A megfelelésnek elengedhetetlen feltétele a felügyeleti szervhez szabályszerűen benyújtott és elfogadott, a hatályos jogszabályi előírásokat, valamint az egyedi arculatot is tükröző Belső Szabályzat. (Annak a vállalkozásnak, amely a tényleges működését 2017. június 26-a előtt kezdte meg, a felügyeleti szerv által elfogadott alapszabályzattal és a hatályos jogszabályi rendelkezések alapján Módosított Belső Szabályzattal is rendelkeznie kell.) Az adóhatóság azonban nem csupán arra kíváncsi, hogy megvan-e a belső szabályzat. A szabályzat adattartalma és az abban foglaltak betartása, gyakorlati alkalmazása ugyanis kiemelt része az ellenőrzésnek. A szabályzatban kell lefektetni – többek között – a belső kockázatértékelési szabályrendszert, a partnercégek tényleges tulajdonosainak azonosítását célzó ellenőrzés lépéseit (különös tekintettel az újdonságnak számító központi tulajdonosi nyilvántartásra), itt kell bemutatni az ügyfelek adatainak nyilvántartására kialakított egyedi rendszert, és itt kell feltűntetni, hogy ki a területért felelős kijelölt személy és milyen feladatköröket lát el. Emellett az adóhatóság azt is ellenőrizheti, hogy a vizsgált társaság megtett-e minden óvintézkedést abból a célból, hogy az általa nyújtott szolgáltatásokat az ügyfelei igazoltan nem használják fel sem pénzmosásra, sem pedig terrorizmus finanszírozására.
A háborús veszélyhelyzet miatt az ügyfélállomány ellenőrzése során is új feladatok jelentek meg: meglevő ügyfeleink esetén a nyilvántartásba vett, míg új partnereink esetén a szerződés megkötését megelőzően bekért ügyféladatokat minden esetben össze kell vetni az Európai Unió és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések folyamatosan frissülő szankciós listáiban szereplő adatokkal. Ez a kötelezettség nem vehető félvállról: ha valamelyik partnerünkről kiderül, hogy pénzügyi korlátozó intézkedések alanya vagy a szóban forgó szankciós listák valamelyikén szerepel, azt jelenteni kell, aminek elmulasztása esetén súlyos büntetésre számíthatunk. Mindenképpen érdemes és szükséges tehát odafigyelni a Pmt.-ben meghatározott kötelezettségek megfelelő teljesítésére – ajánlja dr. Deák Ivett. A mulasztásból eredő bírság a 400 millió forintot is elérheti, a büntetőjogi felelősség esetleges megállapításának pedig még ennél is súlyosabb következményei lehetnek.
