Számviteli politika
Általános hiba a gazdasági események felületes, elnagyolt dokumentálása. Pedig köztudott, hogy a bizonylati fegyelem elhanyagolásától és szabályozatlanságától egyenes út vezet a tulajdon elleni cselekmények különféle típusaihoz, az akár nem tudatos adócsaláshoz. A legismertebb és egyben leggyakoribb mulasztás talán a számviteli politika elhanyagolt kezelése. Ebben kellene, hogy egy cég összeszedje azokat az eszközrendszereket és módszereket, melyek a törvényi kereteken belül a társaság adottságainak leginkább megfelelnek. (Egyenesen a számviteli szabályzat lehet a cég bibliája!)
A számviteli politikához hasonlóan legtöbb kisvállalkozásnál hiányos, elnagyolt a pénzkezelési szabályzat, pedig a szabályzat meg nem léte esetén egy NAV-vizsgálat során a büntetés mértéke akár 500 ezer forintot is elérheti. Ez abból adódik, hogy az e cégek által megbízott bérkönyvelők nem tartózkodnak a cég telephelyén, ezért kivitelezhetetlen a bizonylatok pénzügyi folyamatokkal egy időben történő dokumentálása, a dokumentumok aláírása, ellenjegyzése. Pedig a törvény egyértelműen fogalmaz: „A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve bankszámla-forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell." Ezért az időben eltérő dokumentálás egyértelmű és jelentős hiba az adózási és a számviteli vizsgálatok szempontjából is.
Kintlevőség könyvelése
Másképp, de jelentős hibának számít, amikor a kintlévőségek közül év közben befolyt befizetést bevételként könyveljük a nem jegyzett, de be nem fizetett tőke helyett. A jegyzett tőke kapcsán általános hiba, hogy a cégbírósági bejegyzést nem várják meg, és úgy könyvelik a tőkeemelést, -leszállítást. Tőkét kizárólag szabad tőketartalékból emelhetünk, és csak a cégbírósági bejegyzés napjával könyvelhetjük.
A jegyzett tőke emeléséhez önmagában nem elég, hogy tőketartalék legyen, az is kell, hogy a lekötött tartalékkal, értékelési tartalékkal korrigált saját tőke a tőkeemelés szándékolt összegével több legyen, mint a jegyzett tőke, és ez a többlet a tőketartalékban legyen! Amennyiben az eredménytartalékot használjuk tőkeemelésre, ne felejtsük el, hogy a forrásadót be kell fizetni! (Itt viszont ahhoz adunk tanácsot, hogy hogyan lehet illetékmenetesen törzstőkét emelni.)
Osztalékfizetés eredménytartalékból
Osztalékot is lehet fizetni eredménytartalékból. Erre csak akkor és csak év végi határozattal kerülhet sor, ha a tárgyévi adózott eredmény nem nyújt fedezetet a jóváhagyott osztalékra. Ekkor is feltétel – amit el szoktak feledni – a szabad eredménytartalék. Az igénybe vett összeget is be kell állítani az eredménytartalékba. Az eredménytartalékból fizetett osztalék kapcsán ne feledkezzünk meg arról, hogy ahhoz a számviteli törvény szigorú feltételt is szab (az Szt. 39. § (3) bekezdése szerinti korlát).
Azaz a tárgyévi adózott eredmény, illetve a szabad eredménytartalékkal kiegészített tárgyévi adózott eredmény akkor fizethető ki osztalékként, ha a saját tőke összegéből a lekötött tartalékot és az értékelési tartalékot, valamint a kifizetni szándékozott osztalékot levonva nagyobb összeget kapunk, mint a jegyzett tőke.
Az osztalék tőkeemelésre való beforgatása első lépésben alapítókkal szembeni tartozás, majd követelés, majd a saját tőke eleme.
Gyakori hiba, hogy az apportként kapott részesedéseket nem vagy nem megfelelően dokumentáljuk, túlértékeljük. Elfelejtjük a befektetések értékváltozását követni, és az értékvesztést érvényesíteni.
