhető volna ebben a rohanó világban.

Akinek megtérül
Magyarország egyik legnagyobb és legismertebb utazási irodája, a Tensi Tours 1986-ban vette első két PC-jét, és mára tulajdonképpen teljesen elektronizálta üzletmenetét.
Az annak idején is szolgáltatásait tekintve úttörőnek számító Tensi Tours a Tensi Csoport alapítója, amely már összesen 12 tagot számlál (legfrissebb tagja a valós idejű on-line repülőjegy-értékesítést megvalósító Webtour). A csoport tagjai a kereskedelem és a szolgáltatóipar különböző területein működnek, és házon belül oldanak meg minden utaztatással kapcsolatos feladatot. Turisztikában jártas a Tensi Tours, az Aviation, a Sí Iroda, az Adventure, a Jet Tours; irodakommunikációban a Ten Technic és a Ten Net; a logisztikát-fuvarozást a Ten Minutes és a Tensi Cargo látja el, a rendezvény/marketinghez a Gastro Top Super és a 3T Tanácsadó ért, a pénzügy/könyvelés területén a Tele Könyv van otthon.
1986-ban a két számítógépen az akkoriban slágernek számító bolgár és osztrák utak paramétereit tárolták egy raktárprogramban, ezenkívül a gépeken futott még egy raktárprogram. A változást 1989 hozta, amikor a Tensi a mostani székhelyére költözött.
Ma minden utazási iroda saját helyfoglalási rendszerrel és hálózattal rendelkezik, a Tensi Toursnak ezt ugyancsak létre kellett hoznia. Még két számítógépet vásároltak, valamint egy bérelt vonalat. A hálózat, a bérelt vonali hozzáférés és az úgynevezett szegmensdíj 800 ezer forintba került. Ekkor kezdődött meg egy egyéni igényekhez igazodó, egyedülálló kiutaztatási program használata (Fisher néven futott), amely azonban alacsony kort ért meg. 1991–92-ben ugrásszerűen nőtt meg az utazás iránti kereslet, így a Tensi kapacitásbővítésre adta a fejét: a Bon Voyage kiutaztatási program azóta is fenn van a PC-ken.
Hat évvel ezelőtt alakult meg a Tensi Csoport, és mivel a tagvállalkozások többsége egy helyen van, a belső, ellenőrizhető kommunikációt oldották meg először. A külső kapcsolattartáshoz és a forgalom ellátásához szükség volt egy fájlszerverre, 2 alkalmazásszerverre, valamint egy behívószerverre is. A körfaxrendszer (a turisztikát szolgálja ki) és a könyvelési rendszer is fontos részét képezi a Tensi-informatikának. A piac hívta életre 1999-ben a Tensi Csoport weblapját, amely egyoldalú, visszajelzés nélküli információszolgáltatás, javarészt a Tensi katalógusait tartalmazza.
Ma több mint 110 számítógépen dolgoznak a Tensi munkatársai. Az első nagyobb gépesítés 1997-ben volt, a második 2000-ben; ekkor 25 számítógép-alaplapot és -processzort vásároltak 700 ezer forintért. A korábban 64 kbit-es, most 256 kbit-es bérelt vonal és az internet havi üzemeltetési költsége 200 ezer forint. A 32 fővonalas ISDN telefonrendszer 132 mellékkel rendelkezik, nemrégiben hajtottak végre rajta egy egymilliós fejlesztést.
Jelen pillanatban a Tensi Csoport on-line katalógus töltése, egyéb adatfelvitele, karbantartása a bérekkel együtt 4,5 millió forintba kerül évente, ha pedig az egész infrastruktúra fenntartását vesszük, az összeg 10,5 millió forintra rúg (annak idején 30 alkalmazottnál ez az összeg 2 millió forint volt). A papír és a festékkazetta a 15 nyomtatóba és 10 faxba 1 millió forint évente.
A nagy dobás azonban Magyarország első valós idejű on-line helyfoglaló rendszere központjának üzembe állítása lesz, amely az utazást egészében áttekinti és megszervezi. A több 10 millió forintba került szolgáltatás a magyar piacon és a kelet-európai térségben egyedülálló elektronikus repülőjegy-értékesítésre lesz képes. Második fázisban szállodai szobafoglalást, gépkocsibérlést, valamint külföldi és belföldi szervezett utak értékesítését csatolják a rendszerhez.
A Tensi Tours a Széchenyi-terv 60 millió forintot érő idegenforgalmi informatikai pályázatán egy ügynöki helyfoglalási rendszer tervével indult. Megvalósulásával teljes mértékben mentesülne az iroda a faxolástól és a belső levelezéstől, meggyorsulna és olcsóbbá válna az ügyvitel. És a fejlesztési folyamatnak soha nincs vége – látta be Boros József, a Tensi Tours vezérigazgatója.

Akinek még normális a tempója
Dr. Nagy László, a Kipszer Kazántechnológiai Rt. vezérigazgatója szerint az informatika kétirányú; a hagyományos értelemben vett informatikán túl számára a személyes informatika is létezik, amely üzleti szempontból sokkal értékesebb, ez a sikeresség kulcsa. A személyes informatikát 20-25 meghatározó ember működteti a Kipszernél.
A vállalat székhelyén csupán 20 alkalmazott dolgozik, ez 13, egymással hálózatba kötött PC-t és két laptopot igényel. Az elmúlt évek során két fontosabb fejlesztés történt: az első a villamos- és gépésztervezés, valamint a könyvelés számítógépesítése volt, a második pedig az internetkapcsolat és a levelezőrendszer kiépítése. Mindkét esetben a piachoz és az üzleti partnerekhez, hivatalokhoz történő alkalmazkodás indokolta a fejlesztéseket. Ma már a tervezés a gépeken zajlik, és ezeket a megrendelésekkel együtt e-mailen továbbítják.
A Kipszer 10 ISDN fővonala (korábban 3 analóg vonala volt) és 3 mobilvonala állandóan telített. Az iparvállalatnak viszont nincs weblapja. Nagy László szerint jelenleg nem érzik szükségét annak, hogy fent legyenek az interneten. A kor igényeinek persze meg akarnak felelni, ezért készül már a cég bemutatását és főbb tevékenységeit tartalmazó honlap. Hálózati elérésű internetük sincs. A folyosón álló gépről viszont bármelyik kolléga felmehet a világhálóra, ha éppen valamire kíváncsi. Nincs égető szükség az internetre. Csak elvonná a figyelmet a munkától – ez a meggyőződése dr. Nagy Lászlónak. Rendszergazdára is csak ritkán van igény. Az informatikai géppark korszerűsítése nem emészt fel milliókat, csupán évente néhány százezer forintot.
A Kipszer Kazántechnológiai Rt. forgalmának elenyésző részét, 2 millió forintot költ évente informatikára, s ez az összeg inkább csökken, mint nő. A telefonköltségek viszont öt év alatt a négyszeresükre emelkedtek. A telefonos kommunikáció divatja és szüksége érzékelhető a magyar iparban.
A verseny és a felgyorsult üzleti élet itt kívánt tőlünk erőteljesebb befektetéseket. Lehet, hogy a jövő az internetben és a hálózatok kialakításában keresendő. De ennek nyomását még nem érzékeljük – vonta le a következtetést dr. Nagy László.