Nagyon sok kisvállalkozás még mindig erősen kötődik a papír alapú iratokhoz. És ahelyett, hogy ezeket kiszorítanák az elektronikus dokumentumok, a tapasztalat szerint a szerződések, levelek, számlák és egyéb iratok duplán, papír- és elektronikus formában is sokasodnak náluk.
Varázslatos rend
Tény, hogy az üzleti szervezeteknek a sikeres tevékenységhez egyre nagyobb információmennyiséggel kell megbirkózniuk, és egyre rövidebb időn belül. Ez új eljárásokat, új módszereket és új eszközöket igényel. A dokumentumkezelés az, ami biztosíthatja az egyre bőségesebb információk befogadását, csoportosítását, tárolását és hatékony felhasználását. A bevezetése után a feladatok áttekinthetők, követhetők lesznek; a határidők és betartásuk figyelemmel kísérhető; minden ügynek és iratnak felelőse lesz; az ügyintézés egyszerűsödik; meggyorsul a visszakeresés, és nyomon követhetővé válik a szervezet és benne az egyének teljesítménye.
Év elején sosem árt rendet tenni a cég asztalain, irodáiban, raktáraiban, dossziéiban és szerződései, számlái között. Persze év közben sem, de januárra hihetetlen mennyiségű irat halmozódhat fel, ha menet közben nem megfelelően tároljuk, csoportosítjuk, kezeljük őket. Az iratgyűjtő dossziék kora azonban lejárt. Ma már a két-három fős mikrovállalkozásoknak ugyanúgy a versenyképességük múlik azon, hogy használnak-e elektronikus dokumentumkezelő rendszert, mint a nagyoknak. A dokumentumkezelő szoftverek segítségével ugyanis nemcsak az adminisztrációs terhek jelentős részétől szabadulhatnak meg, hanem pótolhatatlan saját információs adatbázist is kialakíthatnak.
Nem lehet tehát eléggé hangsúlyozni: megfelelő fejlesztéssel hosszú távon rengeteg időt és pénzt takaríthat meg a cég. A kései vagy hibás információáramlás ugyanis felfordulást, szükségtelen csúszásokat és költséges hibákat okoz.
Rövidebb az út, mint hinnénk
A dokumentum, amit meg kell őrizni, szükség esetén hozzáférhetővé kell tenni, csakúgy, mint régen, ma is lehet szöveg, kép vagy hang, vagy ezek együttese. Illetve ezek digitalizált változata. A digitalizálás révén ugyanis nemcsak kevesebb helyet foglalnak el, mint papír alapon vagy hagyományos kazettán, videón, hanem könnyebben visszakereshetők, kezelhetők, és kevésbé fenyegeti őket a fizikai megsemmisülés veszélye.
A dokumentumkezelés témaköre egy vállalatnál igen sok szakterületet fog át. Idetartozik a dokumentumok fogadása, iktatása, digitalizálása, rendezése, az információk védelme, az elektronikus aláírás használata, az iratkezelési szabályzat elkészítése, a postázás, az archiválás és még számos hasonló tevékenység. Tehát korántsem csak a titkárság vezetőjét, hanem szinte mindenkit érint a cégnél. A dokumentumkezelés témakörébe tartozik például a dokumentumokkal végzendő csoportmunka és együttműködés megteremtése, a különböző dokumentumok közzétételének szabályozása, valamint a vállalati extranet támogatása is.
Segítség, választani kell!
Akit sikerül meggyőzni arról, hogy neki is szüksége van egy ilyen átfogó rendszerre, az egész biztosan azzal a kérdéssel került szembe, hogy hová forduljon, hogyan kezdjen a bevezetéséhez. Erre viszont általánosságban lehetetlen válaszolni, hiszen mintegy hatvan ismert hazai cég több száz megoldása kapható, a külföldiek számát pedig megbecsülni se lehet. S valljuk be, bármit állítanak egymásról a fejlesztők és a forgalmazók, ezeknek a termékeknek a 90 százaléka tökéletesen megfelel a kívánt célnak!
Ami mégis segítség lehet a választásban, az az, ha előtte jó alaposan végiggondolják, milyen informatikai programokat használ már a vállalkozásuk, ezek kapcsolódnak-e egymáshoz, illetve a napi döntéseket mely információkkal segítik, és melyekkel nem. Vagyis, hogy milyen létező problémát kell megoldani a cégnél a beszerzendő új szoftverrel.
A saját folyamatok ismerete egyáltalán nem evidencia. A legtöbb vállalatnál mindenki csak a saját feladatát ismeri jól, a dokumentumkezelés, illetve a belső információáramlás menetének megtervezésére a napi munkamenet során sokszor nem gondolnak. Igen, lényegében ugyanezeket kell tisztázni akkor is, ha egy vállalati irányítási rendszer beszerzésére szánják el magukat. Tehát az is megoldás lehet, ha kihagynak egy lépést, és nem "csak" egy dokumentumkezelőt, hanem egy ennél is komplexebb rendszert vesznek. De amíg egy komplex vállalatirányítási rendszer bevezetése több millió forint nagyságrendű beruházás, egy dokumentumkezelő akár pár ezer vagy tízezer forintból is beszerezhető. Sőt! A legtöbb cégnél az egyéb célra vásárolt programok már alkalmasak lennének erre is, csak a felhasználók ezt nem tudják.
#page#
Árban is elérhetők
Tény, hogy csakúgy, mint a világban, Magyarországon is a Microsoft Office rendszer a legelterjedtebb "dokumentumtermelő" eszköz. Ugyanakkor valamennyi Microsoft-szoftver rendelkezik olyan funkciókkal, amelyek egyúttal a keletkezett dokumentumok - levelek, árajánlatok, számlák, jelentések, szerződések és egyebek - csoportosítására, rendszerbe szervezésére, kezelésére alkalmasak. Vagyis, ha egy kisvállalat legalább annyi fáradságot vesz magának, hogy munkatársai a meglévő programoknak az alkalmazhatóságát alaposan áttanulmányozzák, majd használatba vegyék, külön beruházás nélkül kialakítható egy viszonylag egyszerű, de hatékony dokumentumkezelő rendszert. A legegyszerűbb példa az elektronikus levelezési rendszerben az ömlesztve beérkezett üzenetek automatikus válogatása és megcímkézett tárolása.
A következő lépés egy komplett rendszer felé, ha a meglévő alapprogramokat tudatosan kiegészítjük olyan megoldásokkal, amelyekre a dokumentumkezeléshez szükségünk van. Hiszen a dokumentumok lehetnek Exchange-mappákban, szövegfájlban vagy HTML formátumban. És ezek között kell a kiegészítő szoftvernek kapcsolatot találnia.
A magyar piacon több, hazai fejlesztésű integrált Microsoft alapú dokumentumkezelő rendszer is kapható. Ezek az iktatási, ügyirat-kezelési, -archiválási és más feladatokat az EU-előírásoknak megfelelően oldják meg, és árban is elérhetők.
A komplex rendszer beszerzése előtt érdemes egy tanácsadót is felkérni, aki segít magát a dokumentumkezelési tervet is elkészíteni. És legalább három árajánlatot várjunk meg, mielőtt döntünk, hogy melyik szolgáltatóval állapodunk meg. Mert a munkakapcsolat nem ér majd véget a beszerzésnél, a jó megoldásokat is folyamatosan frissíteni, fejleszteni kell.
