Az integrált vállalatirányítási rendszer (electronic resource planning, ERP) bevezetését az esetek többségében inkább praktikus, munkaszervezési okok és nem a piaci kényszerek indokolják. A meglévő „szigetrendszerek” összekapcsolása, integrálása valószínűleg akkor merül fel először, amikor egy-egy adatot, információt több osztály is elkezd tárolni, és már-már egyik sem bír vele.

Alapos önvizsgálat kell

Annál a cégnél, ahol integrált vállalatirányítási rendszer bevezetését tervezik, mindenekelőtt alapos önvizsgálatra, a vállalati szervezet kiértékelésére van szükség. Ezután el kell készíteni az átalakulásra vonatkozó tervet. Maga a rendszer telepítése már egy konzulens cég tanácsadóinak a részvételével, illetve – ha időközben programhiba lépne fel – a rendszer gyártójának a közreműködésével folyik.

Egy rendszer teljes bevezetése akár három évig is eltarthat, és tetemes költségekkel jár. Cserébe végezetül átlátható, egyszerűen menedzselhető, gyors válaszadásra képes vállalati rendszer jön létre, definiált folyamatokkal. A már meglévő és az új adatok összehangolttá, átláthatóvá válnak, egységes szabályok alakulnak ki a vállalati működésben.

Modulok minden területre

S hogy a befektetés megéri-e? Arra konkrét esetekben öt–tíz éves tapasztalatok után adható válasz. A multinacionális vállalatoknál mindenesetre egyszerűbb a döntés, hiszen az anyavállalat vagy a központ mondja meg, hogy milyen rendszert és hogyan vezessenek be Magyarországon is. A hazai cégeknek, illetve a kisebbeknek azonban érdemes alaposan tájékozódniuk a piaci kínálatról, mielőtt valamelyik rendszer mellett elkötelezik magukat.

Az ERP a többféle funkciójú és nagyságú szoftver- és szolgáltatáscsomagok gyűjtőneve. Az integráltság a különböző funkcionális egységek sajátos szoftvereinek összekapcsolását jelenti, vagyis minden integrált rendszer különböző modulokból épül fel, amelyek az egyes funkcionális egységek igényeit elégítik ki.

Általában annyi alapmodul van, ahány vállalati osztály: például létezik beszerzési, értékesítési, termelési, raktározási, pénzügyi vagy bérszámfejtési, karbantartási, emberi-erőforrás és logisztikai modul, de ezek a modulok még további funkciókra bonthatók. Emellett vannak döntéstámogató rendszerek, valamint kapcsolódó alrendszerként vagy modulként például ügyfélkapcsolat-kezelő (customer relationship management, CRM) vagy a beszállítói láncot felügyelő (supply chain management, SCM) rendszerek. Jellemző, hogy a vállalatoknál egyedi, testre szabott szoftverek is vannak, amelyek sokszor nem tudnak az ERP-rendszerrel együttműködni. Az ilyen programokat interfészekkel csatlakoztatják.

200 ezertől 200 millióig

A világon körülbelül húsz, világszerte referenciával rendelkező, integrált vállalatirányítási rendszereket gyártó cég működik. Közülük három, az SAP, az Oracle és a PeopleSoft a teljes piac mintegy 70 százalékát fedi le; a többiek – a Baan, a JDEdwards, az Intentia, a Scala, az Atos Origin és mások – úgy egy-egy százalékkal részesednek. A rendszereket ágazatonként, iparáganként más-más funkciókkal látják el, és vállalatméretre szabva alkalmazzák őket. Ennek megfelelően Magyarországon a legkisebb, dobozos termék formájában elérhető alkalmazás 200 ezer forintba kerül, a középkategóriás rendszerekért (például Libra, Megatrend) már 10–50 millió forintot kell fizetni, a nagy, magyarított rendszerek pedig (például MFG/Pro, Movex, SAP) minimum 100–150 millió forintos IT-büdzsét kívánnak meg.

A központi gép beszerzésén, fejlesztésén túl tárolókapacitás-bővítéssel is számolni kell az állandóan sokasodó adatok miatt, és meg kell akadályozni az adatvesztést, így tükrözni, kettőzni kell a rendszert. Miután üzletileg kritikus rendszerről van szó, a leállás költségei azonnal kimutathatók. Megállapítható, hogy ahhoz, hogy egy magyar vállalat az ERP-rendszerét korrekt módon üzemeltetni tudja, árbevételének átlagosan egy százalékát kell informatikára költenie.

