A hallgatás az egyik legalábecsültebb és legkevésbé értékelt vezetői képesség. (Egy rendkívüli vezetőnek nem kevés területen kell jól teljesítenie.) Sok vezető abszolút nem fordít szándékolt figyelmet arra, hogy milyen módon hallgatja meg az embereit. Feltételezik, hogy ez "megtörténik"- mondja Komócsin Laura business coach. Pedig az emberek azokban a vezetőkben bíznak, akik időt szánnak arra, hogy meghallgassák az ötleteiket és megértsék az aggodalmaikat. Így megtudhatjuk, hogy mi történik a vállalatnál, és időben cselekedhetünk, ha szükséges.
Komócsin Laura, a businesscoach.hu szakértője a hatékony hallgatás 5 alapelemét foglalta össze
1. A nem-verbális viselkedés figyelése
A nem-verbális viselkedés üzenheti a beszélőnek, hogy érdeklődéssel fordulunk felé és felfogjuk, ami elhangzik. De ennek ellentétéjét is kifejezhetjük, azt, hogy nem, érdekel a mondandója, és inkább valahol máshol lennénk. Mosoly és megértő bólogatás, vagy ásítozás, egykedvű arc – egyáltalán nem mindegy. Ahogy az sem, hogy előredőlünk a beszélgetés során, hogy kimutassuk érdeklődésünket, vagy összekulcsolt karokkal hátradőlünk, mintegy védelmi pozícióba helyezkedve. A testbeszédednek azt kell kommunikálnia, hogy "Mondd, érdekel, hallgatlak." 2. Kérdezés
A legjobb vezetők kérdeznek. Tudnak kérdezni. De nem minden kérdés egyforma és más-más kérdések más-más célt szolgálnak. A nyitott végű kérdések arra ösztönzik a beszélőt, hogy több információt osszanak meg és mélyebben belemenjenek a beszélgetésbe. A tisztázó kérdések segítenek megérteni a megosztott információ teljes kontextusát, míg az ösztönző kérdések abban segítenek a beszélőnek, hogy mélyebben reflektáljanak a gondolataikra. A zárt kérdések lehetővé teszik, hogy korlátozzuk a beszélgetést vagy konkrét információt kapjunk. De egy jól irányzott kérdéssel akár lezárhatjuk a beszélgetést.
Az érzések visszatükrözése az a képesség, amikor a beszélő érzéseit megragadva, azokat ítélet nélkül fogalmazzuk újra. Mutassuk ki bátran a mondandóval kapcsolatos érzéseinket, ezzel mintegy visszajelzést adva a beszélőnek, hogy tisztában vagyunk azzal, hogy az elhangzottak mögött érzelmek vannak. Olyan kifejezések használatával, mint az „Úgy tűnik, hogy nagyon_______ vagy”(csalódott, mérges, szomorú, stb.) vagy „Érzem a _______” (nyugtalanságod, szorongásod, büszkeséged, stb.) azt jelezzük, hogy együtt érzünk a beszélővel, ami képessé teszi őt arra, hogy bízzon bennünk és így több információt osszon meg velünk.
4.Parafrazeálás
Vagyis a hallottak szabad, saját szájízünk szerinti megismétlése, összefoglalása. A parafrazeálás azt mutatja, hogy meghallottuk és megértettük a megosztottakat. Ez mutatja, hogy magunkévá tettük, amit a másik fél elmondott. A parafrazeálás alapjai magukban foglalják a kulcsmondatok, vagy szókapcsolatok megismétlését, a beszélő rövidebb beszédaktusainak követését, az értő figyelést és az empátia kimutatását. Nem kell robot módjára szóról-szóra megismételni, amit a beszélő mondott, kiforgatni a beszélő szavait, vagy előre megítélni a helyzetet.
5.Összefoglalás
Egy hosszabb beszélgetést érdemes rövid összegzéssel zárni. Foglaljuk össze a főbb gondolatokat, érzéseket, amiket meghallgattunk. Nem pontosan kell ismételni a beszélgetést, csupán a lényeget kiragadni. Legyen egy tömör összegzés, mintegy nyugtázva az elhangzottakat.
