A digitalizáltság egyik véglete azok a cégek, amelyek fizikai formában gyakorlatilag nem is léteznek. Ilyen például az internetes aukciókkal foglalkozó, szép eredményeket produkáló eBay. Neki nincsenek se saját termékei, se raktárai; lényegében csak közvetít, teljesen automatizált, digitális módon. A másik véglet pedig azok a vállalkozások, amelyek érthető megfontolásokból ragaszkodnak a hagyományos üzletmenethez, a szépen felszerelt bolthoz, a megfogható, megszagolható, kipróbálható áruhoz, a személyes ügyfélkapcsolatokhoz, a kézműves megoldásokhoz. Persze a leveleket ma már valószínűleg ezeknél is PC-n írják... Végül is e két véglet között helyezkednek el mindazok a szervezetek, amelyek a hagyományos és a digitalizált világ valamilyen kombinációját választják.

– Vannak olyan üzleti folyamatok, amelyeket nagyon könnyű elektronizálni. Más típusú cégeknél azonban már az alaptevékenységet is nehéz elektronikus folyamatokkal lekövetni. Ott a digitalizálás egészen mást jelent. Nehéz megmondani, melyik vállalat digitalizált, és melyik nem az, az azonban kijelenthető, hogy a digitalizáltság az üzlet hatékonyabbá, termelékenyebbé tételének praktikus eszköze – mondja Budafoki Róbert, a Cisco Systems ügyvezető igazgatója.

– Az informatikai vállalatoknál sokszor azt gondolják, hogy „a faltól falig informatika” egyenlő a digitalizáltsággal, a hagyományos, konzervatív megközelítést alkalmazók szerint pedig semmi szükség informatikára – teszi hozzá Czakó Ferenc, a Synergon Informatika Rt. ügyvezető igazgatója.

A digitalizáltság megítélése – látjuk – rendkívül különböző, ám az kijelenthető, hogy a cégeknek helyzetüket, piacukat, lehetőségeiket elemezve kell meghatározniuk informatikai stratégiájukat.

Gazdasági megfontolások

Ma már rengeteg vállalati tevékenységet és funkciót lehet elektronizálni, informatikai alkalmazásokkal támogatni vagy akár helyettesíteni. Az átalakítások, az eszközök bevezetése előtt azonban fel kell mérni, milyen előnyökkel járhat ez. Át kell gondolni a vállalat működését, a régi folyamatokat pedig a vállalat tevékenységétől függően kell átalakítani.

– Műszaki értelemben akkor lesz digitalizált egy vállalat, ha az összes lényeges folyamatát automatizálja, informatikával támogatja, és minimalizálja a papíralapú jogosultságkezelést. Mindezt azonban gazdasági oldalról is meg kell fontolni, el kell dönteni, mely folyamatokat érdemes informatikával támogatni – állítja Klotz Tamás, az Oracle e-business technológiai igazgatója.

– A legnagyobb kihívás a vezetés számára az a döntés, hogy mely vállalati folyamatokat kell és éri meg automatizálni, hiszen egyes területeket kifejezetten hátrányosan érinthet az elektronizálás – vallja Budafoki Róbert.

– Egy vállalatot akkor lehet digitalizáltnak tekinteni, ha a raktáros munkájától kezdve a vezérigazgató feladatáig minden automatizálható tevékenységet számítógéppel végeznek – véli Vahl Tamás, az SAP ügyvezető igazgatója. – Másképp fogalmazva: digitalizált vállalatról beszélünk, ha a lényeges, informatikával automatizálható folyamatok a lehető legjobban integráltak.

– A nagyvállalatok is pénzügyi, könyvelési alapmodulokkal kezdték. Azután egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésével átfogták a cégen belüli fő folyamatokat, és valóban digitalizált vállalattá váltak. Klasszikus digitalizált, illetve elektronizált vállalat pedig akkor lesz belőlük, ha partnereik, környezetük felé nyitnak, és internetes felületeket, elektronikus adatcsererendszereket használva kezdenek el működni – foglalja össze röviden a fejlődési skálát Kardos Zsolt, a Marketline Rt. vezérigazgatója.

– Digitalizált és elektronizált között finom, alig értelmezhető különbség van, ezért mi ehelyett inkább informatizált vállalatról beszélünk. Gondoljunk csak arra, hogy az elektronikus aláírás is a digitális aláírás egy formája – fejti ki álláspontját Czakó Ferenc.

