Az elektronikus számlázás bevezetése akár hatvan-kilencven százalékos megtakarítást is jelenthet a cégeknek a hagyományos, papír alapú számlázás költségeihez képest. Becslések szerint az így elérhető költségmegtakarítás kimenő számlánként 5, bejövő számlánként akár 20 euróra is tehető, a mérték a számlák mennyiségétől függően - a számlázáshoz kapcsolódó folyamatok, például az archiválás egyidejű optimalizálásával - akár a cég teljes éves forgalmának egy-két százaléka is lehet. A csökkenés többek között a papír alapú dokumentumok előállítási és postaköltségeinél elérhető megtakarításból, valamint az egyes dokumentumkezelési folyamatok felgyorsulásából adódik. Az elektronikus ellenőrzésnek köszönhetően radikálisan csökken a hibás számlák száma, és a rendszer lehetővé teszi a kinnlevőségek automatikus és naprakész követelését is. Az átállás járulékos előnye, hogy jelentősen csökkenthető a papír alapú dokumentumok használatával együtt járó környezetterhelés.

Lassú átállás

Mindennek ellenére Magyarországon az elektronikusan kibocsátott számlák aránya mérhetetlenül alacsony - jóval alatta marad az amúgy nem túl magas 1,75 százalékos európai átlagnak, az egyes tagállamok penetrációja 2 és 12 százalék között váltakozik -, pedig a szükséges jogszabályokat már 2004-ben megalkották, 2007-ben a még meglévő adminisztratív problémákat is megoldották, és egyszerűsítették a jogszabályi környezetet. Ám a Miniszterelnöki Hivatal (MEH) által készített friss tanulmány szerint a tágabb jogszabályi és adminisztratív környezetben továbbra is vannak az e-számlázás elterjedését akadályozó tényezők. Mind a felmérés során készült interjúk, mind a piaci szereplők tapasztalatai azt igazolják, hogy a hazai elterjedés legmeghatározóbb akadályozó tényezője a vonatkozó jogszabályok eltérő értelmezése, az érintett vállalkozások ismerethiánya és az elektronikus dokumentumokkal, megoldásokkal szembeni bizalmatlansága.

Az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesületének május-júniusban végzett kérdőíves felmérése szerint a hazai penetráció jövőbeli növekedésével kapcsolatos várakozások meglehetősen eltérőek: egyesek szerint 2015-re a kibocsátott B2C számlák közül mindössze 5 százalék, míg mások szerint 70 százalék lesz elektronikus, a B2B szektorra vonatkozó várakozások pedig 1 és 85 százalék között szóródnak. A sikeres európai példák az mutatják, hogy az e-számlázás terjedése elsősorban az állami és a nagyvállalati szektorból indulhat ki, és az itteni cégek beszállítóikkal szembeni elvárásainak köszönhetően robbanásszerűen válhat uralkodóvá a kis- és középvállalkozások körében.

Tájékoztatás és könnyítés

A MEH felmérése szerint a megoldás szélesebb körben való elterjesztését az elektronikus számlák kontírozására és hosszú távú tárolásra vonatkozó jogszabályok magyarázatával, pontosításával lehetne elősegíteni. A részletesebb tájékoztatás eloszlatná a pluszképzésekkel és nagy beruházási igénnyel kapcsolatos hiedelmeket, illetve az elektronikus dokumentumok biztonságával kapcsolatos bizalmatlanságot is. Mindezek Kornis György, a Számadó Kft. ügyvezető igazgatója és Espán Zsolt, a NetLock Kft. senior projektvezetője szerint is komolyan lassítják a módszer elterjedését. Pedig a legegyszerűbb - bár talán nem a legelegánsabb, de a kisvállalkozások számára tökéletesen megfelelő - elektronikus számla akár a korábbi számlázóprogram jól ismert kezelői felületén is előállítható, és e-mailen is továbbítható.

A magyar cégek ellenállásának leküzdése érdekében a MEH november folyamán mind a számlakibocsátó, mind a -befogadó oldal számára tájékoztató anyagokat tesz elérhetővé az államtitkárság honlapján. Ezek közérthetően, gyakorlati példákkal színesítve ismertetik az e-számlázás bevezetéséhez szükséges jogi, technikai és egyéb követelményeket. A tájékoztató füzetek mellett egy interaktív döntéstámogató alkalmazás is várja majd az érdeklődőket, amelynek segítségével megtudhatják, hogy vállalkozásuk mennyit takaríthatna meg az e-számlázás bevezetésével, és milyen lépéseket kell tenni a bevezetéshez.

Uniós kezdeményezés

Az e-számlázás terjedésének elősegítését szolgálja az Európai Bizottság idén januárban elfogadott javaslata, amely könnyíteni szeretne a mostani feltételeken: egységesítené az országonként eltérő számlázási szabályokat, és egyszerűsítené is azokat. Például e-számla kibocsátásához nem lenne szükség sem úgynevezett „minősített elektronikus aláírásra", sem pedig elektronikus adatcserére, aminek hitelességét a hatóságok ma még az ügyletben részt vevő vállalkozások között jelentős ráfordítással kiépített, kétirányú, zárt adatkapcsolathoz (EDI-rendszer) kötik - magyarázza Veszprémi István, a Deloitte adó-tanácsadási üzletágának partnere. A bizottság javaslata szerint lehetővé válna a számlák digitális tárolása abban az esetben is, ha azokat eredetileg papíralapon bocsátották ki. A javaslat az egyik központi eleme annak az akciótervnek, amellyel az Európai Bizottság 2012-re a negyedével szeretné csökkenteni a gazdaság szereplőit sújtó adminisztratív terheket az unióban.

Megjelent a Piac és Profit magazin októberi számában.