Nemcsak az értékesítés, vagy a marketing területén tehetünk azért, hogy cégünk felvegye a versenyt a konkurenciával, az üzleti folyamatainkat, a vállalat működését is átláthatóbbá, költséghatékonyabbá kell tennünk. Szakértőink cikksorozatának első részében rövid kirándulást tettünk az üzleti folyamatok történelmébe, most következő cikkünkben pedig megtudhatjuk mik azok a folyamatok, amelyek minden vállalkozásban megtalálhatóak.

Vannak folyamatok a cégemben?

Minden vállalkozás napi élete operatív tevékenységekből épül fel legyen szó értékesítésről, számlázásról, kintlévőség-kezelésről vagy logisztikáról, esetleg megnyert projektek teljesítéséről. A napi tevékenységek szinte minden esetben több lépésből állnak, például ha érkezik egy számla, akkor azt érkeztetni kell, utána ellenőrizni, jóváhagyatni, majd átutalni. Ez máris egy több lépéses tevékenységlánc, azaz üzleti folyamat. De ugyanez elmondható bármely más tevékenységről is, hiszen értékesítésben a megkeresés, egyeztetés, ajánlatadás, elfogadás, szerződés, teljesítés, stb. lépések merülnek fel. Az ügyviteli tevékenységek nagy része minden cég számára "kötelező", hiszen egyrészt a működés és annak hatékonysága is ettől függ másrészt sokféle tevékenységet - mint pl. könyvelés - a jogszabályok is előírnak. Kijelenthető tehát, hogy minden egyes vállalkozásban üzleti folyamatok mentén történik a napi munkavégzés, akár tudatosan építjük fel és kezeljük ezeket, akár nem.

Természetesen a tudatosan felépített és kezelt üzleti folyamatok nagyban növelik a cég hatékonyságát, ennélfogva célszerű figyelmet fordítani e tevékenységre is.

Minden vállalkozásban találunk - Kép: Pixabay

Hogyan állapíthatom meg, milyen folyamataim vannak?

Az üzleti folyamatok feltérképezése - kisebb vállalkozás, vagy egyszerűbb ügyvitel esetében - gyakorlatilag az ügyviteli tevékenységek elemzését jelenti, lépésről lépésre. Kiindulhatunk akár saját munkakörünkből is, azaz megvizsgálhatjuk, hogy milyen tevékenységeket végzünk rendszeresen, mik a napi feladataink, de munkatársaink, beosztottjaink munkaköri leírása, tevékenysége alapján is elkezdhetjük felépíteni folyamatainkat. Vizsgáljuk meg az utóbbi esetet és lássunk egy ügyintézői munkakört példaképpen! (természetesen ez csupán egy példa, más tevékenységek is ide tartozhatnak, azonban a módszertan alkalmazása tekintetében jelen példa is megfelelő)

Ügyintézői munkakör feladatai például:

• Beszerzési és szervezési feladatok ellátása – (irodaszerek állandó rendelkezésre állása, irodai berendezések működésének biztosítása, alapvető catering)
• Adminisztratív feladatok (megbeszélések jegyzőkönyve, kimenő anyagok formázása, adatok továbbítása a könyvelésnek)
• Dokumentumok nyilvántartása, iktatása és rendszerezése
• Munkaügyi feladatokban való részvétel (toborzás, kiválasztás, munkaidő nyilvántartás, szabadság nyilvántartás)
• Számlák iktatása és érkeztetése, jóváhagyatása, továbbítása könyvelés felé

A példában szereplő feladatok határozzák meg egy adott munkakörben ellátandó teendőket. Ugyanakkor egy ilyen típusú munkakör, a példánál maradva, tovább bontható egyes tevékenységekre:

• Beszerzés
• Jegyzőkönyvek készítése
• Adatok továbbítása
• Dokumentumok iktatása
• Dokumentumok nyilvántartása
• Toborzási tevékenységek
• Munkaidő és szabadság nyilvántartás
• Számlák érkeztetése, ellenőrzése, iktatása, jóváhagyatása, továbbítása

