Mindez hatványozottan igaz a logisztikával és flottamenedzsmenttel foglalkozó cégekre, ahol a munka kiosztóját és felvevőjét sokszor több ország választja el egymástól. Egy több száz, vagy akár „csupán” néhány tucat járműből álló céges flotta esetében létfontosságú a munkafolyamatok finomhangolása, a feladatok ütemezésének, delegálásának, majd végrehajtásának lépésről lépésre történő, pontos végigkövetése és adminisztrálása. Levenni a megbízás terhét a már eleve leterhelt munkatársakról, és az éppen felszabadult kollégáknak kiosztani azt nemcsak hatékonyabb, de optimalizálja is a cég mindennapi működését – közölte az i-Cell. (Például az üzemanyag-felhasználás és ezzel párhuzamosan a károsanyag kibocsátás is csökkenthető.)
A cég tapasztalatai alapján az effajta feladatkiosztó rendszerek (project management software) legelterjedtebb funkciója az ütemezési funkció, amellyel folyamatosan látható a projektek éppen aktuális állapota, így a lehető legésszerűbben oszthatóak el az emberi és egyéb céges erőforrások. A logisztikai gyakorlatban ez úgy néz ki, hogy a központban ülő diszpécser interfészen követi a vállalat összes járművének mozgását, mindegyiknek személyesen tud üzenetet küldeni a járműben lévő készülékre, címet vagy üzenetet továbbíthat a járművezetőnek, feladatokat oszthat ki, valamint fogadhatja az üzenetére érkezett válaszokat és a vezetők kéréseit. Így egyfajta „virtuális team” alakul ki, ami folyamatos kommunikációt, azonnali elérhetőséget, céges összhangot teremt.
Ily módon munkafázisonként nyomon követhető az országokon átívelő projektek aktuális állása, így a cégvezető, vagy a mindenkori koordinátor a vállalat legapróbb fogaskerekeit is tökéletesre olajozhatja, például az áru felvételi helyéhez mindig a legközelebb tartózkodó szerelvényt tudja delegálni, így kevesebb emberi erőforrás bevonásával, hatékonyabbá válik a napi munka. „A felhasználók igényei szerint egy olyan rendszerre van leginkább szükség, amely integrált – vagyis minél több igényt tud kielégíteni –, és amely a háttérben is állandóan fut” – fűzte hozzá Farkas Károly, az i-Cell operatív igazgatója.
