Bár az e-mail és a telefon sok megbeszélést leegyszerűsít, sok esetben szükség van a szemtől szembeni beszélgetésre: az egy-egy szakmai vásáron való részvétel, a találkozás külföldi partnerekkel vagy akár a cég egy másik telephelyén dolgozó kollégákkal megejtett személyes tárgyalás elengedhetetlen része a fennmaradásnak az üzleti életben.

Környezeti szempontok

Az üzleti utazások ellen a gazdaságossági kérdések mellett gyakran felhozott érv a környezet védelme. A repülés jelenleg az emberi tevékenységből adódó szén-dioxid-kibocsátás 4 százalékáért felelős, és az iparág becslései szerint 2050-ben háromszor annyian utaznak majd repülővel, mint ma. Így a repülések számának csökkentése zöld megoldásnak tekinthető annak ellenére, hogy a Nemzetközi Légiforgalmi Szövetség határozata szerint a repülési iparnak 2020-ig évi 1,5 százalékkal kell javítania az üzemanyag-felhasználás hatékonyságát, azzal a pótlólagos, ambiciózus céllal kiegészítve, hogy 2050-ig ezenfelül még évi 2 százalékos hatékonyságjavítást érnek el.

Az üzleti utak nagyban visszavetik a menedzserek produktivitását is, mert az utazással eltöltött idő minden másnál nagyobb teljesítménykiesést jelent. Annak ellenére így van ez, hogy az üzleti élet hihetetlenül felgyorsult tempója ma már nem engedi meg interkontinentális járatok esetén a többórás, akár félnapos kiesést, ezért a légitársaságok igyekeznek teljes körű kommunikációs lehetőségeket nyújtani a business osztályon helyet foglaló utasoknak.

Virtuális találka

Az utazással töltött idő és pénz megtakarítását teszi lehetővé a videokonferencia. A néhány éve még sci-fibe illő, életnagyságú, de csak virtuálisan jelen lévő partnerrel folytatott tárgyalás esetében a személyes beszélgetéshez hasonlóan lehetőség van nemcsak a hang, hanem a metakommunikációs jelzések, az arckifejezés megfigyelésére is, ami nagyban növeli a tárgyalás sikerességének esélyét a hagyományos telekonferenciához képest. Hatékonyságát és a „személyes" beszélgetésnek köszönhető könnyebb megértést mutatja az is, hogy kutatások szerint a telefonbeszélgetéshez képest a videokonferencia segítségével 50-60 százalékkal lerövidül egy tárgyalás átlagos hossza.

A videokonferencia elsősorban a cégen belüli, illetve az együttműködő partnerekkel való kommunikációban hoz átütő eredményeket, a tudás megosztása könnyebbé válik, de egyszerűbben megszervezhetők például váratlan megbeszélések is. Szükség esetén akár percek alatt összehívható a „találkozó", így sok esetben egy teljes projekt befejezése is felgyorsulhat - hangsúlyozza Scsaurszki Rita, a C-Vision Kft. ügyvezetője.

A teljes, valós beszélgetésélményt nyújtó telekonferencia-rendszer a szükséges többmilliós befektetés nagysága miatt egyelőre elsősorban a nagyobb cégek kiváltsága, de még ezek esetében is áltagosan másfél év alatti megtérüléssel számolnak a szakemberek. Azért a kisebbek számára is számos lehetőség kínálkozik. Bár természetesen alacsonyabb minőségben, de a pár ezer forintos webkamera és a VoIP szolgáltatás együttese már láthatóvá és hallhatóvá teheti a másik felet, és az életnagyságú képet adó úgynevezett telepresence-rendszerekig még számos lépcsőfok közül lehet választani. Ráadásul a videokonferencia-rendszerek is igénybe vehetők bérelt szolgáltatásként. Scsaurszki Rita elmondta, hogy lehetőség van komplett tárgyaló bérlésére, ahol adottak a technikai feltételek, és kiváló HD képminőségben, sztereohanggal folyhat a tárgyalás, de az ügyfél akár a saját irodájába is kérheti a rendszer ideiglenes kitelepítését.

Újra utaznak

A videokonferencia előnyei ellenére nem úgy tűnik, hogy a cégek lemondanának az üzleti utazásokról. A turizmus.com szakportál adatai szerint ebben az évben nemzetközi szinten az üzleti utaztatással foglalkozó irodák jelentős növekedésről számolnak be.

Az üzleti utazások volumene jó indikátora az egyes országok fejlettségi szintjének és pillanatnyi gazdasági helyzetének Dankovics Attila, a Wizzair kommunikációs igazgatója szerint, és ezeket a mutatókat tekintve a szakember optimistának vallja magát. Elmondása szerint általánosságban az üzleti utasok számának növekedése a tendencia, bár országonként eltérő mértékben. Az üzleti utazási szegmens növekszik, de a külföldön dolgozók - és így a Magyarország felé utazók - aránya a kelet-közép-európai régió egyes országaiban csökken.

A teljes utazási palettán belül az üzleti utak aránya 10 és 40 százalék között mozog, hogy a skála melyik végéhez van közelebb, az attól függ, hogy a külföldön dolgozó tömegek mozgását az üzleti utazások közé soroljuk-e. Dankovics szerint mindkét szegmensben növekedés várható az elkövetkező néhány évben, a Magyarországról kimenő forgalom tekintetében. Beutazási oldalon a Magyar Turizmus Zrt. adatai szerint a Magyarországra érkezők mintegy 10 százaléka konferenciára, kongresszusra jön, és további 20 százalék más üzleti céllal látogat az országba.

Az olcsóbb hatékonyabb?

Bár az üzleti utasok alapvetően kevésbé árérzékenyek, és jellemzően később foglalják le utazásukat, mint a magánutazók, ennek ellenére a diszkont légitársaságoknál elérhető kedvezőbb árak ebben a szegmensben is egyre inkább vonzóvá válnak. A gazdasági válság kitörését követően főként a krízis által leginkább sújtott pénzügyi és biztosítási társaságok szorítottak a nadrágszíjon, a cégek többsége érzékelhetően olcsóbb repülőjegyeket és szállodai szobákat foglalt munkatársainak.

A válság tehát megváltoztatta a diszkont légitársaságok utasainak összetételét, a nyaralók mellett üzleti célú utazások résztvevői is előszeretettel veszik igénybe ezeket. Az olcsóbb légitársaságok által használt másodlagos repülőterek is megfelelnek az üzleti utazók igényeinek, mivel esetükben a kedvező ár mellett fontos a hatékonyság, amely akár nagyobb is lehet: a tapasztalatok szerint a gép landolása után akár már tíz perccel kint is lehet az utas a terminálról, ami egy nagyobb, központi repülőtér esetében akár 40-50 perc is megvan. Így a gyakran gyorsabb és olcsóbb utazást lehetővé tevő repülés valós alternatívát jelent a többi közlekedési eszközzel szemben, még a kisebb cégek számára is.

Megjelent a Piac és Profit magazinban.