A fenti tevékenységek a gyakorlatban kijelölik az egyes munkakör által végzett üzleti folyamatokat, melyekből a napi tevékenység is összeáll. Ezeket egyesével, minél részletesebben célszerű végig venni, hogy minden tevékenységet rögzítsünk. Ezután minden ilyen tevékenységet elemi lépésekre bonthatunk, így meghatározva az adott folyamat lépéseit. E lépéseket minél részletesebben meg kell ismerni és a részleteket is leírni. Például a számlakezelési feladatok tekintetében a következő lépéseket határozhatjuk meg, részleteikkel együtt:

Számlák érkeztetése és ellenőrzése

• Számla átvétele
• Formai ellenőrzés (minden adat szerepel a számlán? Minden megfelelően szerepel?)
• Tartalmi ellenőrzés (Megfelelő az ÁFA-kulcs? Annak összege is stimmel? minden tétel szerepel a számlán, aminek szerepelnie kell? A mögöttes megrendelővel/szerződéssel összhangban lett kiállítva a számla?)
• A fizetési határidő szabályosan került feltüntetésre?
• Ki hagyhatja jóvá a számlát?
• A devizanem, VTSZ szám és egyéb adatok is helyesek?

E lépésekben különféle adatok ellenőrzése és adott esetben összehasonlítása szükséges, majd ha minden megfelelő a számla továbbítható jóváhagyásra. A folyamat szempontjából azonban lényeges, hogy legyen előre meghatározott eljárásunk azokra az esetekre, amikor valami nem megfelelő a számlán. Például, ha a számlatételek nincsenek összhangban a hozzátartozó megrendelővel vagy szerződéssel, akkor a számlát nem fogadjuk be és visszaküldjük, ha azonban például csak egy adat hiányzik a számláról, akkor javításra küldhetjük vissza, nem szükséges elutasítani annak teljesítését. Jóváhagyásra természetesen kizárólag olyan számlát küldhetünk tovább, amely minden ellenőrzési ponton sikeresen átment.

Láthatjuk, hogy egy adott munkakör egyetlen tevékenysége is összetettebb, mint első ránézésre. Azonban e részletek ismerete talán a legfontosabb annak érdekében, hogy a tevékenységek racionálisan, optimálisan történjenek meg, így növelve hatékonyságunkat. Így ezek feltárása és valamilyen formában történő rögzítése (amennyiben ez még nem adott vállalkozásunknál) mindenképpen szükséges. Így állhatnak elő olyan üzleti folyamat modellek, melyek alapján a napi tevékenység hatékonyabban végezhető, hiszen itt derülnek ki hiányosságok, hibák, gyenge pontok vagy más olyan tényezők, amelyek hátráltatják a tevékenységek gyors, pontos megvalósítását.

Emberi tényező

Minden ember más és ennek megfelelően egy adott tevékenységet is másképpen végez. Ugyanakkor a vállalkozás szempontjából lényeges, hogy a napi tevékenységek tervezetten, azonos minőségben, hatékonyan és mindig azonos határidők mellett valósuljanak meg. Emiatt lehet célszerű a fent leírt lépéseket mintegy receptként átadni munkavállalóinknak (és saját magunknak is!), hogy amennyiben egy adott tevékenység elvégzése nem hatékony - vagy beosztottunk nem találta meg a legjobb utat annak elvégzésére - akkor legyen útmutatás, ami alapján a munka megvalósul.

A legcélszerűbb azonban egy erre a alkalmas  informatikai rendszerben kezelni folyamatainkat, ezt a témát részletesebben azonban következő cikkeinkben fejtjük ki. A következőkben még részletesebben áttekintjük az üzleti folyamatok modellezési lehetőségeit, illetve szemügyre veszünk néhány folyamatábrát, hogy grafikusan is ábrázolhassuk tevékenységláncainkat!

Addig is itt olvashat bővebben arról, hogy határozhatja meg a cégében a meglévő üzleti folyamatokat!

Szerző:

Szederkényi Zsolt

xFLOWer / Click On cégcsoport tulajdonosa