Minden napból a legtöbbet kell kihozni, legalábbis ez a legtöbb ember célja. Íme néhány tipp ahhoz, hogyan javítsuk a munkavégzésünket.
1. Alvás
Úgy tűnhet, hogy ha tíz vagy húsz perccel tovább alszunk a megszokottnál, azzal nyerünk, mert egy kicsit kipihentebben ébredünk majd, de ez nem igaz. Élettanilag sem. Amikor először felébredünk reggel, a hormonrendszerünk elkezdi termelni az ébrenléthez szükséges hormonokat, egy kis további szunyókálással pedig ezt a folyamatot lassítjuk le. Vagyis utána sokkal nehezebben kelünk majd fel.
A 10-20 perces alvás egyébként sincs olyan regeneráló hatással, mint a mély alvás. Kulcsfontosságú, hogy kellő órányi mély alvásban legyen részünk. (Ami sajnos egyáltalán nem jellemző.) Ha nem alszunk eleget, az kedvezőtlenül hat az agy problémamegoldásra specializált prefrontális kérgére, vagyis ha kialvatlanul megyünk munkába, az éppolyan, mintha részegen állítanánk be a munkahelyünkre – legalábbis a hatékonyság szempontjából. A McKinsey egy nemrég készült kutatása szerint közvetlenül kapcsolat állapítható meg a kialvatlanság és a munkahelyi hatékonyság csökkenése között.
2. Reggeli
Abszolút elengedhetetlen, hogy tápanyagokkal felszerelkezve lássunk neki a munkanapnak. Az élelem adja testünknek és elménknek az üzemanyagot. Egy egészséges reggeli alapvető eleme az aktív napnak. A reggeli állítólag a nap legfontosabb étkezése, legalábbis ezt mesélte a Business Insidernek Lisa De Fazio dietetikus. Miért? Mert a reggelit megelőző 10-12 órában semmit sem ettünk. Ezért fontos, hogy a megfelelő élelmeket vegyük magunkhoz, hogy helyreállítsuk a vércukorszintünket. Amikor ez alacsony, agyunk nehezebben tud összpontosítani. Fáradtnak, ingerlékenynek és türelmetlennek érezzük magunkat.
Az ideális reggeli szénhidrátokban gazdag, és fehérjében szegény. Előbbi segít a vércukorszint növelésében. A legjobb mennyiségben és minőségben gyümölcsökből és teljes őrlésű péksüteményekből szerezhetjük be, bár valójában minden szénhidrát hozzájárul a vércukorszint növeléséhez.
3. Ebéd
Lehetőleg hanyagoljuk a junk foodot, vagyis a gyorséttermi kaját. Ez zsírokban és cukorban gazdag, s mint ilyen, eltömíti szervezetünket, fáradttá tesz, délután 3 után már csak a munkaidő végét várjuk miatta. Fehérjékben és egészséges szénhidrátokban dús ételeket válasszunk ebédre, így van rá esély, hogy még a délutáni órákban is képesek leszünk tényleg hatékonyan dolgozni.
4. Szörfölés
Rengeteg időt el lehet tölteni észrevétlenül, ha „csak egy percre felmegyünk a netre megnézni valamit”. Az impulzív klikkelgetés közben pedig a megoldásra váró munkafeladataink elvégezetlenül maradnak. Érdemesebb inkább egy kis papírcetlire listát vezetni arról, mi mindennek szeretnénk utánajárni a neten, és amikor már összegyűlt jó pár téma, akkor lóduljunk neki a világhálós keresésnek.
5. Multitasking
Sokan úgy hiszik, hogy hasznos dolog egyszerre két dolgot végezni, ide-oda, ki-be ugrálni két munkafeladatból, amit ma már könnyen lehetővé tesz az, hogy a számítógépünkön több ablakot is nyitva tudunk hagyni. A tudományos kutatások azonban azt mutatják, hogy a lakosságnak csupán 2 százaléka képes igazán hatékony módon az ilyen párhuzamos munkavégzésre. Nem biztos, hogy beletartozunk.
6. E-mail
Az emberek többsége egész nap folyamatosan nézi az e-mailjét. Tudjuk, gyorsan mozgó világban élünk, mindenki azonnali válaszokat akar, illendő hamar reagálni a levelekre. De egy felmérés szerint napi 25 percet elvesztünk azzal, ha rendszeresen csekkoljuk a postafiókunkat. A baj az, hogy szétszórttá és butábbá tesz minket ez a habitus. A szakértők szerint célszerű fél órát szánni az e-mailek kezelésére, és egy adagban elvégezni az egészet. A nap többi órájában pedig egyéb elvégzendő feladatainkkal foglalkozni.
9. Halasztgatás
Sokan hajlamosak rá, hogy a legfontosabb feladatot halogassák, a nap végére halasszák. Pedig éppen hogy azzal kellene kezdeni! Kutatások azt bizonyították, hogy minél később járunk a napban, annál kisebb az akaraterőnk. Reggel még acélosan, elszántan feszülünk neki a feladatainknak, délután már kevésbé. Ezért is fontos, hogy a legfontosabb feladatokat minél korábban végezzük el.
