Rosszul költik el a cégek az információtechnológiai kiadásaik átlagosan 20 százalékát, állítják a Gartner Group szakértői – felmérésük szerint 2001-ben az amerikai vállalatok által információtechnológiára költött mintegy 2700 milliárd dollárból legalább 500 milliárd felesleges pénzkidobás volt –, de egyes pénzügyi vezetők szerint a helyzet még ennél is rosszabb: vagy azért, mert a beruházás nem érte el a tőle várt hatékonyságjavulást, vagy azért, mert a már meglévő eszközpark is tudott volna hasonló eredményeket produkálni. A vállalatok, úgy tűnik, hajlamosak arra, hogy a szükségesnél nagyobb kapacitásokat vagy nem megfelelő alkalmazásokat vásároljanak, s hogy a lehetséges felhasználók számát jóval meghaladó munkahelyeket építsenek ki az ehhez tartozó szoftverlicencek megvásárlásával. Mindez azonban – a Gartner kutatói szerint – nem kevesebbet eredményezett, mint hogy a vállalatvezetőkben felmerült a kérdés: vajon hogyan lehet hatékonyan szervezni a cégen belüli egyre bonyolultabb IT-struktúrát, s hogyan kell kiválasztani és alkalmazni a különböző eszközöket annak érdekében, hogy mérhető üzleti eredményeket hozzanak?

Diktáló megoldásszállítók

Ha Magyarországon készült volna ez a felmérés, hasonló eredmények jöttek volna ki, vélekedik Dévényi Zsolt, a Classys Informatikai Kft. államigazgatási alkalmazási üzletág igazgatója. A hazai cégek – véleménye szerint – leginkább a hardverek és az alapszoftverek terén szoktak túlköltekezni, s talán meglepő, de nem egy olyan vállalat van, amelyik több szoftvert vásárol, mint ahány gépen fut az alkalmazás; van, hogy a megoldás- és hardverszállítók buzgalma is feleslegesen kiadott forintokat eredményez.
Kicsit cáfolja ezt Morvay Géza, a KPMG Consulting Kft. partnere, mivel a tanácsadó látóterébe kerülő ügyfelek – elsősorban közepes és nagyobb pénzügyi és közművállalatok, illetve az államigazgatás területén dolgozó szervezetek – IT-költéseit a megfontoltság jellemzi. A kötelező kiadások – mint például a biztonság megteremtése vagy a minőségbiztosítás által megkövetelt beruházások – esetében a mozgástér a szállító kiválasztására korlátozódik. A nagyobb rendszerek bevezetésekor pedig felmerül a hatékonyság számszerűsítésének problematikája; például: egy pénzügyi rendszer esetében vajon mennyit ér az, hogy a menedzsment naprakész információval rendelkezik? Ennek kiszámítására léteznek modellek, ám ezek általában sok bizonytalan elemet is tartalmaznak – hangsúlyozza Morvay, aki úgy véli, hogy rosszul elköltött pénzek, nem hatékony beruházások bármely területen lehetnek.

Tesztelés helyett kapacitásbővítés

A szakember azért hozzáteszi, hogy a Gartner által említett 20 százalék persze Magyarországon is elképzelhető arány, már csak azért is, mert még mindig nagyon sok vállalatra jellemző, hogy nem egységes az IT-rendszere. Ez pedig rontja a működési hatékonyságot, növeli az üzemeltetési és karbantartási költségeket. Egy ilyen helyzet konszolidálása viszont jelentős beruházást igényel.
A felhasználók leggyakrabban a rendszer lassúságára szoktak panaszkodni, vagy arra, hogy egy újabb alkalmazás telepítését az adott rendszer már nem viseli el. A vállalatok azonban – és ezért nem is lehet hibáztatni őket – nem ismerik az alkalmazások tulajdonságait, és hajlanak arra, hogy ha a rendszergazda úgy dönt, azonnal lecseréljék a hardvert – állítja Dévényi.
A szakértő szerint azonban az esetek 60 százalékában a nagyobb gép nem old meg semmit. Sőt! Sok esetben az alkalmazások szemszögéből elegendőek lennének a meglévőknél kisebb kapacitású eszközök is, ha azok összehangolva működnének. A procedúra azonban kieső munkaidővel jár, amitől a vállalatok ódzkodnak. Azt azonban kevesen tudják, hogy egy alapszoftver-cserének beláthatatlan következményei lehetnek – teszi hozzá a szakértő. Végül mégiscsak a tesztelés és összehangolás marad.

Zsákbamacska?

