Mivel az irodabérleti szerződéseket jellemzően 3–5 éves periódusra kötik – még akkor is, ha hosszabbítanak a bérlők – esedékessé válhat az iroda jelentősebb átalakítása, sőt a költözés, legfeljebb 5–10 évenként. Aki még nem csinálta végig egy cég költöztetését – az IT-rendszerektől az irattárig –, annak csak halvány elképzelései vannak, mekkora hercehurcával és milyen kockázatokkal jár. Viszont nem minden irodának van megfelelő humánerőforrás-háttere egy cégköltözés vagy irodaátalakítás menedzseléséhez: lehet, hogy már nincs a cégnél az a kolléga, aki az előző költözés lebonyolítása kapcsán tapasztalattal rendelkezett, vagy előfordulhat, hogy a kijelölt felelősnek nincsenek megfelelő logisztikai és műszaki ismeretei.
Szakmailag nehezebb kihívás, ha a bérlő az iroda testre szabása közben továbbra is az adott ingatlanban dolgozik, és speciális igények is felmerülhetnek, mint például kutyák az irodában. Ebben az esetben más típusú padló beszerzésére van szükség, illetve az IT-szakembereknek el kell rejteniük a kábeleket a négylábú kollégák elöl. „Tehát nem csak az iroda mérete, hanem a speciális ügyféligények, illetve legtöbbször a szűk időfaktor határozza meg, mennyire van szükség a problémamegoldó hozzáállásra” – mondta el Pintér Dániel, az ESTON Ingatlankezelő munkatársa. A szakember szerint az outsourcing logikus megoldás lehet ilyen esetekben, hiszen olyan speciális tudásra, projektmenedzsmentre van szüksége a bérlőnek, amelyet mindössze 3–6 hónapig használ, azután a következő öt vagy akár tíz évben ismét nem lesz rá szüksége.
„Egy költözés vagy irodaátalakítás menedzselése valóban hónapokra leköthet egy menedzsert, illetve a beszerzőt, akik időnként önhibájukon kívül is tűzoltásra kényszerülnek. Ilyen kényszerítő tényező lehet – amely a mi gyakorlatunkban is előfordult már –, ha például egy cég külföldi központjából utasítás érkezik, hogy sürgősen bővítsék a létszámot 100 fővel, vagy éppen bevezetnek nemzetközi szinten egy új irodahasználati rendet (mint az open space), és azt kell adaptálni. Ráadásul ha az adott irodaházban nincs lehetőség ezek megvalósítására, akkor sürgősen költözni kell, és bizony a megfelelő új iroda megtalálása az idő szorításában önmagában is óriási kihívás, nem is beszélve az átköltöztetésről. (Itt adunk néhány tippet és egy jó ellenőrző listát az új hely kereséshez!) Előfordul, hogy vezetőváltások vagy vezetői döntések késedelme miatt akadnak el, illetve húzódnak el stratégiai, beszerzési döntések. Ilyenkor is jól jön a szakértői segítség” – vélekedett Pintér Dániel.