10. Értekezletek, találkozók
Ha az ember túl sok tárgyalást vállal be egy napra, az szétforgácsolja a napját, és csökkenti a munkavégzés hatékonyságát is, mert nem áll rendelkezésére kellő összefüggő időmennyiség, amikor mélyebben belemerülhetne egy feladatba.
Hasznos, ha a személyes tárgyalásokat valamelyest lerövidítjük, inkább kiindulópontnak használjuk, később pedig csakis a fontos problémákat, dilemmákat sorra vevő, végigelemző, átbeszélő eszmecserékre adunk újabb időpontot, mert menet közben felmerülő kérdéseket meghányhatunk-vethetünk az e-mail, az instant messaging, a videoc chat segítségével is, vagyis ezekkel minden kisebb jelentőségű kommunikáció lebonyolítható.
Van olyan tanácsadó, aki azt javasolja, a menedzserek ne adjanak időpontot, ha nincs legalább néhány pontban kidolgozva a találkozót kérő személy részéről, hogy mit is akar átbeszélni, és hogy hány perc kell erre neki. Akkor is csak a kért időtartam felét engedjék meg neki.
Nilofer Merchant egy TED-konferencián magyarázta el, hogyan segített számos nagyvállalatot is a munkaidő és a munkaerő hatékonyabb kihasználásában: sétálós értekezletekkel. Időnként a kávézgatást és a konferenciaasztalos diskurzust cseréljük le kültéri sétára a kollégákkal. A külső impressziók serkentik az agyat, ha pedig nem kényelmesen tespedünk a székben, biztos, hogy mindenki rövidebbre is fogja a mondandóját.
Ez elejét veheti a céltalan, se vége, se hossza típusú értekezleteknek. Hogy mivel még, ahhoz itt talál 8 tippet.
11. Túltervezés
Aki ambiciózus és szervezett egyénnek tartja magát, hajlamos rá, hogy túltervezze a napot. Ennek az a kellemetlen mellékhatása is van, hogy ha nem végez el mindent, kudarcnak éli meg a napot.
Mivel minden napban történnek előre nem látott dolgok – beérkező telefonhívások, e-mailben felmerülő kérdések, egy kolléga elrontott vagy elvesztett valamit, a főnök új, sürgős feladatot oszt ránk, amit gyorsan meg kell csinálni –, ezek mind a tervezettség ellen dolgoznak: elveszik az időt és az energiát arról, hogy azt a feladatot végezzük, amit akartunk.
Az optimális az, ha a 8 órás munkaidőből ötöt tervezünk meg pontosan, a többire pedig csak körvonalakban őrzünk a fejünkben célokat, fenntartva a „műsorváltozás” jogát.
12. Alultervezés
Ez is baj. Sok ember nem tud stratégiai szempontból gondolkodni, és hosszú távú célokat felállítani. Márpedig enélkül nem leszünk eléggé motiváltak a részfeladatok végrehajtásában. Ha nincs egy projektre kitűzve a végcél, azt menet közben megtalálni és definiálni elég necces, mert kiderülhet, hogy nem arra fordították az energiát a munkatársak, amire kell. Ha félidőben módosítják az irányvonalakat, azt sok elvesztegetett munkaóra bánhatja.
Bármilyen projekt elején már a tervezés fázisában kell megfogalmazni, mit akarunk elérni vele, és kidolgozni a lépéseket, amelyekkel eljutunk odáig. Ez azt is jelenti, hogy az alkalmazottaknak képesnek kell lenniük prioritásokat felállítani, ha különböző projektekben dolgoznak, és több felelősséget cipelnek magukon. Ha a munkavállaló vacillál, hogy most vajon mit csináljon, ezt vagy azt a részfeladatot, azzal is megy az idő. Feleslegesen.
13. Perfekcionizmus
A magunkkal szemben támasztott túlzott elvárások is a hatékonyság ellen dolgoznak. A maximalista egyrészt hajlamos halasztgatni, tudván, mennyire nagy erőbedobást igényel majd tőle egy feladat, másrészt nehezen enged el valamit, amit dolgozik, hisz mindig talál még javítanivalót.
14. Jutalom
Bármilyen erőt próbáló cél megvalósítására szánjuk el magunkat, mondjuk, arra, hogy a fentiek alapján megváltoztatjuk a szokásainkat, egy idő után, ha minden jól megy, úgy érezzük, ideje megjutalmazni magunkat. Ha sikerült elérnünk egy-két hétig olyan rutin szerint élnünk, amit elterveztünk, úgy érezzük, megengedhetjük magunknak, hogy kirúgjunk a hámból, és felrúgjuk a magunk kreálta szabályokat. Az ilyesféle kihágások azonban éppen a célt ássák alá. Szakértők azt javasolják, hogy azonosuljunk a célunkkal. Tegyük azt énünk részévé, így talán kevésbé érzünk kísértést rá, hogy kibújjunk a hatálya alól, és egy jutalommal megszegjük.
(Forrás: Business Insider)
