Egyes felmérések szerint napjainkban a rendelkezésünkre álló információknak kevesebb, mint a 20 százalékát tároljuk - valamilyen adatbázisban vagy szervezett táblázatban - strukturáltan, több mint 80 százalék rendezetlen formában található csak meg. Az elektronikus dokumentumkezelésre váró hatalmas feladat ezt az irdatlan nagy tömegű strukturálatlan információhalmazt szervezett formába átrendezni. Ám a korábbi jóslatok ellenére még mindig csak álom a papírmentes iroda. De az egyre növekvő számú dokumentum kezelése, archiválása olyan rendszerek kifejlesztését hozta, amelyek nagymértékben leegyszerűsítik az adminisztratív feladatokat, hatékonyabbá teszik a munkát, és nem utolsósorban megakadályozzák, hogy elvesszenek számlák és más dokumentumok.

Még sok a papír

A mindennapi munkában használatos szerződésektől a törvényi előírásoknak megfelelően évekig őrzött iratokig terjedő „papírskála" sokféle tárolási, rendszerezési feladatot ró a cégekre, melyek elvégzése számottevő időt és költséget jelent. Bár kétségtelen, hogy a papír alapú dokumentumok kezelése lassacskán háttérbe szorul a számítógépes megoldással szemben - köszönhetően többek között az elektronikus cégeljárás bevezetésének vagy az alacsonyabb járulékos költségeknek -, de ezek az iratok még mindig nem elhanyagolható részét teszik ki egy szervezet kommunikációjának.

Ötvenfős létszán fölött érdemes külső szolgáltatóra bízni a papír alapú iratok tárolását Szakonyi András, az Iron Mountain regionális ügyvezető igazgatója szerint, hiszen a kis- és középvállalatok esetében a költségek a korábbi felére, míg nagyvállalatok esetében akár a negyedére csökkenhetnek a tapasztalatok szerint. Hogy mikor érdemes ilyen döntést hozni, az nagymértékben a cég által termelt iratmennyiségtől függ - véli Kovács Orsolya, a Flexus Consulting partnere, de általában belátható, hogy már 50-60 irat-folyóméternyi dokumentum tárolása is komoly gond lehet egy átlagos irodában. A szolgáltatók a papír alapú dokumentumokat havi fix összegért tárolják, emellett az egyes iratok bekéréséért számolnak fel különdíjat. A teljes költség tehát attól is függ, hogy milyen gyakran és milyen sürgősen van szükség rájuk. A hozzáférés - az irat eljuttatása a szolgáltató cég raktárából az ügyfél íróasztalára - ára a megrendelés sürgősségétől függően is változik, igény esetén akár két órára is csökkenthető az alapvetőnek tekinthető huszonnégy órás határidő. Bár a havi költségek ennek megfelelően változhatnak, Szakonyi szerint havi 10-20 ezer forintnál nem kell többel számolni egy átlagos kkv esetében.

Elektronikusan olcsóbb, gyorsabb

Hosszú távon ennél olcsóbb, egyszerűbb és sokkal inkább környezetbarát megoldás az elektronikus dokumentumkezelés, ami nemcsak azt jelenti, hogy a hagyományos - papír alapú, hang-, video- stb. - dokumentumokat digitalizáljuk, és digitális formában tároljuk, hanem ezek átszervezését is.

A kizárólag elektronikus formában tárolt dokumentumok körét természetesen a törvények határozzák meg, de a kötelezően papíron tárolt iratokról is készülhet elektronikus másolat, ami a mindennapi munkát nagyban megkönnyítheti. Emellett a digitális iratokhoz akár több, megfelelő jogosultsággal rendelkező alkalmazott is hozzáférhet szállítási költségek nélkül, de a digitális rendszerezés azt is lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat bekapcsolják a folyamatmenedzsment-rendszerbe, így bonyolultabb lekérdezéseket is futtathatóvá téve - magyarázza Horváth Szilvia, az ELO Digital Office ügyvezetője. A dokumentumkezelés ugyanis a beszkennelt dokumentumok menedzselésén kívül felöleli az egész életciklust, az elkészítéstől a verziókövetésig.

Az elektronikus dokumentummenedzsment a másik oldalról a többféle feladatot ellátó kollégák munkáját is egyszerűbbé és átláthatóbbá teheti, így fokozza a működés hatékonyságát.

