Egy cég informatikai hátterének megteremtéséhez az első lépés az igények felmérése, ezt követi a tervezés, majd a kivitelezés, végül pedig az üzemeltetés. Ez persze evidens, ám mégis célszerű tudatosan végiggondolni a folyamatot, és már az igények felmérésekor gondolni a várható fejlődésre. Az eszközöket, szolgáltatásbeli igényeket az induláskor úgy kell kialakítani, hogy majdan ne kelljen csak azért horribilis összegeket költeni, mert kinőtt rendszerünk nem bővíthető.

Mindennek az alapja a hardver

Rendszerünk alapja a hardver, és ebbe minden beletartozik, a kábelektől a telefonkagylókig. Mindez nem olcsó, mégis megfontolandó a márkás termékek előnyben részesítése, mert a „no name”-ek minősége, garanciája és a kapcsolódó szolgáltatások biztos, hogy hagynak kívánnivalót maguk után.

Eszközeink összeköttetését, a rendszer gerincét a hálózat adja. Erre kétféle megoldás létezik: a kábeles és a rádió-összeköttetés. A fizikai összeköttetés mellett szól, hogy adatátviteli képessége sokszorosa az éterinek, bár a telepítése nagyobb beruházást igényel, mint a rádiósé. Viszont ezen a hálózaton működhetnek a telefonjaink is, és ez olcsóbb, mint a kábel nélküli hálózatok, ráadásul szükség esetén bármikor bővíthető rádióssal is, míg fordítva ez nem igaz.

Induláskor ki kell alakítani egy klimatizált és biztonsági zárral ellátott szerverszobát: ide érkezik, és innen indul ki minden kábel, vezeték, és a munkahelyeket kiszolgáló gépek. Költségtakarékos tehát ezt olyan helyiségben létrehozni, ami közel azonos távolságban van a többitől.

Az összeköttetések létrehozásához szükség van mindent összekapcsoló és rendszerező eszközökre is. Fejlesztés esetén forduljunk szakemberhez, hogy az igényekhez legmegfelelőbb terméket válasszák ki!

Ha a hálózatunk alapja megvan, végig kell gondolni, hogy munkatársaink milyen eszközöket használnak. Ebbe a körbe beletartozik minden, ami a kommunikációt érinti: számítógépek, nyomtatók, telefonok, faxok és egyéb, hálózatra kapcsolt eszközökök.

Minden cégnek háromféle számítógép beszerzésével kell számolnia. Kellenek szerverek, amelyeken fut az összes központi alkalmazás: vállalatirányítási rendszer, intranet, extranet, levelezés, belső alkalmazások, adatbázisok, honlap-üzemeltetés. Szükség van azután asztali munkaállomásokra. Ezek nem kell, hogy nagy teljesítményűek legyenek, de meg kell felelniük bizonyos kívánalmaknak. A harmadik csoport a speciális feladatok – kutatás, tervezés, grafikai munka, hang-, videomunkálatok – elvégzésére használt számítógépeké.

Elengedhetetlen még a nyomtató, a szkenner, a fénymásoló, a fax vagy mindezek együtt, egy berendezésben. Ezek ára teljesítményükkel arányos, de ár/érték/hatékonyság szempontjából mégis az egy drágább olcsóbb, mint a sok kicsi.

Telefonhálózat és külső kapcsolatok

Magyarországon az irodákban egyelőre hagyományos, kábeles telefonos összeköttetés van. A rendszer felépítését a beérkező vonalnál kell kezdeni, ami digitális központhoz csatlakozik; ezt is a „szerverszobában” helyezzük el.

A hagyományos vonalak analóg hangátvitelt alkalmaznak, tehát érdemes a jobb minőségű, teljesen digitális ISDN-re váltani. A fővonalak számán ne takarékoskodjunk, mert nincs annál bosszantóbb, mint ha a céget nem lehet elérni. Költségkímélő egy GSM modul beiktatása a rendszerbe, hogy mobilhívás esetén ne a normál vonalas szolgáltatónak fizessünk a hívásokért, mert az drágább. A piacon fellehető telefonközpontok szolgáltatás/ár viszonylatban azonos teljesítményt nyújtanak, különbség csak egyes extraszolgáltatások terén lehet.

