Íme, a legnagyobb emailes bakik a munkahelyen!

A legnagyobb e-mailes bakik a munkahelyen

Egy felmérés szerint az alkalmazottak munkaidejük 70-80 százalékát töltik csak munkavégzéssel, a többit másra fordítják, a többi között e-mailezésre. Ilyenkor az egyik leggyakrabban elkövetett hibájuk, hogy megnyomják a küldés mindenkinek gombot, miközben privát üzenetet küldenek. Cikkünkben számba vesszük, milyen bakikat vétenek leginkább a dolgozók, és mire kell odafigyelni az e-mailezés során.

Biztosan sokaknak ismerős a szituáció: a legnagyobb nyugalommal elküldünk egy levelet, majd hirtelen rádöbbenünk, mit tettünk, és a szívünk majdnem leáll. Máris aggódva hívjuk a hozzánk közel álló munkatársat, és megkérjük, nézze meg a bejövő üzeneteket.

Ennek azonban nem feltétlenül kell megtörténnie. Majdnem két évtizeddel az e-mail használat elterjedése után technikai zseninek kell lennünk, hogy elkerüljük az ilyen orbitális hibákat és rendkívül óvatosan kell használni ezt az eszközt, hogy fenntartsuk a jó kollegiális kapcsolatokat és védjük a karrierünket, amit veszélyeztethetünk a hanyagságunkkal.

Életből vett példa

Sajnos sokunk elvéti azt a hibát, mint amit Bill Cohran, egy 44 éves kreatív igazgató. Tavaly nyáron a reklámügynökség, ahol dolgozik, elvállalta, hogy elkészíti egyik legfontosabb ügyfelének, a Bridgestone vállalatnak a Super Bowl amerikaifutball-bajnokság döntőjére a cég reklámjait. Ekkor a főnöke küldött egy e-mailt nagyjából kétszáz alkalmazottnak, amelyben leírta, mikor tartják azt a megbeszélést, ahol a kreatív csapatok bemutathatják munkáikat. Közölte azt is, hogy a teameknek több fordulóban kell versenyezniük, amíg az ügynökség kiválasztja azokat a reklámokat, amelyeket bemutatnak az ügyfelüknek, hogy válassza ki közülük a számára megfelelőt.

Belenézhet a főnök?

Amennyiben a munkáltatónak van kommunikációs és információkezelési szabályzata, akkor az általában tartalmazza ezt a lehetőséget. Fontos, hogy erről mindenképp kell tájékoztatni a munkavállalókat. Ne felejtsük el, hogy ha a kommunikáció, információ a vállalat eszközein és/vagy munkaidőben történik, akkor az a vállalathoz kapcsolódik és az általában a vállalat tulajdonát is képezi - figyelmeztet Jónás Anikó, a Kelly Services ügyvezetője. A cégek szúrópróbaszerűen ellenőriznek általában, vagy gyanús, furcsa esetek kivizsgálásakor. Ezt munkahelyi kémprogramokkal tehetik meg, amelyek olyan kliens-szerveralkalmazások, amelyek nemcsak arra képesek, hogy a megfigyelt dolgozó számítógépéről képernyőfelvételeket készítsenek akár másodpercenként, hanem arra is, hogy figyeljék az alkalmazások aktivitását, az internetes kereső kulcsszavakat, a látogatott honlapokat, az elektronikus levelezést, az internetes csevegéseket, billentyűzet leütéseket beleértve jelszavainkat is, a felhasználói aktivitást, az állomány- és dokumentummozgásokat és a hálózati aktivitást.

Cohran azonnal reagálni akart a levélre, egyik munkatársának szerette volna elküldeni, mit gondol a munkáról. Készített egy válasz e-mailt, amelyben bírálta a házon belüli versenyt, és megjegyezte, mely kollegáiról gondolja, hogy futhatnak a pénzük után és melyikről nem. Sejthetjük, mi következett ezután. Néhány perccel később, ahogy elküldte a levelet, kapott egy e-mailt. Ó, Istenem, Bill - írta az egyik munkatársa -, te a válasz mindenkinek gombot nyomtad meg.

Cochran érezte, ahogy a fejébe száll a vér. Újraolvasta jó néhányszor az e-mailjét, és azt mondogatta magában, hogy írhatott volna ennél sokkal cifrábbakat is. Ezután küldött még egy levelet a válasz mindenkinek gomb megnyomásával: sajnálom, ami történt, azt hiszem, ezután akár el is bujdokolhatok.

Egyéb gyakran elkövetett bakik

Gyakori hiba, hogy egy levelet, amelynek egy címzettje van, több embernek is elküldjük úgy, hogy csak sima másolatba írjuk be az e-mail címüket, nem titkosba. Egyes üzleti ügyfeleknél komoly problémát okozhat az is, ha kéretlen levelekkel bombázzuk őket, bár külföldön sok helyen erre nem olyan kényesek az emberek, mint nálunk - közölte egy a HR Portálnak névtelenül nyilatkozó szakértő.

Nyilvánvalóan oda kell figyelni olyan alapvető dolgokra is, mint a nyelvezet, hiszen írásban jóval szabadabban fogalmaz az ember, mint szemtől szemben. Sokan még a főnökkel szemben is megengednek olyan mondatokat az elektronikus levelezés során, amit valójában soha nem ejtenének ki a szájukon, ha személyesen beszélnének - tette hozzá.

