Kép: PixelSoftec

Hibrid korszakban élünk: hiába állnak rendelkezésre az elektronikus megoldások, a papírmentes iroda még korántsem valósult meg, annak ellenére sem, hogy az elektronikus ügyintézés sokkal gyorsabb, költséghatékonyabb megoldást jelent a vállalatok számára – fejtette ki Soltész Attila, az Informatika a Társadalomért Egyesület (Infotér) elnöke a Föld napja alkalmából megrendezett első Papírmentes Nap konferencián. Mint mondta, nagyon fontos, hogy lássuk a vegytiszta elektronikus ügyvitelhez vezető utat, amivel a cégek gyorsabbá, eredményesebbé válhatnak, csökkenhetnek a költségeik, és növekedhet a biztonságuk. Utóbbi elengedhetetlen ahhoz, hogy az elektronikus ügyvitel valóban terjedni tudjon. Ez pedig kell ahhoz, hogy az őserdők is újra terjedni tudjanak – hangsúlyozta a szakember.

Több mint évi 60 tonna papírmegtakarítás

Fekete Gábor, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára rámutatott, hogy a „papírmentes hivatal” megvalósulásához a közigazgatásban szemléletváltásra van szükség, ugyanis az elektronikus folyamatok nem egyenlők a papír alapú folyamatok elektronikus lefordításával. Több olyan példát hozott a hivatal gyakorlatából, ahol a teljes eljárást elektronizálták. Az egyik ilyen sikerprojekt az Elektronikus Mérlegbeszámoló Rendszer, amellyel a hivatal több mint évi 60 tonna papírt spórol meg – ez 150 millió forint megtakarítást jelent –, és 167 m² hasznos, irattárolásra használt terület szabadul fel. Előadásában arról is beszélt, hogy 2014. január 1-jétől az elektronikus szolgáltatások szélesebb körben elérhetők lesznek, az ügyintézések jelentős részét elektronikus úton is lehet majd bonyolítani, ami sokkal átláthatóbbá és egyszerűbbé teszi a folyamatokat az állampolgárok és a vállalkozások számára.

Czöndör Szabolcs, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) főosztályvezetője elmondta, hogy az elektronikus számlákat ugyanúgy elfogadják, így a vállalatoknak nem kell tartaniuk az átállástól. Egyúttal felhívta a figyelmet arra, hogy az elektronikus számlázás esetén informatikai vizsgálatra is számítania kell a vállalatoknak. Ennek kapcsán az egyik leggyakoribb problémát a nem megfelelő archiválás jelenti. A vállalatoknak ugyanis gondoskodniuk kell az e-számlák megőrzéséről, emellett biztosítaniuk kell a megfelelő védelmet, hozzáférést, előkereshetőséget és értelmezhetőséget is. Olyan esetben például, amikor a számla olvasásához speciális program szükséges, ezt a programot is a hatóság rendelkezésére kell bocsátani.

Az e-számlázás szabályozásáról itt olvashat.

Mamuzsics Gábor, a NAV Közép-magyarországi Regionális Adó Főigazgatóságának osztályvezetője elmondta, hogy az Európai Bizottság alapvető célja, hogy megteremtse az egységes szabályozást az Európai Unión belül, és 2020-ra a számlák 20-30%-a már elektronikus számla legyen. Ezzel összhangban hazánkban 2013. január 1-jén új szabályozás lépett életbe, amely a korábbihoz képest egyszerűbb adminisztrációs szemléletet képvisel, emellett könnyített az e-számla tárolására és megőrzésére vonatkozó műszaki elvárásokon. A változás miatt olcsóbb és egyszerűbb az elektronikus számlák készítése.

Hazavisszük a felelős szellemiséget

Az elektronizálásnak társadalmi dimenziója is van Varga László, a DMSONE operatív igazgatója szerint. Az erős munkahelyi felelősségvállalás, a CSR-szemlélettel való megismerkedés segít, hogy a munkavállalók hazavigyék a felelős gondolkodást, és otthon is környezettudatosabban cselekedjenek. Ennek jelentőségét néhány sokkoló adattal is alátámasztotta: egy vállalatnál jellemzően a másolatok 40–60%-a felesleges, míg egy nemzetközi kutatás szerint egy átlagos internetező naponta 28 oldalt nyomtat ki  a Gartner felmérése szerint. Arra is rámutatott, hogy az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének egyik legnagyobb gátja, hogy a vállalatok félnek a tömeges digitalizáció miatti rengeteg pluszmunkától, ami azonban alaptalan, hiszen ma már adottak a technikai feltételek ahhoz, hogy akár 100-120 kétoldalas lapot szkenneljünk be percenként.