Munkatársainknak munkakörüktől függően válasszunk készüléket. A titkárságokra és a nagy telefonforgalmat lebonyolító munkahelyekre érdemes rendszerkészülékeket elhelyezni. Ezek közvetlen vonaleléréssel és jó néhány olyan funkcióval rendelkeznek, amelyek leegyszerűsítik a telefonforgalom kezelését. A többi munkahelyre elég a normál készülék.

Az iroda – egyelőre – fontos eszköze a faxkészülék. Költségkímélő megoldás, ha a beérkező faxok a nyomtatóra vagy számítógép képernyőjére érkeznek meg, de ebben az esetben is hasznos egy-két hagyományos gép, hiszen a papíron meglévő dokumentumok átküldéséhez szükség lehet rá.

Az internetkapcsolat ma már alapfeltétel minden cégnél. Megoldásként az ADSL, a bérelt vonali vagy a közvetlen kábelkapcsolat jöhet szóba, de sajnos vannak még olyan ország- és városrészek, ahol nem hozzáférhető mindegyik.

A gépek lelke a szoftver

Szoftverek vásárlásakor nagyon nagy összegeket adhatunk ki, és nagyokat spórolhatunk meg, és természetesen most csakis legális beszerzésről van szó.

Az operációs rendszer szempontjából kétszereplőssé vált a piac: Microsoft vagy Linux, ez a választási lehetőség. Az utóbbi majdnem ingyenes, de főként azoknak a cégeknek ajánlható, ahol van olyan felkészült programozó, aki képes a saját igények szerint továbbfejleszteni a kapott alapot. A Microsoft termékeit sokszor már a hardverrel együtt, a gépekre telepítve hozzák forgalomba.

Ha eldöntöttük, hogy melyik irányba indulunk, a következő lépés a munkafolyamatok integrálása a rendszerbe. A hazai kis- és középvállalkozások többsége önálló szövegszerkesztő, táblázat-, adatbázis-kezelő, levelező-, pénzügyi-nyilvántartó, könyvelő-, számlázóprogramokat használ. Ennek az a hátránya, hogy minden egyes számítógépnek rendelkeznie kell minden egyes programmal, vagy a munkahelyek nem tudnak kommunikálni egymással. Hosszú távon ez a megoldás nem költségtakarékos, és nem hatékony. Ezért érdemes megfontolni az integrált vállalatirányítási rendszer bevezetését (erről lásd cikkeinket a 63–69. oldalon).

Intranet és extranet

Kisebb cégnél megfontolandó, nagyobb cégnél kikerülhetetlen az intranet alkalmazása, ami – leegyszerűsítve – a cég belső honlapja a dolgozók számára. Kiterjesztése az extranet, amikor a belső rendszerhez kívülről is hozzáférést adunk a partnereinknek, legyenek bárhol a világon. Mindkettő nagy előnye az internettel szemben, hogy zárt rendszerek, és kevesebb támadás érheti az adatbázist, mint ha a világhálón nyitnánk hozzá kaput. Az intranet nemcsak „honlapként” funkcionálhat, hanem – együttműködve a vállalatirányítási rendszerrel – a munkatársak minden munkafolyamatát egyesítheti, hatékonnyá, irányíthatóvá és ellenőrizhetővé teheti.

Ha kialakítottuk belső hálózatunkat, a vállalkozás külső kommunikációját is integrálhatjuk rendszerünkbe. Ez elsősorban cégünk honlapjának kialakítását jelenti. Ehhez azonban ismét szükség van hardverre és szoftverekre, a honlap tartalmának a kialakítására, a frissítés biztosítására.