Jó-e, ha magánleveleket írnunk a munkahelyen?

Sokan a munkahelyi e-mailt privát célra használják vagy a privát leveleket átirányítják a munkahelyi levelesládába - hangsúlyozta
Kóthay Péter, a Kelly Services IT Resources üzletágának vezetője. Ez kényelmesebb ugyan a munkavállalónak, de ezzel gyakorlatilag a munkavégzésre átadott eszközöket magáncélra használják, ami sok cégnél már korlátozott vagy nem megengedett, másrészt az ilyen kommunikáció nem megfelelő körültekintés esetén akár úgy is tűnhet, mintha a cégtől érkezne, azaz a cég álláspontját, véleményét képviselné. Ez pedig akár hatalmas károkat tud okozni a cég megítélésének, jó hírnevének. Sajnos előfordul a bizalmas információk kiadása figyelmetlenségből, vagy a nem megfelelő archiválás vagy törlés miatt bekövetkező adatvesztés is.

Egy felmérésből, amelynek során 200 magyarországi vállalat IT szakemberét kérdezték meg, kiderült, hogy a válaszadók úgy vélték, az alkalmazottak munkaidejük 70-80 százalékát töltik csupán munkavégzéssel, a többit másra fordítják. Ebben ott van a nem munkával kapcsolatos internetezés, a többi között a privát e-mailek küldése is.

Magánlevelezést munkahelyi levelezőrendszeren keresztül csak indokolt esetben érdemes bonyolítani, főleg, ha erre külön szabályzat is létezik a vállalatnál - hangsúlyozta Jónás Anikó. Munkahelyi levelezés során a hangvétel legyen formális, egyértelmű és informatív. A kötelező udvariassági formulákat tartsuk be, használjuk az "out of office"/házon kívüli üzenet funkciót, ha irodán kívül tartózkodunk munkanapokon. Egy munkahelyi levelezés során sem megengedett a diszkriminatív vagy közönséges, becsmérlő stílus, a cég munkájához nem köthető témák, vélemények, hiszen ezek is nagyon könnyen kikerülhetnek vállalaton kívülre.

Fontos továbbá az adatvédelem - általában szintén szabályozva -, de alapszabályként ajánlott, hogy csak olyan anyagot küldjünk el akár házon belül például csatolva, ami másképp nem érhető el. Ez nemcsak a hálózati forgalmat csökkenti, de azoknál a cégeknél, ahol nincs privát hálózat, az adatlopás (adathalászás) kockázatát is redukálja.

A másik oldalról a cégek részéről viszont gyakran előforduló, komoly hiba, hogy a kilépő dolgozók e-mail címét nem azonnal szüntetik meg. Az e-mailekben ugyanis üzleti információk találhatóak, amelyek nem adhatók ki, így törvényt sértenek a cégek. Sajnos sokszor nincs szabályzat vagy nincs megfelelő tájékoztatás a témában a cégeknél, de a leggyakoribb, hogy egyszerűen nem tartják, tartatják be azokat.

Visszatérve a küld mindenkinek gomb használatára, annak lehetnek előnyei is, ha valaki szándékosan él ezzel az eszközzel. Kényelmesen közölhetnek információt akár több száz munkatárssal is, sőt adott munkahelyi szituációban pozitív lépésnek tűnhet, ha bizonyos dolgokat őszintén közlünk ily módon, és nem adunk teret a folyosói pletykáknak.

Megoldások a problémára

Feltehetjük a kérdést, hogy miért nincs az e-mail programokban úgynevezett próba gomb, ami akkor jelenne meg a képernyőn, amikor megnyomjuk a válasz mindenkinek gombot, hogy figyelmeztessen minket és feltegye a kérdést: biztos vagy benne? Nos, már léteznek olyan alkalmazások, amellyel elkerülhetjük ezt az akár végzetes hibát.

Ez egy kihívás azoknak, akik meg akarják oldani a technikai problémát úgy, hogy az mindenkinek jó legyen: ne akadályozzák azokat, akiknek fontos a gyorsaság a munkájuk közben, hiszen az emberek elvárnak egy bizonyos sebességet ezeknél az alkalmazásoknál - hangsúlyozta Bill Wetherell, az AOL Mail dizájn igazgatója.

Annak érdekében, hogy az e-mail több legyen, mint személytelen kommunikáció, az AOL azt tervezi, hogy arcokat is mutat, nem csak neveket a címzett mezőben. Kíváncsi vagyok, hogy a válasz mindenkinek gombbal kapcsolatos probléma jelentkezik-e majd, ha látnak száz arcot az e-mailben - mondja a szakember.

A Microsoft Outlook rendszere pedig egy olyan lehetőséget kínál, hogy a felhasználók beállíthassák, hogy kapjanak egy figyelmeztetést, ha az e-mailt több mint ötven embernek akarják elküldeni. A Google Gmail rendszerébe egy Undo Send (küldés visszavonása) gombot iktattak be, ami akkor jelenik meg, ha a válasz mindenkinek funkciót használjuk. Ugyanakkor ha nem vesszük észre idejében a figyelmeztetést, akkor nincs szerencsénk és jöhet a magyarázkodás.