Piac&Profit: Hoygan jött a képbe a Workplace az Intrennél?
Gandera Balázs: Az Intrent a Facebook kiemelt ügynökségként kezeli, azaz fontos hirdető partnerként tartanak minket számon Magyarországon. A munkánk során nagyon sokat használjuk a Facebookot, így magától értetődő volt, hogy bevezessük ezt a rendszert. Ezt ma bármelyik cég megteheti, tagonként három dollárt kell havonta fizetni a regisztrációért.
A Workplace szinte teljesen ugyanúgy néz ki, mint a sima Facebook, csak nem a személyes profillal, hanem külön hozzáféréssel, pl. a céges emailen keresztül lehet bejelentkezni. Egyébként a felhasználó ugyanazokat a funkciókat tudja használni: chatelhet, létrehozhat eseményt, csoportot, feltölthet fotókat, fájlokat. A Workplace nagy előnye, hogy nem kell betanítani a munkatársakat a kezelésére, hiszen a Facebookot már mindenki ismeri.
Korábban inkább emailen és Google hangoutson kommunikáltunk, a fájlokat szerveren tároltuk, ami elég nehézkes volt. A Workplace-nek főleg a kereshetőség az előnye, könnyen meg lehet találni, ki, mikor, mit töltött fel. Konkrétan számunkra, mint kiemelt partnernek, volt a bevezetésnek egy másik előnye is. A Facebook is észrevette, hogy elkezdtük használni a Workplace-t, a leghasznosabb felhasználót kereső háziversenyünket megnyerő kollégánkat meghívták a dublini központjukba.
PP.: Ha a Workplace alapvetően ugyanazt tudja, mint a Facebook, nem éri meg inkább azt használni, például úgy, hogy mindenki csinál magának egy második fiókot, csak céges használatra?
GB.: A különbség, hogy a Workplace-szel az egész platform céges irányítás alatt van. Az adminisztrátorok látják az összes regisztrált tagot, ők kezelhetik az összes általuk feltöltött fájlt, joguk van embereket felvenni, törölni. Vagyis egy teljesen zárt rendszerről van szó. Az adminok emellett számos mutatót is látnak arról, hogyan használják a kollégák a Workplace-t.
PP.: Hogyan érdemes a Workplace-en belül megszervezni a kommunikációt?
GB.: Amikor regisztráltunk, részletes anyagokat kaptunk arról, hogyan érdemes bevezetni a rendszert. Elsősorban tematikus csoportokat hozunk létre, például van egy csoport, amiben kifejezetten a céghez újonnan csatlakozott embereknek szánt információkat gyűjtjük, onnantól kezdve, hogy hogyan tároljuk a szemetet, odáig, hogy hogyan kell meetingeket szervezni. Vannak kötetlen és tudásmegosztó csoportok is. Lehet szervezeteket összekötő csoportokat is indítani, ahol az Intren és egy partnercég emberei is beléphetnek.
De mindent összevetve a bevezetés legfontosabb sarokköve az, hogy a cégvezetés álljon bele, regisztráljanak, és folyamatosan üzenjenek ők is a kollégáknak.
PP.: A home office-műszakokat mennyire tudja segíteni a Workplace?
GB.: Az Intrennél a home office-ot nagyon korlátozottan propagáljuk, mert sokszor vannak nálunk pályakezdők, juniorok, és fontosnak tartjuk, hogy tudjanak spontán tanulni a tapasztalt kollégáktól, a tevékenységünk is szerteágazó, az egész nap során hasznos az élőszó. Ez home office-ban kevésbé hatékony, még a Workplace-szel is. Persze lehet olyan, például kisebb szoftverfejlesztő cég, ahol csupa profi fejlesztő dolgozik, egy ilyen rendszer önállóan is letéteményese a home office müködtetésének.
Az persze nálunk is előfordul, hogy egy kolléga épp nem tud jelen lenni, vagy szabadság miatt sokáig távol van. A Workplace miatt ilyenkor ők sem maradnak le semmiről.
GB.: A kereshetőség nekünk nagyon hasznos, könnyen utána tudunk nézni a korábbi munkáknak, kielemezni, mit, hogyan csináltunk korábban, és mi hozott eredményt. Egy ilyen adatalapú cég számára ez nagy segítség. Másrészt nálunk nagy hangsúlya van a belső tréningeknek, rendszeresen tartunk meetingeket, checkupokat. Nagy előny, hogy itt mindenkivel meg tudjuk osztani a tréninganyagokat. Az élő tréningeket az eseményes rendszerrel könnyen meg lehet szervezni. Mindemellett a livestream segítségével azokat a kollégákat is be tudjuk vonni, akik adott pillanatban személyesen nem tudnak részt venni.
PP.: A Facebook a közelmúltban több adatkezelési botrányban is érintett volt. Mennyire lehet bízni abban, hogy a Workplace biztonságos? Miben különböznek az adatkezelési feltételei a sima Facebookétól?
GB.: Őszintén szólva nincsenek illúzióink, hogy biztonságosabb lenne, mi sosem kezeltük úgy a Workplace-t, mint biztonságos platformot. A felhasználói feltételekben ott van, hogy a Facebook lát mindent, amit a platformon csinálunk, amit feltöltünk, és az így gyűjtött adatokat felhasználhatják. Reklámok a Workplace-en ugyan nincsenek, de az biztos, hogy a Facebooknak megéri adatokat gyűjteni arról, hogyan működnek a különböző cégek, mennyien dolgoznak home office-ból, hova szerveznek ki feladatokat.
Emiatt például szerződéseket vagy teljesítési igazolásokat nem töltünk fel, sem saját, egyedi tartalmakat, amiket érdemes lenne ellopni. De konkrétan nekünk sok titkolnivalónk nincs, mivel online marketinggel foglalkozunk, amit készítünk, az úgyis nagyrészt az interneten fog kikötni. Egy olyan startupnak, akik innovatív terméket fejlesztenek, jobb megoldás lehet, ha inkább lefejleszt vagy vásárol egy saját vállalati szoftvert és saját szerveren tárol mindent, hogy biztos ne kerüljenek ki a tervek. Mi tisztában vagyunk vele, hogy szolgáltatunk adatokat a Facebooknak, hiszen amúgy is azon keresztül dolgozunk. A kulcs, hogy átgondoltan használja a Workplace-t. Ha így teszünk, akkor egy nagyon jó belsőkommunikációs rendszert tudunk kialakítani.