A beruházások egyik jelentős, de nem elhagyható költsége a rendszer biztonságának megteremetése. Ez elsősorban szoftverek kérdése, az úgynevezett tűzfal kiépítése és a vírusfelismerő és vírusirtó programok beszerzése. Virusbuster, Norton Antivirus, Mcaffee – bőséges a kínálat, de sajnos, még több a lehetséges támadás.

Többfunkciós gépek

A nyomtatók, szkennerek, másolók még sokáig az irodák alapfelszereléshez tartoznak. Ám ma már nem kell ezeket egyenként megvásárolni. Milyen igényeket elégítenek ki a korszerű eszközök, és miért érdemes többfunkciós gépet választani? – többek között erről kérdeztük Czinege Lászlót, a HP vezérigazgató-helyettesét, a Képalkotási és Nyomtatási Üzletág igazgatóját.

– Több vagy kevesebb egy modern iroda nyomtatási igénye, mint korábban volt?

– Míg néhány éve az üzleti dokumentumok 80 százaléka fénymásolón, 20 százaléka pedig nyomtatón készült, ez mára megfordult. A mindennapi dokumentumokon kívül a reprezentatív üzleti levelek, számlák vagy akár a színes marketinganyagok is egyre inkább házon belül készülnek el. S míg korábban az elkészült dokumentumokat fénymásolón sokszorosítottuk, ma egy korszerű lézernyomtató a másolókat is felülmúló sebességgel és lényegesen jobb minőségben állítja elő a kívánt példányszámban az iratot.

– Tehát a fénymásolók ideje lejárt?

– Nem, hiszen számlák, levelek vagy archiválandó dokumentumok másolására továbbra is szükség van. Ám a hagyományos másolókat kiváltják az új, multifunkciós berendezések, amelyek egyszerre nyomtatók, digitális másológépek, sőt lapolvasóként e-mail küldésére is alkalmasak, ráadásul irodai helyet és beszerzési és működési költséget takarítanak meg, sőt jelentős munkaidőt is. Hiszen a vállalaton belüli faxforgalmat le lehet váltani ingyenes e-mail küldéssel, vagy az archív dokumentumokat egy fájlszerveren tárolhatjuk.

– Milyen érv szól még a multifunkciós eszközök mellett?

– A több funkció egymással párhuzamosan is működhet. Ha például valaki egy nagyobb nyomtatási feladat közben szeretne egy dokumentumot lemásolni; választhat, hogy a nyomtatás pillanatnyi szüneteltetésével azonnal elkészüljön a kópia, vagy az eszköz csak olvassa be az eredeti példányt, majd az előző feladat végezetével nyomtassa ki azt. E funkciók mellé, modelltől függően, húsz és ötven oldal percenkénti elkészítésére alkalmas nyomtatómű társul.

– A teljesítménynövekedés azt jelenti, hogy az asztali nyomtatókat felváltják a munkacsoportos eszközök?

– Néhány éve tapasztalható volt ilyen tendencia, ám kiderült, hogy bizonyos feladatok és személyek igénylik a személyes nyomtatókat. A megfelelő munkavégzéshez a nagy sebességű hálózatba kapcsolt eszközök és a kisebb, néhány ember által közösen használt berendezések ésszerű összeállítása szükséges, persze az optimális konfiguráció minden vállalatnál más és más.

– Közös nyomtatók esetén sokan tartanak attól, hogy illetéktelen kézbe kerülnek az anyagok, vagy hogy a festék és a papír fogyásának nem lesz gazdája.

– Ezekre van megoldás. A biztonságos nyomtatást például mágneskártya, PIN-kód vagy akár ujjlenyomat alapú azonosítás biztosíthatja; míg a költségkövető rendszerek akár felhasználók, részlegek vagy egyes projektek alapján is feloszthatóvá teszik a költségeket.

– Ha egy többfunkciós eszköz elromlik, akkor se másolni, se nyomtatni nem lehet vele…

– Ez hibás gondolkodás, hiszen mennyivel több a meghibásodási lehetőség két különálló gépben!