Az üzleti (business) kártyát a vállalkozás vezetői és alkalmazottai kapják, a hivatalos költségek fedezésére. A magyar szabályok szerint bankkártya birtokosa kizárólag természetes személy lehet, és a kártya nem ruházható át. A vállalatok, önkormányzatok és más jogi személyek számára kibocsátott üzleti kártyáknál a bankkártyaszerződést a vállalkozás köti meg a bankkal, de itt is ki kell jelölni legalább egy természetes személyt, aki jogosult a kártyahasználatra.

Jelentős megtakarítás érhető el a megfelelő bankkártya kiválasztásával – Kép: SXC

A cég adhat bankkártyát, hitelkártyát a dolgozójának a cég érdekében felmerülő költségek fizetésére, hiszen lényegesen egyszerűbb, mint elszámolási előleget felvetetni, és az összeggel elszámoltatni a munkavállalókat. Ebben az esetben azonban tisztában kell lennünk a könyvelési tudnivalókkal. Más szabály vonatkozik például arra az esetre, ha bankkártya helyett hitelkártyát használ a dolgozó. Szintén jó, ha tudjuk, hogy mit tegyünk, ha a kollégánk elveszíti a kártyát, és kár éri a vállalkozást.

– A kártyahasználatot érdemes szabályozni a cég pénzkezelési szabályzatában – hívja fel a figyelmet Szabó László, az Eu-Tax Consulting Kft. adótanácsadó iroda ügyvezető igazgatója, aki szerint a szabályzatban olyan kérdéseket kell tisztázni, mint hogy ki használhat kártyát, milyen típusú kiadásokra, hány naponta kell a kapott bizonylatokkal elszámolnia, vagy hogy hogyan kell elszámolni a kártyával felvett pénzzel.

Előfordulhat, hogy a vállalkozásnak megéri hitelkártyát választani a bankkártya helyett. Ebben az esetben a bankszámláját minden hónapban egyszer terheli meg a hitelkártya-forgalmazó. Fontos tudni azt is, hogy a hitelkártyák átadását a könyvviteli nyilvántartásokban nem kell rögzíteni, de szigorú elszámolási kötelezettség alá kell vonni azokat.

– Könyveléskor a kapott folyószámla-kivonatot és a dolgozók által leadott számlákat kell elővenni, és ezek alapján kell a beszerzett eszközöket, igénybe vett szolgáltatásokat lekönyvelni. A hitelkártyával fizetett összeget nem a pénzeszközök csökkenéseként, hanem rövid lejáratú kötelezettségnövekedésként kell könyvelni. Ha csak egy hónapban egyszer kapnak kivonatot, és egyszer terhelik meg a bankszámlát, akkor hiába történik a könyvelés egy adott napon a hónapban, teljesítési napként a fizetés napját kell feltüntetni. Ha át kell váltani forintra devizát, akkor a fizetés napjára vonatkozó devizaárfolyamot kell használni – ennek pontos módját a cég megválaszthatja. Amikor a bankszámláról átutalják a hitelkártyára az összeget, akkor a rövid lejáratú kötelezettség (hitel) csökken, és ezzel a pénzeszköz is csökken – sorolja a szakértő.

Előfordulhat, hogy a dolgozó elveszíti a bankkártyát vagy hitelkártyát, és ebből eredően kár éri a vállalkozást. Ilyen esetben a kárt meg kell térítenie. A cég vezetősége azonban dönthet úgy, hogy ettől eltekint, és tulajdonképpen átvállalja a dolgozó helyett a veszteség megfizetését. A szóban forgó összeget egyéb ráfordításként kell elszámolni a könyvelésben, az átvállalt kártérítés pedig a dolgozó bevétele lesz, amely számára jövedelemnek minősül. S mint jövedelmet terhelik a közterhek: a 27 százalékos egészségügyi hozzájárulás – amit a vállalkozásnak kell megfizetni –, a személyi jövedelemadó, a nyugdíjjárulék, az egészségbiztosítási és munkaerő-piaci járulék.

Master vagy Visa?

Mielőtt azonban ezek a dilemmák felmerülnének, el kell dönteni, hogy milyen céges kártyát válasszunk a bankszámlánkhoz. Az egyik érv lehet a kártyadíj, amelyet számos jogcímen kérhet a bank. Érdemes valamennyit áttekinteni, mielőtt választunk.

