Felmerül a kérdés, hogy a könyvelés hogyan tudja megállapítani azt, hogy egy újabb eszköz vagy forrás, amelynek a könyvviteli nyilvántartásokban még előzménye nem volt, felvehető-e a könyvekbe, azaz valóban az adott vállalkozás tevékenységéhez kapcsolódik, vagy pedig nem. A hazai gyakorlatban kialakult az a szokás, hogy – főként kisebb vállalkozások körében, ahol a menedzsment és a tulajdonos nem válik el – az ügyvezető, a tulajdonos a könyvelésnek átadja a cég nevére kiállított bizonylatokat, amelyeket a könyvelő a fenti kérdés vizsgálata nélkül lekönyvel.(Óvatosnak kell lennie idén az egyéni vállalkozóknak is!)
Abban az esetben, ha egy adóvizsgálaton bebizonyosodna, hogy ezek az eszközök, szolgáltatások privát célokat szolgálnak, az adóhatóság ennek megfelelően adókötelezettségeket állapítana meg. Valószínűleg nem ismerné el a tételt, mint költségelemet a társasági adó alapját csökkentő tételként, valamint a levont általános forgalmi adót is jogosulatlan levonásként kezelné. Egyes esetekben a privát fogyasztásból adódóan személyi jövedelemadó- és járulékterheket is megállapítana, természetesen a kapcsolódó adóbírságokkal és késedelmi pótlékokkal együtt. Az ilyen kérdések gyakoriak az adóvizsgálatokon, így a könyvelői szakmának is kialakultak már az idevonatkozó eljárásai, „reflexei”. Felmerül azonban a kérdés, hogy e tételek egyértelmű adójogi megítélésén túl, hogyan kellene az ilyen beszerzéseket a számviteli előírások szerint helyesen kezelni - figyelmeztet együttműködő partnerünk, az Adó Online szakértői cikke.
Ha olyan eszközök is szerepelnek a mérlegben, amelyeknek a valóságban semmi közük a cég működéséhez, akkor a valós bemutatás elve sérül. A leghelyesebb tehát az volna, ha ezek a tételek már könyvelésre sem kerülnének. A vállalkozás tulajdonában lévő eszközöknek azonban be kell kerülniük a könyvelésbe. Ha a beszerzéskor például az ügyvezető a cégét adta meg mint vevőt, és így készült az adásvételi szerződés, és így állították ki a számlát, akkor a fenti előírást sértenénk azzal, ha a cég tulajdonába került eszközt nem rögzítenénk a könyvelésben. A helyes megoldás tehát ezekben az esetekben a számla helyesbítésének kérése az eladótól. Ha ez megtörténik, akkor a cég nem szerez tulajdont az adott eszközön, így nem kell azt a számviteli nyilvántartásaiban sem rögzítenie. Fontos kiemelni, hogy bár a könyvviteli rögzítést, a beszámoló összeállítását a könyvelő végzi, a nyilvántartás helyességéért a végső felelősség az ügyvezetőé.
