Annak elképzeléséhez, hogy a munkáltató a munkaviszony fennállása alatt, a munkaviszony létesítését megelőző kiválasztási eljárástól kezdve egészen a munkaviszony megszűnéséig, a munkavállaló mekkora mértékű személyes adatának birtokába jut, elegendő csak egy munkaszerződés fejlécére gondolunk, ahol rögzítésre kerülnek a munkavállaló személyes adatai (legtipikusabban név, lakcím, anyja neve, születési hely és idő, TAJ szám, adóazonosító jel). Az adatkezelés legfőbb elveit is szabályait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) állapítja meg, amelyek a munkaviszonyban is irányadóak. Egyidejűleg azonban figyelemmel kell lenni a Munka Törvénykönyvének a munkáltatói adatkezelésre vonatkozó különleges szabályaira is.
Az Infotv. egyik legfontosabb alapelve a készletre történő adatgyűjtés tilalma. Azaz személyes adatot kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet kezelni. Ezen célnak az adatkezelés minden szakaszában meg kell felelni. Kiemelendő az az általános adatvédelmi előírás is, miszerint személyes adatot csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig lehet kezelni – figyelmeztet szakértői cikkében együttműködő partnerünk, az Adó Online.
A készletre történő adatgyűjtés tilalmáról a munkaviszony relációjában a Munka Törvénykönyve akként rendelkezik, miszerint a munkavállalótól csak olyan nyilatkozat megtétele vagy adat közlése kérhető, amely a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges. A munkavállaló személyes adata tehát csak ezen célokból kezelhető, továbbá a Munka Törvénykönyve által a jogszerű adatkezelés egyidejűleg megkövetelt feltétele szerint az adatkezelés a munkavállaló személyiségi jogát nem sértheti.
Az, hogy mely kérdés tekinthető lényegesnek, azt a konkrét esetben elsősorban az adott munkakör, a munkáltató és az általa folytatott tevékenység alapján lehet eldönteni. Az arra vonatkozó munkáltatói kérdés, illetve nyilatkozat kérése, hogy a munkavállaló várandós-e, az állásinterjún és a munkaviszony fennállása alatt is csak abban az esetben jogszerű, ha egyébként az ellátott munkakör jellege egy állapotos nő egészégét veszélyeztetné. Erkölcsi bizonyítvány sem kérhető minden munkavállalótól. A büntetlen előélet igazolásának szükségességét indokolhatja a munkavállaló által betöltött állás, a munkakörbe tartozó feladatok jellege (pl. vagyonőr).
Az adatvédelmi biztos korábbi jogalkalmazói gyakorlatából számos olyan eset idézhető, amely segít meghúzni a munkavállalói személyes adatok munkáltató általi gyűjtésének a határát. Az adatvédelmi biztos helyét 2012. január 1-jétől az adatvédelmi hatóság vette át, azonban állásfoglalásai – figyelemmel az időközben bekövetkező jogszabályváltozásokra is – a gyakorlatban továbbra is irányadók lehetnek. A felvételi eljárás során megvalósuló adatkezelés kapcsán az adatvédelmi biztos találóan úgy fogalmazott, hogy „a munkavállaló nem tekinthető egy kristálygömbnek, amiben a felvételi eljárást lefolytató személy szabadon kutakodhat”.
A konkrét esetben ugyanis a munkáltató humán erőforrás-menedzsment célokra használt egy olyan digitális arcelemző eszközt, amely a különböző arcvonások alapján következtetett a munkahelyi felvételi elbeszélgetéseken felhasználni kívánt tulajdonságokra, viselkedési jellemzőkre. A GPS technológián alapuló helymeghatározással összefüggésben az adatvédelmi biztos kifejezetten hangsúlyozta az adatkezelés célhoz kötöttségét, a konkrét esetben nevezetesen azt, hogy nem lehet valamennyi változó munkahelyű munkavállalót GPS-szel, vagy más eszközzel nyomon követni, csak azokat a dolgozókat, akiknél az ellenőrzés a munkakörből fakadóan valóban szükséges, és az ezzel járó korlátozás más, enyhébb jogkorlátozást eredményező módon nem valósítható meg. Továbbá a GPS jogszerűen csak munkaidőben továbbíthat adatokat a munkavállalóról. A Munka Törvénykönyve is rendelkezik arról, hogy a munkavállaló magánélete nem ellenőrizhető.
Az adatkezelés célhoz kötöttsége azt is jelenti, hogy amennyiben az adatkezelés célja megszűnt, a személyes adat tovább nem kezelhető, azt törölni kell. Munkaviszonyban ez azt jelenti, hogy amennyiben a munkavállaló személyes adatára a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges körülmény miatt a továbbiakban már nincs szükség, a munkáltató köteles azt törölni.