A pénzforgalmi szolgáltatók a díjakat üzletpolitikájuknak megfelelően egyedileg alakítják. Az üzleti kártyáknál ezek mértéke jóval a lakossági módozatoké felett van. A nevesített tételek mellett fontos arra is figyelni, hogy abban az esetben, ha a kártyához kapcsolódó számla és a fizetés pénzneme között eltérés van, konverziós költséggel is számolni kell. Rosszabb esetben az is előfordulhat, hogy két konverzióra is sor kerülhet, mire megterhelik a költéssel a kártyatulajdonos számláját. Ez attól függ, hogy a kártyatársaság, amely rendszerében az elszámolás történik, milyen pénznemben bonyolítja le a tranzakciót.

A hazánkban komoly piaci részesedéssel rendelkező MasterCard euróban, a Visa dollárban számol el. Így, ha például a cég Amerikában MasterCard kártyával fizet, a kiadást előbb dollárról euróra váltják, ezen teljesül a kártyaelfogadó pénzforgalmi szolgáltató és a kártyatulajdonos számlavezetője közötti ügylet, majd a számlavezető bank forintra váltva terheli meg a kiadással a birtokos számláját. Az átváltás általában a kártyakibocsátó bank saját eladási árfolyamán történik, tehát nem túl kedvező. A kártyaválasztásnál érdemes megfontolni tehát, hogy a vállalat üzleti ügyei mely országokat érintik gyakrabban.

Szintén a kártyahasználati szokásaink döntik el, hogy dombornyomott vagy mágnescsíkos kártyát igényeljünk. Utóbbin a kártya száma, a tulajdonos neve, az érvényesség szerepel, hátoldalán mágnescsík van. Ezzel kizárólag elektronikus környezetben lehet fizetni, ám a díja jellemzően alacsonyabb. Ha elsősorban belföldön használja valaki a kártyáját, bőven elég ez, ám külföldön nem mindenhol fogadják el.

Interneten történő fizetésre bármely kártya használható, amelyen szerepel a 3 vagy 4 számból álló kód a hátlapon. A világhálón azonban a legbiztonságosabb megoldás a virtuális bankkártya. A plasztikot nem is gyártják le, bár néhány bank ad a tulajdonosoknak a kártyához hasonló műanyag lapot az interneten történő vásárláshoz szükséges adatokkal. A kapcsolódó számlára elég a vásárlás előtt utalni, ami védelmet jelenthet a csalások ellen.

Főleg készpénzfelvételre

A kártyák összetételében s azok használatában évek óta nincs komolyabb változás. A várakozásokkal ellentétben a vállalkozásoknál sem a hitel-, sem a terheléses (delayted debit) kártyák nem terjedtek el, holott a nagy kártyatársaságok nemzetközi statisztikájában az üzleti kártyáknál ezek részaránya jóval magasabb a betéti kártyákénál. Itthon a betéti termékek dominálnak, a forgalomban lévő állomány 93,7 százaléka ilyen. S hasonlóképp nincs érdemi változás a komolyabb szolgáltatásokat nyújtó prémium kártyák térnyerésében sem.

Mindemellett továbbra is a komoly költséggel járó készpénzfelvétel a kártyákkal kezdeményezett tranzakciók 49 százaléka, amely alig jobb adat a 2002-es 56 százaléknál, holott azóta számtalan kampány indult a kártyás fizetés népszerűsítésére és a készpénzforgalom visszaszorítására. Ennek ellenére a tranzakciók összegét figyelembe véve az arány még kedvezőtlenebb: a plasztikokkal lebonyolított forgalom 85 százaléka készpénzfelvételt jelentett tavaly az első félévben.

A kialakult helyzet egyrészt azzal magyarázható, hogy a cégek többségének – különösen a jelentős számú mikro- és kisvállalkozásnak – a fizetési forgalma még ma is jellemzően készpénzben történik. Mindemellett azok az előnyök, amelyek a kártyákhoz kapcsolódnak – egyebek mellett az egyszerű elszámolhatóság –, a vállalkozások, szintén elsősorban a banki költségekre igen érzékeny mikro- és kisvállalkozások számára egyelőre nem elég attraktívak a kapcsolódó banki díjakkal összemérve.

A 2013-as szabályozásváltozások – a készpénzforgalom korlátozása, valamint hogy a készpénzes ügyletek után magasabb tranzakciós illetéket számítanak fel a pénzintézetek – várhatóan számottevően befolyásolják majd a céges bankkártya piacát. A hatások azonban legkorábban egy év múlva mutatkozhatnak meg a statisztikákban.