Hogyan mérhető előre, hogy az adott beruházás valóban a várt eredményeket hozza-e?
Erre léteznek az úgynevezett teljesítménytesztek, amelyeket a szállítónak kell lefuttatnia, még a bevezetés előtt. Ezzel kiszűrhető, hogy felesleges alkalmazás kerüljön a rendszerre.
Ennél nehezebb, ha egy már bevezetett rendszer bővítése a kérdés. Ilyenkor a megoldást a teljesítmények hangolása, majd monitorozása jelentheti. És könnyen lehet, hogy ily módon a működési sebesség máris a kívánt szintre hozható, megspórolva azt a több millió forintot, amibe a rendszer lecserélése került volna. Egy – érthetően magát megnevezni nem kívánó – vállalat hibájából talán többen okulhatnak. Náluk, mint kiderült, egy működő ERP rendszerben az alkalmazásszervert konfigurálták rosszul. Tehát a beállítás és nem a 4-5 millió forintba kerülő szerver nem megfelelő volta okozta a működés jelentős lassulását.
A hibákat azonban nem könnyű megtalálni. A Gratner Group szerint a hatékony IT-költések kulcsa az, hogy az alkalmazásfejlesztésre fordított összegek 40-50 százalékát tesztelésre fordítsák. Egy működő rendszer esetében a hangolás ennél kisebb ráfordítást igényel.
Az IT-technológia kimagaslóan gyors fejlesztési üteme azonban maga is ösztönzi a felesleges pénzköltést. Jellemző példa egy hazai elektronikai középvállalkozás életéből, amely éves kiadásainak 3–5 százalékát IT-fejlesztésre fordítja. Tavaly megjelent a piacon az általuk használt tervezőszoftver frissített verziója, és ők hiába voltak elégedettek a korábbi változat teljesítményével, a partnerek miatt kénytelenek voltak áttérni az új tervezőprogramra. Igen ám, csakhogy az új szoftver már nem futott a négyéves számítógépeken, valamint – a szoftverfejlesztők jóvoltából – a korábbi, még jól működő plotter (rajzológép) helyett is újat kellett venni, közel 4 millió forintért.

Alapvető, de nem maga a megoldás

Felesleges költést gerjeszt, illetve az IT-fejlesztések hatékonyságának romlását okozza a rossz szervezeti struktúra is. Dévényi Zsolt szerint azonban az IT szerepének növekedése következtében egyre laposabbá váló szervezeti modellek már jótékonyan hathatnak a pénzek ésszerű elköltésére. A jelentősebb nagyvállalatoknál a technológiai vezetőség már része az általános menedzsmentnek, sőt sok helyen döntéshozó funkciója van.
Korábban a működést irányítók és az IT-vezetőség között szakadék tátongott, és ebből következett, hogy az üzleti követelményeket gyakran nem sikerült műszaki nyelven is megfogalmazni. Mára kiderült: a megoldást az jelenti, ha mindkét ágazat belelát a másik munkájába, és így együtt tudják meghatározni, hogy mi jelenthet versenyelőnyt, mi vezet költségmegtakarításhoz.

Morvay Géza szerint azonban a szervezetek laposodása – Magyarországon is mindinkább megfigyelhető tendencia a hierarchiaszintek csökkenése – nem csak a vállalat működését egyre jobban behálózó információtechnológia hatása. A fejlett informatikai alkalmazások nem csodafegyverek, a feladatot körülbelül 20 százalékban oldják meg. A fennmaradó 80 százalék azon múlik, hogy az alkalmazásokhoz tartozó filozófia be tud-e szervesen épülni a vállalat működési kultúrájába. A hatékony működésnek az informatikai rendszer az alapja, de nem maga a megoldás.

Az üzleti folyamatokon keresztül

A technológiai megoldás szükségessége, annak költségei és átfutási ideje tudatosul, az viszont már kevésbé, hogy a hasznosuláshoz az üzleti folyamatok újragondolására is szükség van. Sőt a vállalat az új rendszereket még ha akarná sem tudná a hagyományos keretek között működtetni.
Mindez azonban kevésbé tudatosan, jobbára menet közben derül ki, mint ahogyan sok esetben egy rendszer implementációjának hosszú távú költséghatásai sem válnak tudatossá. Abban, hogy az a hatáshalmaz, ami kevésbé válik tudatossá, összességében szélesebb, mint a tudatos, a megoldásszállítók felelőssége is tetten érhető – mondja Morvay Géza.

Előbb-utóbb azonban versenyhátrányba kerül az a cég, amelynek vezetősége nem rendelkezik naprakész információval, rugalmas üzleti folyamatokkal és kommunikációs stratégiával. Azokban az ágazatokban tehát, ahol a piaci verseny kiélezettebb, a fejlődés is dinamikusabb lesz. Egyedül üdvözítő megoldás azonban nincs, teszi hozzá a KPMG partnere. Most a trend a lapos szervezetek felé mutat, de a felhalmozódó tapasztalatok nyomán mindig születik új megoldás.