Az ERP-rendszerek mindenféle platformon és operációs rendszeren működnek, amelyek egymással is kommunikálni tudnak, a rendszer egy központi gépen fut. A kliensgépeken nem tárolódik információ, úgynevezett terminálemulációt alkalmaznak: ekkor a felhasználók egy grafikus felületen keresztül érik el a rendszert. Az újabb verziójú rendszerekkel, netmoduljuk révén, internetböngészőn keresztül elérhetők az alkalmazások is.

Az ügyvitelitől a vállalati rendszerig

Különbséget kell tenni az ügyviteli szoftverek és az integrált vállalatirányítási rendszerek között. Az előbbieket szinte mindegyik cég használja. Ám minél nagyobb a cég, és minél többet költ ügyvitele gépesítésére, a rendszere annál jobban közelít egy vállalatirányítási rendszerhez. A különbség a működési terület nagyságában és az információszolgáltatás mértékében van.

Az ügyviteli szoftverek első alkalmazási területe általában a számlázás és a bérszámfejtés, majd következik a pénzügy, a főkönyvi könyvelés, a raktár- és készletnyilvántartás, a kereskedelem, a marketing (partnerek, beszállítók). Ma már kapható külön CRM és emberi erőforrás (human resource, HR) ügyviteli rendszer, valamint olyan egyedi igényeket kiszolgáló termékek, mint a befektetési nyilvántartó, döntéstámogató, internetes kereskedelmi, bérügyviteli, rendelésfelvevő és disztribúciós, beléptető- vagy munkaidő-nyilvántartó szoftver. Az integrált ügyviteli rendszerek emellett mérleg- és jelentéskészítést is tudnak. A vállalatirányítási rendszerek a teljes vállalati működési területet, például a termelésirányítást is átfogják, s vezetői információs és webes modulokat is tartalmaznak.

Az egy-egy területet lefedő ügyviteli szoftverek, amelyek nem kapcsolódnak modulokhoz, sokkal több adatot tudnak feldolgozni, mint a nagyobb integrált rendszerek, ami adott esetben előnyt jelent. Ezért a legnagyobb banknál is gyakori, hogy bár van vállalatirányítási rendszere, szüksége van egy – alapesetben pár tízezer forintos – számlázóprogramra is.

Magyarországon megközelítőleg száz hazai ügyviteli szoftverfejlesztő céget jegyeznek, amelyek esetenként vállalatirányítási rendszert is forgalmaznak. Közöttük van az aPLUS Consulting, a Cobra Computer, a Commit, a Contact Plus, a Creativ Contact, az Exact Hungary, az Infor:corvex, a Multisoft, a Nexon, a P92 IT Solutions, a Plaut Hungária, a Progen, a rEVOLUTION Software, az SAP Hungary, a Scala ECE Hungary, a Számadó Közös Vállalat, az Ügyviteli Rendszer Kft., a VT-soft és a Wanari.

Speciális ajánlatok kicsiknek

Sokan ma is azt gondolják, hogy vállalati integrált rendszerekre csak a multinacionális cégeknek telik, és csak ők tudják azokat kihasználni. Pedig ez egyre kevésbé igaz. A legnagyobb integrált rendszereket gyártó cégek és a honi forgalmazók – valamint magyar társaságok – a piaci igényekre reagálva a kis- és középvállalkozások számára is fejlesztettek integrált rendszereket, amelyek jól működnek, könnyen testre szabhatók, vételáruk és bevezetésük költsége pedig jóval alacsonyabb, mint a nagyvállalatokra igazítottaké.

A multinacionális szoftvergyártó vállalatok három-négy éve fejlesztenek integrált vállalatirányítási rendszereket a kis- és középvállalatoknak. Ennek egyik oka kétségtelenül az, hogy a nagyvállalatok piaca telítődött, az üzleti folyamatok standardizálódtak, és elindult egy szoftverpiaci konszolidáció. A kicsiknek és közepeseknek kedvezett, hogy kompaktabbá váltak a programok, amelyek az ő munkafolyamataikhoz is illeszkedni tudnak, valamint – az átjárhatóság érdekében – a hardver- és adatbázisplatformok száma jelentősen csökkent.

A kis- és középvállalati ERP-rendszerek többféle koncepció szerint készülnek, ám céljuk minden esetben a gyors bevezethetőség, a gyors betaníthatóság, azaz a bevezetési költségek csökkentése.