Érdemes tisztában lenni vele, hogy van-e lehetőség az ellenőrzés előtt még önellenőrzésre, lehet-e azonnali következménye (szankció, bírság, késedelmi kamat) – ettől ugyanis jelentősen függ, hogy mekkora mozgásterünk marad. Önellenőrzésre 2013-tól csak az ellenőrzési eljárás megkezdése előtt van lehetőség – mondta Farkas Gábor, a KPMG szenior adómenedzsere a Piac & Profit KKV-Akadémiáján.
Kit ellenőriznek?
Minden év elején a hatóság kiadja, hogy mely iparágakból választanak nagyobb súllyal. A kötelez ő ellenőrzések mellett az ÁSZ-elnök, önkormányzat, képviselő-testület elrendelésére történhet a vizsgálat, emellett ellenőrzési tájékoztatás alapján, becslési adatbázis alapján vagy célzott kiválasztással is. Most irányelvszerűen szűrik az induló vállalkozásokat. Ezek jelentős részét most első éveikben ellenőrzik. Ez a szakember szerint segítség is lehet, hogy már a kezdeti folyamatokban helyrerakja a dolgokat az adóhatóság, nem évek múlva szembesül a cég egy halmozott kockázattal.
Az ellenőrzés indulását az adózó szabotálhatja például azzal, hogy nem veszi át a megbízólevelet, de a szakember szerint nem éri meg ilyesmivel próbálkozni, mert eleve „rossz szájízzel” indul a folyamat.
A felkészülés másik elemeként a szakember lehetőség szerint javasolja, hogy anyagilag is legyen tartalékkal mindig felkészülve a cég az ellenőrzésekre. A tartalékot a javunkra írja a hatóság, illetve a legjobb szándék mellett is lehet, hogy találnak majd hibát.(A sikeres cégek mindegyikének jelentős tartaléka van. Biztos nem azért, mert nem tudnák mire költeni a pénzt. Lehet, hogy ez is a siker titka?)
Mindig fontoljuk meg, mit mondunk az ellenőrzés során, mert ugyan nyilatkozatainkat bármikor módosíthatjuk, de ez gyanút kelt – javasolta Nagy Szabolcs, a Balancing Kft. tanácsadója a Piac & Profit KKV-Akadémiáján. Ugyanakkor nem válasz a „nem emlékszem” sem, valamit mindenképp mondanunk kell a kérdésekre. Ha valamit nem tudunk, kérjünk időt a válaszra. Senki nem tudhat mindent fejből. Nem kell mindenre azonnal válaszolni. Érdemes átgondolni, hogy mi lehet a kérdés célja, mit akarhat vele. Ha erre rájövünk, jobb választ fogunk tudni adni, mintha hirtelen összevissza beszélünk.
Hiánypótlás esetén viszont olykor érdemes vitába bocsátkozni a hatósággal, mert például áfaügy esetén újrakezdődhet miatta a kiutalási határidő.
Nem érdemes trükközni az értesítések átvételével sem. Ne tagadjuk meg a hivatalos átvételt, mert akkor azonnal kézbesítettnek minősül az adott küldemény! Ha találkozunk a postással, akkor át kell venni! Ha nem vagyunk ott, akkor a postás még egyszer megkísérli kihozni – ezzel nyújthatunk néhány napot. Ugyanakkor 2013. januártól az adóhivatal levelei kézbesítettnek minősülnek mindenképpen, akkor is, ha például a cím ismeretlen visszajelzéssel érkezik vissza a tértivevény. A kézbesítés vélelmét az adóhivatal 15 napig közzéteszi a honlapján, ott elvileg ellenőrizhető. Az Ügyfélkapuval rendelkező ügyfeleket ott is értesíti – ez biztosabb, érdemes használni a lehetőséget. Fontos az is, hogy mindig jelentsük be az esetleges címváltozást a hivatalnak, hiszen így legalább értesülünk a várható ellenőrzésről.
Munkaügyi ellenőrzés esetén fontos, hogy a kiérkező ellenőrrel ki és hogyan beszél. Minél rendezettebbek az anyagok, minél jobban látja, hogy foglalkozik a munkáltató a munkaügyi szabályok betartásával, az ellenőr annál kevésbé „köt bele” a dolgokba, érdemes tehát rendesen vezetni az adminisztrációt akkor is, ha ez jelentős papírmunkát igényel – mondja Pentz Edina, az RSM DTM szakembere.
Lehetőségünk van azt választani, hogy az anyagokat bevisszük a hivatalba – ezzel érdemes élni a szakember szerint, mert lehetőséget jelent például arra, hogy ha valami hiányzik, azt pótlásként később bevigyük. Mindenképp a helyszínen ellenőrizzük a jegyzőkönyveket, ahhoz van lehetőség hozzátenni. Ha például egy alkalmazott szerintünk valótlan dolgot állít, jobban járunk, ha már a helyszínen jegyzőkönyveztetjük, hogy szerintünk nem igaz.
A megfelelő kommunikáció kulcskérdés Nyári Zsolt szerint. Ezért egyrészt érdemes egy embert kijelölni a NAV-val való kommunikációra, ez jobban mutat, és hatékonyabb is. De olyan apróságokra is megéri figyelni, hogy ha férfi ellenőr jön, a mi emberünk nő legyen, ha pedig kisgyermekes az ellenőr, akkor például magunk is ilyen kapcsolattartót jelöljünk ki. A szakember szerint ugyanis a személyes szimpátia nagyon sokat számít, akár csak annyiban, hogy jobban a kezünkben tarthatjuk a vizsgálatot.
A vizsgálat után
A NAV is tévedhet. A hazai adóvizsgálatok több mint felénél elérhető, hogy a NAV tervezett megállapítása ne kerüljön be az ellenőrzést lezáró határozatba, első- vagy másodfokon pedig az esetek közel 90 százalékában törölhető, illetve mérsékelhető a megállapítás, illetve a kiszabott adóbírság.
A vizsgálat után mindig nézessük meg a jegyzőkönyvet egy külső szakértővel! Ezért sokan nem is kérnek külön pénzt, és lehet, hogy számos olyan dolgot talál benne, amit mi magunk nem látunk. Ha megvan a jegyzőkönyv, csinálnunk kell egy költség-haszon elemzést. Ha azt látjuk, hogy ha van is megállapítás, sokkal jobban zárult a vizsgálat, mint lehetett volna, lehet, hogy nem érdemes megtámadni. Lehet, hogy a teljes eljárás többe kerülne, mint elfogadni a kisebb megállapítást, bár a tapasztalatok szerint egyre nagyobb esélye van az adózónak a másodfokú eljárásban és a bírósági ügyekben is.