Aktívból digitális

Az üzleti sikerhez elengedhetetlen az úgynevezett aktív - vagyis gyakran használt -, akár papír alapú dokumentumokhoz való gyors és megbízható hozzáférés. Bár az üzleti dokumentumoknak csupán a töredékét kell gyakran elővenni, ezek gyors és megbízható elérése kritikus fontosságú ahhoz, hogy a cég minőségi szolgáltatást nyújthasson ügyfelei számára - véli Szakonyi András. Ezek speciális tárolásával is gyorsítható a munkafolyamat, de eredményes lehet az iratok digitalizálása is: így bizonyos papír alapú iratok az aktív kategóriából az inaktívba sorolódhatnak, mert az eredetikre csak esetleges hivatalos ellenőrzések során lehet szükség, a napi munkához elég ezek elektronikus változata is.

A dokumentumkezeléssel foglalkozó cégek többsége vállalja az iratok szkennelését is, így ezek elektronikus formában is hozzáférhetővé válnak. Az elektronikusan távoli helyen tárolt adatokhoz való hozzáférés folyamatosan, a nap huszonnégy órájában lehetséges, hiszen az ügyfél ez esetben a szolgáltató beavatkozása nélkül, önállóan lekérhet bármit, amire éppen szüksége van. Egy átlagos kkv-nak, ha a digitális dokumentumok kezelését is külső szolgáltatóra kívánja bízni, a belépés és esetleges szkennelés egyszeri díja után havonta 10 ezer forint körüli fix összeggel kell számolnia az Iron Mountain szakembere szerint.

Ennél gyakoribb megoldás azonban a saját dokumentumkezelő rendszer bevezetése.

Előre tervezni a sikerért

A dokumentummenedzsment külön munkafolyamatként kezelése sokáig a nagyvállalatok privilégiuma volt, pedig a kisebb cégek esetében éppúgy megvan a létjogosultsága. Kovács Orsolya szerint már a 10-15 főt foglalkoztató vállalkozások esetében is fontos figyelmet fordítani a szakszerű dokumentumkezelésre. A mikrovállalkozások esetében lehetőség van „dobozos termékek" megvásárlására is, amelyek olcsók, könnyen telepíthetők, és azonnal használatba is vehetők - mondja Horváth Szilvia. A dokumentumkezelő használatával az iratok és az adatok ugyanúgy azonnal hozzáférhetők, a kevesebb papír felhasználásával viszont költséghatékonyabb lesz a működés.

Előzetes felmérésre azonban feltétlenül szükség van: mivel nem tisztán informatikai, sokkal inkább stratégiai jellegű projektről van szó, dokumentumkezelő rendszer bevezetését feltétlenül szakszerű előkészítésnek kell megelőznie - hangsúlyozza a Flexus szakértője. A szakember szerint ahhoz, hogy valóban sikeresen működjön a rendszer, előre kell látni, hogy az ügyfél milyen feladatok, problémák megoldását várja. Az előzetes kérdések megválaszolásában tanácsadók segíthetnek, akik adott esetben akár hónapokat tölthetnek a megrendelő cégnél, feltérképezve az állapotokat és lehetőségeket. Az ennek alapján elkészülő folyamattérkép segít a megfelelő rendszer kialakításában, már a leendő szállítónak tett ajánlat során.

Fontos az is, hogy a munkatársak kellőképpen motiváltak legyenek a változásra, és elkötelezettek a kevesebb papír használata iránt. Megfelelő tájékoztatásuk, képzésük, a folyamatos kommunikáció elengedhetetlen a célok eléréséhez - egészíti ki a „cégelemzés" kihagyhatatlan részeit az ELO ügyvezetője. A szakember a költségkímélő „train the trainer" megoldást javasolja, amikor a szállító csak a „kulcsfelhasználókat" képezi ki a vállalatnál, akik aztán továbbadják tudásukat a többieknek.

A bevezetés költsége és időtartama erősen függ a megrendelő cég méretétől, igényeinek bonyolultságától. Kovács Orsolya szerint kkv-k esetében átlagosan hat-kilenc hónap lehet a bevezetés, általános összeget mondani azonban szinte lehetetlen, de a tervezés és előkészítés fázisában már előzetesen láthatók a pontos költségek. Annyi bizonyos, hogy többmilliós tételekről van szó, a befektetés várható megtérülése azonban sikeres projekt esetén igen kedvező.