– Digitalizált vállalat helyett inkább elektronikus, integrált, valós idejű kifejezést használnék. Egy fejlett és integrált digitális rendszerekkel rendelkező vállalatnál ugyanis minden eseményt, minden tranzakciót azonnal, késedelem nélkül gépre visznek, aminek köszönhetően a döntéshozók folyamatosan a mindenkori valós helyzetet mutató digitális modellt láthatják maguk előtt, illetve annak azt a szeletét, amely rájuk tartozik – mondja Szlankó János, a KFKI Számítástechnikai Rt. elnöke.

Belülről kifelé haladva

A kiindulási pont egy jól működő back office, azaz ERP (electroninc resource planning – integrált vállalatirányítási) rendszer, amely átfogja a fő gazdasági területeket, mint a logisztikát, az értékesítést, a pénzügyet vagy a számvitelt. A back office-t a front office egészíti ki (ügyfélkiszolgálás, call center, bejelentkezési felületek, web stb.), amely a külvilág felé a vállalat arcát mutatja.

– Belülről kifelé érdemes haladni. A digitalizáltság maximális szintje az, amikor a vállalat az ERP rendszerébe a teljes beszállítói és értékesítési láncot is beépíti – mondja Vahl Tamás.

Egy modern vállalat ma elektronikus kereskedelmi csatornákat nyithat a vevők, partnerek, szállítók felé, elektronikusan szerezhet be anyagokat, elektronikusan szervezhet ellátási láncot, és integrálhatja alkalmazásait, hogy a beszerzési rendszer lássa a termelési programokat, a termelésirányítás a kereskedelmi prognózisokat, találkozzanak egymással a tervek és a tényadatok, az összetett adatbázisokra pedig minden érdekelt rá tudjon kapcsolódni, legyen a világ bármelyik pontján. A több vállalatot összekötő ellátási láncok révén pedig a cégek pontosabban tervezhetnek, kisebb készletszintekkel dolgozhatnak, lerövidíthetik a ciklusidőket, azaz együtt versenyképesebbé tehetik az egész láncot.

– A mai vállalatirányítási rendszereket már úgy alkotják meg, hogy könnyen bővíthetők, nyitottak legyenek, kapcsolódhassanak a partnerek értékesítési láncaihoz is. Véleményem szerint a jövőben előtörnek majd az elektronikus piacterek, amelyek egy helyről teszik lehetővé a vállalatok és szállítóik kereskedelmét, a végső fázis pedig a piacterek hálózatosodása lesz – jósolja Kardos Zsolt.

– A digitalizáltság eléréséhez az irodai alkalmazások teljes körű, majd később legmagasabb fokú használatára van szükség, amely mobil irodákat, WAP-on keresztül elérhető vállalati levelezőrendszert és naptárt jelent. Mindamellett szükség van vállalatirányítási rendszerre, amely integrálódik az irodai alkalmazásokhoz. Az ERP modulok hatékony működéséhez pedig elengedhetetlen egy címtár, egy hozzáférést szabályozó biztonsági rendszer, egy dokumentum- vagy tartalommenedzsment-rendszer, ahol a dokumentumokat osztályozzák. Szerintem a jövő a mesterséges intelligencia hétköznapi alkalmazása, az intelligens- és szoftverügynökök megjelenése, a beszédparancsok elterjedése lesz – foglalja össze a követelményeket Klotz Tamás. Más vélekedés szerint is a vállalati informatika két alappillére a levelezőrendszer, valamint az integrált vállalatirányítási rendszer, amely kettőhöz az elektronizálható folyamatok nagy része csatolható.

– A legegyszerűbb dolog az infrastruktúra. Sokkal bonyolultabbak az alkalmazások, és azok vállalatra szabása. Az informatikai eszközök palettája nagyon széles, így az a lényeg, hogy azokat mennyire lehet az adott vállalathoz igazítani. A számítástechnikusoknak és a vállalat irányításában közreműködőknek szorosan együtt kell dolgozniuk, ami igazi kihívást jelent. Egy informatikai projektnek a sikere múlik a két csoport közti hatékony kommunikáción – hangsúlyozza Budafoki Róbert.

– Nagyon fontos az üzletemberek és az informatikusok közötti rendszeres és tartalmas kommunikáció. Az előbbieknek üzleti stratégiájukat kell szem előtt tartani, és elvárásokat kell támasztaniuk az informatikával szemben, utóbbiaknak pedig meg kell világítaniuk, hogy az általuk javasolt, sokszor nem olcsó megoldások milyen üzleti előnyöket hozhatnak. Digitális vállalatot építeni csak így lehet, és ne feledjük, a hangsúly ma nem a vizionáláson, hanem a módszeres és következetes megvalósításon van – tanácsolja Szlankó János.