Mielőtt úgy döntünk részt veszünk az adott kiállításon, érdemes az utolsó,illetve legalább két évre visszamenőleg az összes látogatottsági és egyéb statisztikát áttanulmányozni.
2. Célszerű pontosan meghatározni, miért akarunk részt venni a kiállításon.
- eladásainkat szeretnénk növelni vagy
- a kapcsolatot szeretnénk megtartani a régi vásárlóinkkal vagy
- esetleg új vásárlókra szeretnénk szert tenni vagy
- a vállalatunk, cégünk, vállalkozásunk ismertségét szeretnénk növelni vagy
- piackutatást szeretnénk végezni vagy
- meg szeretnénk ismerni a konkurenciát, versenytársakat
Esetleg mindegyiket egyszerre szeretnénk a fentiek közül. Annak megfelelően, hogy mi acélunk a kiállítással, döntsük el, milyen terméket, szolgáltatással készülünk a kiállításra.
Írjuk össze azon termékek és szolgáltatások listáját, melyekkel szeretnénk megjelenni az adott kiállításon. Ezen belül határozzuk meg, melyek azok a termékek melyekre nagyobb hangsúlyt szeretnénk fektetni. A terméklista alapján érdemes kiválasztani a stand típusát, mekkora területen is szeretnénk kiállítani.
4. Írjunk listát az alapszolgáltatások megrendeléséhez!
Csak néhány dolog a legalapvetőbbek közül: igényelnünk kell belépőjegyeket, parkolót. Át kell gondolni, hogy szükségünk lesz telefonvonalra, mekkora lesz a várható energiaszükségletünk? El kel dönteni, hogy a vásári, vagy kiállítói katalógusban szeretnénk-e megjelenni, kívánunk-e sajtótájékoztatót tartani, és ha igen, ehhez külön termet is igénybe szeretnénk-e venni.
5. Készítsük elő, tervezzük meg a kommunikációt!
a., Állítsuk össze a meghívandó partnerek listáját, a kreatívok közreműködésével meghívókat elkészíteni, elpostázni.
b., Rendeljük meg a reklámajándékokat.
c., Készítsük el, gyártassuk le az árjegyzékeket, katalógusokat, termékismertetőket.
És ha már ott vagyunk
Aki külföldi piacot épít, annak megkerülhetetlen, hogy kiállításokon vegyen részt. De nem elég csupán kiutazni. Bödőcs Róbert, a HITA üzletfejlesztési főosztályának vezetője szerint a kiállítási részvétel olyan, mint a hegymászás. Tanácsai általánosságban is jól használhatók.
Legyünk proaktívak. Ha csak ülünk a standon, nem biztos, hogy megtalálnak bennünket a lehetséges ügyfelek. Menjünk a felépítmény elé, és szólítsuk meg az arra járókat.
Viselkedjünk jó „sales-esként”: ne legyünk tolakodóak, de próbáljuk minél többeknek elmondani azt, hogy kik vagyunk, és honnan jöttünk. Néhány mondat után kiderül, hogy érdekes-e számunkra az illető. Ha nem, udvariasan zárjuk le a beszélgetést.
Soha nem tudhatjuk, hogy ki a mi vevőnk. A kinézete alapján senkiről ne ítéljünk. Sokszor az üzletemberek farmerban érkeznek a kiállításra.
