Az informatikai elemzéseket készítő Quocirca kutatása szerint kkv-k 75 százaléka üzleti tevékenysége során igénybe vesz nyomtatást és ugyancsak 75 százalékra tehető azon irodák aránya, ahol napi szinten nyomtatnak. Ezzel azonban együtt jár, hogy a kkv-k túl sok időt és pénzt áldoznak például a nyomtatáshoz szükséges készletek időben történő beszerzésére és újra-feltöltésére, a nyomtatási költségek előrejelzésére és menedzselésére, vagy az elkerülhetetlen karbantartási és szerviz-szolgáltatásokra. A felmérés alapján a kkv-k informatikai erőforrásaik 12%-át fordítják átlagosan a nyomtatással kapcsolatos feladatokra.
Az irodai dolgozók nyomtatási és készülékhasználati szokásai ráadásul nehezen nyomon követhetők. Sok vállalat így nincs tisztában a nyomtatással kapcsolatos költségek nagyságával, összetételével, illetve eloszlásával. A dokumentumkezeléssel kapcsolatos kiadások 47 százalékát ráadásul rejtett, nem racionalizált költségek adják. Mivel így jelentősen romlik a vállalatunk hatékonysága, érdemes feltenni magunknak néhány kérdést, amelyek megválaszolásával megtudhatjuk, mit csinálunk rosszul – és változtathatunk rajta.
Mihez használunk papírt?
Még messze vagyunk a papírmentes társadalomtól: nemcsak Magyarországon, hanem nyugaton is túl sok vállalkozás inkább papíralapú dokumentumokkal dolgozik. Habár a technológia lehetővé tenné, hogy olcsón és egyszerűen tároljuk a szükséges dokumentumokat, a Brother International Corporation felmérése szerint a kisvállalkozásoknak még mindig csak 36 százaléka papírmentes az Egyesült Államokban – és az arány rosszabb, ha Európát és azon belül Magyarországot nézzük. Számlák, kimutatások, és számtalan egyéb irat, amelyeknek most már viszont a számítógépen lenne a helye kerülnek papírra, ezért tegyük fel magunknak a kérdést: mikor kell valójában és mikor nem hogy papíron is meglegyen az irat.
Ön pontosan meg tudja mondani, mennyit nyomtatnak a cégében? A legtöbben nem: csak a vállalatok 19 százaléka használ olyan informatikai eszközöket, amelyek segítségével nyomon követhető, hogy ki, mikor hány oldalt nyomtatott – és, még akik használják, többségükben (60 százalék) azok is csak szúrópróbaszerűen ellenőrzik ezt.
Milyen nyomtatási rendszert használunk?
Minden géphez van nyomtató, vagy egy nyomtatót használ mindenki? Mikor készült, milyen technológiával nyomtat? Magyarországon jellemzően a vállalkozások többsége nem használ hálózati nyomtatót és az eszközök is öregek: átlagéletkoruk a többi informatikai eszközhöz hasonlóan 5-10 év közötti. Ha az előző két kérdésre megtaláltuk a válaszokat, akkor már tisztában vagyunk azzal, hogy mennyit kell nyomtatnunk, így érdemes úgy méreteznünk a kapacitást, hogy ezeknek az igényeknek megfeleljünk – és ne többnek. Érdemes új eszközt vásárolnunk, amely kevesebb energiát fogyaszt, kevesebb karbantartást igényel és anyagtakarékosabb. Persze ez nem olcsó mulatság, de nem kell tíz nyomtató, mint eddig: kössünk egyetlen nyomtatót az összes gépre, így olcsóbban megússzuk a beszerzést és egyszerűbben ellenőrizhetjük a használatot.
Rálátunk a nyomtatóra?
Triviálisnak tűnik, de a nyomtató elhelyezkedése kritikus fontosságú a hatékonyság növelésére. A „The Clarus” kutatásból kiderül ugyanis, a dolgozók 61 százaléka áll le egy pár perces fecsejre a nyomtatónál (ezzel szemben az irodai vizes ballonnál csak 31 százalék). Ráadásul ha túl messze van a printer, akkor az íróasztal és a nyomtató közötti távolság megtétele is időigényes (főleg, ha meg-meg állunk a kollégákkal egy baráti fecsejre, amely az ilyen alkalmak 98 százalékánál fordul elő). És hogy ez mennyibe kerül nekünk? Egy átlagos 50 fős amerikai vállalatnál évente négyezer munkaóra megy így veszendőbe, ami durván megfelel két teljes állású alkalmazott egy éves munkaidejének. Ezért az az optimális, ha a nyomtató olyan területen van, ahol a lehető legtöbb alkalmazott 10 méteren belül eléri – és a főnök is rálát, hogy mi folyik a printernél.
