A monteráli marketingszakértő, Étienne Garbugli nemcsak könyvet írt a B2B-bizniszről, hanem kártyajátékot is kitalált, ami segíti a játékosokat rávezetni a munkahatékonyság alapelveire. Szóval nem ma kezdett a hatékonyság növelésének lehetséges módjaival foglalkozni.
Hitelességét pedig szerintünk remekül bizonyítja, hogy még a saját teljesítményével sem elégedett.
Ma ugyanis így néz ki egy napja:
- 15% alvás (3,6 óra???)
- 50% munka
- 25% unalmas dolgok
- 10% móka
- 50% móka
- 40% alvás
- 10% munka
- Becsüljük meg az időnket! Ez az alapja annak, hogy mások is megbecsüljék.
- Ne tervezzük túl előre a napot! Elég, ha csak 4-5 órányi szakmai teendőt tervezzünk be, úgyis egy csomó minden jön még hozzá, amire nem számítottunk előre.
- Teljesen normális, hogy vannak napok, amikor alig tudunk elvégezni valamit, hiába erőlködünk, és vannak napok, amikor 12 órát lehúzunk egyfolytában és meg sem kottyan. Amikor benne vagyunk a munkában, a flow élményben, húzzunk bele alaposan, hogy lehetővé tegyük, hogy a szétesős napokon tudjunk kicsit relaxálni.
- Hagyj fel a multitaskinggel. Bármennyire hatékonynak tűnik is egyszerre több dologgal foglalkozni, valójában megöli a koncentrálóképességet.
- Dolgozzunk ki egy munkarendet, amit megfelelőnek érzünk és tartsuk magunkat hozzá. A szakérő szerint egy idő után a testünk adaptálódni fog hozzá.
- Mindig produktívabbnak és hatékonyabbnak érezzük magunkat, ha véges időből próbáljuk kihozni a legtöbbet.
- Hagyjunk fel azzal az elvárással, hogy mindent tökéletesen csináljunk. Próbáljuk ehelyett a legtöbbet kihozni magunkból. A túlzott maximalizmus lefékez, hiszen olyasmivel is időt töltünk, ami valójában már két órával korábban is teljesen megfelelő állapotban volt.
- Vegyük tudomásul: a több munkaóra nem feltétlenül jelent nagyobb hatékonyságot.
- Válasszuk külön a rutinmunkát és a stratégiai fontosságú teendőket. Ha nem keverjük ezeket, akkor tudja az elménk a legjobban kezelni mindkettőt. Ha ide-oda ugrálunk a kettő között, azzal romlik a hatékonyságunk.
- A nap első felére tervezzük be a találkozókat, mert sokszor egy fontos tárgyalás, megbeszélés előtti idő elég haszontalan, hiszen a drukk, a feszült várakozás megnehezíti, hogy másra koncentráljunk.
- Egy-egy nagy célt bontsunk le kisebb részfeladatokra, belátható időn belül elvégezhető teendőkre. Ez lépésről-lépésre haladás segít, hogy ne vesszünk el végleg a hosszabb távú munkánkban. (A megvalósítható, úgynevezett SMART célok kitűzéséhez itt talál segítséget.)
- Az sem árt, ha akár órákra felosztjuk, hogy melyik teendővel mennyit akarunk foglalkozni egy munkafolyamaton belül.
- Sose tévesszük szem elől, hogy egy projekten belül a listán 2. vagy 3. helyen szereplő részfeladat is éppolyan fontos, mint az első!
- Ha megtehetjük, hogy átpasszolunk másnak munkát -asszisztens, közvetlen beosztottak-, akkor tegyük. Illetve csak akkor, ha az illető, akire rábízzuk a munkát, legalább 80%-ban olyan jól tudja elvégezni, mint mi. Ha nem bízunk az illetőben, azzal csak "bumeráng feladatokat" hozunk létre - vagyis a kolléga és a mi időnket is pazaroljuk.
- Állítsunk fel határidőket minden feladat elvégzésére. Egyetlen dolog se szerepeljen úgy a listánkon, hogy nem tartozik hozzá végső időpont.
- Ne dolgozzunk fejből! Jegyezzünk fel mindent, akár egy sima noteszba, akár valamilyen erre szolgáló applikációba. Az, ha nem kell a későbbi teendőket, a futó gondolatokat is fejben tartani, temérdek agykapacitást szabadít fel, amit mind az adott munka elvégzésére fordíthatunk, amiben éppen benne vagyunk.
