Néhány éve még nem gondoltuk, hogy a fiatalok elvándorlása, a kompetencia szükségletek megváltozása miatt munkaerőhiánnyal küzd majd bármelyik magyarországi vállalat is. Mára olyan mértékű lett a munkaerőhiány, hogy a kkv szektor sem kerülheti el, hogy tudatos HR tevékenységet végezzen, ha hatékony munkaerőt, fejlődő vállalkozást akar építeni és ha ő maga nem HR szakember, vagy egyszerűen a vállalatirányítás, a szakértelme, amire vélhetően az üzlete épült teljes embert kíván és nem akar elaprózódni.

Az Üzleti reggelin jelenlévő 50-60 ember jó háromnegyede 50 fő alatti cégből érkezett, jellemzően vállalatvezetők, akik nem csak arra voltak kíváncsiak, hogy HR tevékenységet kell-e végezni a cégüknél, de azt is tudni akarták, hogy ezt hogyan, ki csinálja és milyen költséggel, hiszen egy kkv-nál a vállalatnövekedés kezdeti szakaszán még nem feltétlenül lenne napi 8 órás feladata egy HR-szakembernek, így nem érné meg a befektetést. A saját példára épített bemutató egy témában mindig hiteles, így Ladics Viktória prezentációja HR fontosságáról, annak kiszervezhetőségéről nagy sikert aratott. A szakember öt éve elindított HR tanácsadó vállalkozása 5 fővel indult, ám mára 36 fővel működik, így kiváló példát tudott prezentálni.

A nagyvállalati tapasztalattal is rendelkező előadó felhívta a figyelmet olyan kihívásokra, amelyek egy kisvállalkozás növekedésekor merülhet fel, de a multiknál bevált gyakorlatokkal orvosolhatók. Az első eset, amikor kis létszámmal dolgozunk, valaki elvégzi a HR tevékenységet, de feladatkörök könnyen elmosódnak. Ha nincs külön HR-szakember a csapatunkban, hanem a pénzügyes intézi a az összes emberi erőforrás menedzsmenttel kapcsolatos teendőket, vagy, ha cégvezetőre hárul ez a feladat a szakmai munkán, az üzletszerzésen és vállalat vezetésen túl, akkor az erőforrások elaprózódnak.

Patonai Ágnes, működésfejlesztési tanácsadó és kisvállalati tulajdonos előadása rámutatott, hogy ezen a ponton miként kapcsolódik össze a HR és a minőségirányítás: az erőforrások elaprózódása, illetve a kompetenciák nem megfelelő, pazarló kihasználása hatékonyság csökkenést eredményezhetnek. Első lépésként elmagyarázta, hogy milyen összetett vállalatvezetési gyakorlatokat takar egy minőségirányítási rendszer működtetése, és annak mennyire fontos fundamentuma a megfelelő HR tevékenység. Kiemelte, hogy a munkatársaknak szintén tudatában kell lenniük abban, hogy a vállalat folyamatosan változik és ehhez összehangolt, előremutató tevékenységet kell végeznie mindenkinek a csapatban.

Hogy ezt elősegíthessék a kkv-k vezetői, fontosnak tartja, hogy a szervezetet és környezetet megértsék, és felismerjék, hogy az érdekelt felekbe a munkatársak is beletartoznak, és az ő szükségleteiket is megismerje a vezetőség. Lényeges, hogy a felek elvárásai megértésre leljenek és a szervezeti szerepek, felelősségek, hatáskörök ennek megfelelően pontosan legyenek meghatározva, dokumentálva és időről időre ellenőrizve, frissítve. A minőségirányítás által teljes körűen menedzselt vállalat és az emberi erőforrásokkal összefüggő feladatok összekapcsolódása egy alapvető menedzsment cél, amely jelenti a magas szintű minőséggel bíró termék vagy szolgáltatás előállítását éppúgy, mint a folyamatok magas szintű menedzselését.

Minden cégvezető első kérdése, hogy akkor hogyan oldja meg a HR és a minőségirányítási rendszer működtetéséhez kapcsolatos tevékenységeket és mindez, mekkora ráfordítással jár. A két előadás konklúziója, hogy a tervezés és a költségek optimalizálása szempontjából is jó megoldás ezen tevékenységek kiszervezése. Amellett, hogy a hatékonyság nő, mivel az adott dolgozó vagy cégvezető jobban tud összpontosítani a vállalat fő tevékenységére, emellett a vállalati fix költség helyett, működési költségként jelentkezik a kiszervezett feladat elvégzése, ezek már kézzelfogható számadatok minden cég esetén. Fontos látni, hogy csupán adminisztrációs tevékenységre nem éri meg kiszervezni egyik tevékenységet sem, hiszen a tanácsadók, konzulensek olyan szaktudással bírnak, amelyet érdemes kihasználni a menedzsment támogatására, akár eseti jelleggel, konkrét feladatra akkreditálva, vagy havi rendszeres megbízás alapján. Az adminisztráción túl felmerülhetnek a szervezeten belül olyan feladatok is, mint az új belépő toborzása, kiválasztása, folyamatfejlesztés, teljesítménymérési és -értékelési rendszer kialakítása, vezetői kultúra fejlesztés és elismerés. Ha döntöttünk valamely feladatok kiszervezéséről, fel kell készülnünk egy mély és bizalmas beszélgetésre.

Patonai Ágnes és Ladics Viktória egyöntetű véleménye volt, hogy a különböző feladatok kiszervezése abszolút bizalmat feltételeznek és minden esetben egy feltáró beszélgetéssel kezdődik, hogy kiderüljenek az igények, elvárások és célok. A feladatlista összeállítása, a kompetenciák kiválasztását követően, az adott szakterületen leginkább jártas HR-tanácsadó, vagy minőségirányítási konzulens a szakmai csoport tagjaként, az egyes számú vezetőt támogatja, nem pedig egy izolált vállalkozóként dolgozik és a munkavégzés mellett a szaktudását is átadja a kkv számára.

A megfelelő szakmai kompetenciákkal rendelkező, HR tevékenységeket végző tanácsadók, konzulensek, valamint a minőségirányítást szakmaként űzők bevonása a kiszervezésen keresztül a kisvállalati folyamatokba, takarékos, működő megoldást kínál a kkv-szektornak arra a kihívásra, hogy a jelenkor vállalati emberi erőforrásaihoz kapcsolódó feladatait professzionálisan meg tudja oldani.