Michael Dell az ezredfordulón azt mondta, hogy naponta talán 50 e-mailt kap. Manapság ez már semmiségnek számít, egy üzletember ennek sokszorosával küzd meg naponta, és egyre több irodai dolgozó számára is probléma, hogy szinte elvesznek az e-mailek özönében. Tulajdonképpen a teljes munkaidőt el lehetne tölteni azzal, hogy megfelelően értelmezünk és megválaszolunk mindent. Az üzleti életben a kommunikáció a főtevékenység része, az e-mail-forgalom a munkavégzés alapja. A sikeres üzletemberek több száz beérkező levelet kell, hogy kezeljenek naponta, nem maradhatnak le, különben túl sok üzenet torlódik fel. Vannak trükkjeik a levélhalmaz kezelésére.
Jeff Bezos: továbbítómester
Sok fogyasztói panasz érkezik az ő postaládájába is, ezeket azonban azonnal továbbítja a konkrét területen illetékes menedzsernek. Üzenetként csak ennyit fűz hozzá: ?
A kérdőjel azt jelenti házon belül, hogy egy ilyen e-mailre – illetve a benne lévő problémára – néhány órán belül megoldást kell találni, továbbá arra is magyarázatot vár a főnök, hogy a gikszer hogyan fordulhatott elő. (Ezt sem mindig egyszerű kinyomozni.)
Kép: Charles Tsevis/flickr
Arianna Huffington: a hálószoba e-mail-mentes zóna
A The Huffington Post alapítója régóta hirdeti, hogy éjszaka és lefekvés előtt nem szabad e-maileket olvasni, mert a mobileszközök túl közel vannak a szemünkhöz, és a belőlük áradó úgynevezett "rövidhullámú kék fény" csökkenti a melatoninképződést a szervezetben. Ez olyan hormon, ami elősegíti az alvást, illetve a megfelelő minőségű alvást.
Ennek jegyében a következő szabályokhoz tartja magát, és ezeket ajánlja másoknak is:
1. Fél órával ágyba bújás előtt már nincs e-mailezés. 2. Reggel nem azzal kezdi a napot, hogy rögtön lecsekkolja az üzeneteit. 3. Amikor a gyerekeivel van, szintén tabu az e-mailezgetés.
Arianna felidézte azt a pillanatot, amikor anyja utoljára mérges volt rá a halála előtt. Az asszony azon akadt ki, hogy látta a lányát e-mailt olvasni, és közben a gyerekeivel beszélni. Szerinte a szeretteink ennél többet érdemelnek: tisztességes odafigyelést.
Thrive című könyvében Arianna Huffington azt írja: „Ha felületesen érintkezünk az egész világgal, az megakadályozza azt, hogy mélyen kapcsolódjunk azokhoz, akik a legközelebb állnak hozzánk – beleértve önmagunkat.”
Tony Hsieh: asszisztenseket dolgoztat
A Zappos online ruha- és cipőáruház vezérigazgatója külön stábot foglalkoztat, akiket „e-mail-nindzsáknak” hív. Mármint ez a munkakörük hivatalos neve. A 4-5 fős, teljes munkaidőben foglalkoztatott asszisztensgárdának semmi más dolga nincs, mint hogy kezeljék a főnök e-mailjeit.
Az amerikai elnök lánya úgy látja, az embernek „muszáj menedzselnie a postafiókját, különben az fogja menedzselni őt”. Az e-mailek számának csökkentése érdekében ha valaki sokszor küld neki olyan levelet, aminek tárgyát sokkal jobban meg lehetne beszélni szóban egy értekezleten, közli az illetővel, hogy ne zavarja többé írásban. E figyelmeztetés után a szóban forgó személyek csak akkor írhatnak neki, ha valami égetően fontos dolgot kell közölniük, vagy kérdezni akarnak valamit. (Arról nem szól a fáma, hogy mi van, ha ezek a megszeppent menedzserek saját hatáskörben hoznak olyan döntést, amit meg kellett volna konzultálniuk vele, de el lettek kedvetlenítve attól, hogy zavarják őt, és utána Ivanka leszidja őket, hogy miért nem szóltak neki...)
Jeff Weiner: kevés e-mailt küld
A LinkedIn vezérigazgatójának aranyszabálya: ha kevés e-mailt akarsz, küldj kevesebbet. Akkor kevés lesz a válasz is, illetve a folyamatos oda-vissza válaszolgatás. Erre még az előző munkahelyén jött rá, ahol két munkatársa kilépése után 30 százalékkal csökkent az inboxa forgalma. (Ez is igazolja Ivanka vélekedését: leginkább néhány ember növeli az e-mail-forgalmunkat.)
Weiner rájött, hogy nem csupán a két kolléga üzenetei, de a leveleikre adott válaszaik együttesen tettek ki nagy mennyiséget. Ráadásul ha mások cc-zve vannak az e-mailre, az ő hozzászólásaik is növelik a levélfolyamot. A menedzser tehát úgy döntött, hogy kísérletet tesz: csak akkor ír levelet, ha feltétlenül szükséges. A módszer bevált, sokkal menedzselhetőbb lett az e-mail-forgalma.
Katiaa Beuchamp: határidő
A kozmetikai szerek csomagküldő szolgálataként működő Birchbox vezetője mindig kiköti a munkatársainak, hogy jelezzék levelükben, legkésőbb mikorra kell válasz rá. Ez megkönnyíti a prioritások felállítását.
Jason Dooris: belső e-mailezés betiltva
Az Atomic 212 ausztrál médiaügynökség vezetője cégen belül egyszerűen betiltotta az e-mailezést. Mindent megbeszélnek az intercomon vagy személyesen. (Vannak kétségeink, hogy ez mennyivel kevesebb idő...) Ha doksikat kell egymásnak átadni, a Dropboxon keresztül tehetik, az elvégzendő feladatok listáját pedig a Wunderlisten keresztül csekkolhatják. Csakis a különféle online naptárakban bejegyzett meghívásokat e-mailezhetik el egymásnak.
Tom Patterson: zéró e-mail a munkaidőben
Legalábbis a hivatalos munkaidőt nem erre fordítja a Tommy John férfi alsónemű-márka első embere. Beállított egy olyan automatikus válaszüzenetet, amely közli a levél feladójával, hogy Patterson csak 9 óra előtt és délután 5 után nézi meg az e-mailjeit. Patterson szerint a módszere jó arra, hogy a cégvezető másoknak is átadjon felelősségeket, hiszen így csak akkor zavarják, ha tényleg muszáj.
Hogyan? Telefonon vagy cseten – ez az előírás. Ezeket az alkalmazásokat a vezetők is éppúgy használják már, mint a kamaszok.
Kevésbé drasztikus megoldást keres? Olyat is tudunk ajánlani!
Forrás: Business Insider, ABC, Lifehacker, LinkedIn
