Ha egy vállalkozásnál az informatikai költségek megközelítik vagy meghaladják az árbevétel egy százalékát, akkor már érdemes a külső lehetőségeket is számba venni. Ha pedig a szerteágazó vagy nehezen megoldható problémák megoldásához szükséges saját erő mértéke a szoftverként és szolgáltatásként megvásárolt külső eszközrendszerre fordítandó erőforrásokkal összevethető, akkor már feltétlenül gondolni kell integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésére.

Modulokból felépítve

Az integrált vállalatirányítási rendszer gyűjtőfogalom, többféle funkciójú és nagyságú szoftver- és szolgáltatáscsomag. Az integráltság a különböző funkcionális egységek sajátos szoftvereinek összekapcsolását jelenti, vagyis minden integrált rendszer különböző modulokból épül fel, amelyek az egyes funkcionális egységek igényeit elégítik ki. Vannak termelésirányítási, továbbá döntéstámogató rendszerek, valamint – főleg a nagyobb cégek számára – a vállalat magasabb szinten kategorizált tevékenységi köreit kiszolgáló szoftverek, mint amilyenek a kapcsolatkezelő (CRM) vagy a beszállítói lánc felügyeletét végző (SCM) rendszerek.

Erős érv a „kereskedelmi” – termékként, szolgáltatásként megvásárolható – integrált rendszerek mellett, hogy gyakorlatilag mindegyik automatikusan magával hozza az internetes eszközrendszer elterjedését a vállalaton belül és kívül. Azaz, ha a méret már megfelelő, két stratégiai feladat is megoldódik egyetlen megrázkódtatással.
Ha a felsőbb vezetőknek rövid idő áll rendelkezésükre a stratégiai döntések meghozatalára, meggondolandó, hogy nincs-e szükség egy úgynevezett döntéstámogató programra, amely a részlegek heterogén szoftvereiből viszonylag könnyen kinyerhető szabványos vagy legalább egységes kimenetek alapján szolgáltat bázist a különféle átfogó kimutatások gyors, pontos és szemléletes elkészítéséhez.

Problémák megfogalmazása

Az informatikai fejlesztés, az integrált irányítás persze nem cél, hanem eszköz arra, hogy a cég hatékonyabban működjön. Általában nem az a probléma, hogy az „A” részleg szoftvere nem jó formátumban szolgáltatja az adatokat a „B” részlegnek, hanem például az, hogy nem az „A” részlegnél keletkezik a „B” részleg számára szükséges összes adat, s hogy az újonnan létrejött „Z” részleggel csak a legutóbbi profilváltás miatt került kapcsolatba a „B” részleg, amire nem is készült föl, és így tovább.

Meg kell hát fogalmazni a problémákat; mégpedig pontosan; nem azon a szinten, hogy „túl magasak a költségek”, hanem tételesen meghatározva: mely költségek, mikor és mihez képest magasak. Nem elegendő annyit mondani, hogy „nincsenek érvényes adatok”, hanem tisztázni kell: mi az, hogy érvényes, miért nincsenek, és persze az is továbbgondolható, hogy esetleg ezek az adatok csak túl hosszú idő alatt állíthatók elő, vagy valóban nem is gyűlnek össze.
Röviden tehát: legelőször a cég működését kell átvilágítani, hogy a feladatok, eszközök, felelősségek eloszlása megfelel-e az üzletmenetnek. Manapság minden piac naponta változik, tehát ezt a fajta figyelmet folyamatosan fönn kell tartani.

Döntési lehetőségek

A PC-korszak kezdetén gyakori „érv” volt a fejlesztés ellen, hogy ha jó az ügymenet, nem is kell számítógép. Most van, aki azzal „hárít”: ha jó az ügymenet és átgondolt a dokumentumok rendszere, akkor nincs szükség külön integrált irányítási szoftverre, mert a cég információs rendszere már kellően „integrált”.
Persze integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése, a megfelelő kiválasztása – miután a hatás három–öt évvel a bevezetés után mérhető fel igazán – nem kockázatmentes döntés, hiszen a szoftverek a használó cég egyedi igényei szerint működnek, így sem prospektus, sem esettanulmány nem szolgáltat százszázalékos biztonsággal alapot a bevezetési döntés meghozásához.

A szaksajtó szerint bizonyos cégméret alatt saját erőből olcsóbban korszerűsíthető egy vállalkozás információs rendszere, mint külső segítséggel. Kérdés, hogy az olcsósággal arányos-e az elért eredmény. Az pedig már nem is kérdéses, hogy perspektivikusan – gondoljunk az előbbi PC-példára – melyik út eredményesebb.
Nagyobb cégek számára már kényszerítőbb a döntés, nem utolsósorban a hatékony működés és a versenypozíció megőrzése, megtartása közötti összefüggés miatt. Ha bizonytalanok a döntésükben, megtehetik azt, hogy valamely többé-kevésbé önálló részt elkülönítenek, és ott, mintegy kísérleti projektként – a teljes áttérés költségeinek töredékéért – elkezdik az integrált rendszerre való áttérést. A tapasztalatok alapján pedig dönthetnek a kísérleti rendszer mellett, vagy kipróbálhatnak egy másikat.