Tudták, hogy a Nike már évek óta kizárólag márka? Vagyis cégen belül nincs gyártás, nincs logisztika, nincs pénzügyi osztály. A fejlett gazdaságú országokban ugyanis rájöttek arra, hogy a járulékos feladatok teljes vagy részleges kihelyezése – az outsourcing – hatékony, nemegyszer a túlélést lehetővé tevő megoldás a cégek számára, ám sokat segít az is, ha a meglévő infrastruktúra üzemeltetését rábízzák egy erre szakosodott szakértő vállalatra. Magyarországon az outsourcing-szolgáltatókkal szembeni bizalom most kezd kialakulni.

Mit lehet, és mit nem

Szinte minden szervezetben létezik olyan terület, amely kiszervezhető, sőt szakértők szerint az alaptevékenységen kívül minden más a falakon kívülre engedhető. Ez annak a menedzsernek éri meg, amely az idejét nem akarja a vállalat fő tevékenységi körén kívül eső kérdésekkel tölteni, és megbízik a külső szolgáltatóban.

A világ egyre gyorsabban fejlődik, és ehhez a vállalatoknak naprakészen alkalmazkodniuk kell. Minél karcsúbb egy szervezet, ez annál könnyebb. Ráadásul a gyorsan avuló technológiai környezettel való lépéstartás is állandó infrastruktúra-fejlesztést igényelne, nem beszélve a humánerőforrás-oldalról. Mindez időnként komoly beruházással, máskor viszont az alaptevékenység visszafogásával járna, az igények függvényében.

A feladatok egy részének kihelyezésével azonban rugalmasan lehet alkalmazkodni a piac hektikus folyamataihoz. Ily módon elérhető a szükséges szakértelem, és a szolgáltatás minőségének színvonala szembetűnően növelhető, sokkal inkább, mint ha házon belül egy-egy osztály látná el az adott feladatot. Ez azonban nem minden esetben jelent rövid távon is költségcsökkenést, de nem is célravezető mindössze ezt várni a járulékos tevékenységek leadásától. És azt sem szabad elfelejteni: a vállalat érdeke, hogy fix, előre tervezhető költségekkel számolhasson, miközben vannak feladatok, amelyek számos rejtett költségelemet tartalmaznak.

Az IT-outsourcing kifejezetten ajánlott

Az utóbbi időszakban a jelentősebb outsourcingügyletek főleg a banki szférában, illetve néhány nagyvállalatnál zajlottak le. Néhány hazai példa: az ABN AMRO Bank vagy a AB-Aegon Biztosító informatikai tevékenységét bízta külső szolgáltatóra, a Mol megszüntette a pénzügyi feladatainak vállalaton belüli ellátását, a Tesco Globál Áruházak Rt. logisztikai feladatait helyezte falakon kívülre, a Matáv az ingatlankezelési feladatok elvégzésével fordult szakértőhöz. A döntéseket ezekben az esetekben mindig a szolgáltatócégek szakértelme, nemzetközi tapasztalatai és az így elérhető hatékonyságnövekedés motiválták.

De ma már a közepes méretű vállalatok is egyre gyakrabban döntenek úgy, hogy megszabadulnak az eddig szervesen a vállalathoz tartozó, akár hozzáadott értéket is termelő ágaktól, például a könyveléstől, a pénzügyi feladatok ellátásától, a logisztikától, vagy egyre jellemzőbben a rendszerintegrátori, illetve egyéb IT-feladatoktól.

A szakértők véleménye is afelé hajlik, hogy az informatikai feladatokat ne akarják a vállalatok önmaguk megoldani. Akinek help desk, call center vagy ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerre van szüksége, érdemes mérlegelnie külső szakértő megbízását, mivel itt a speciális szakértelemnek különös jelentősége van. Egy nem megfelelően karbantartott szerver ugyanis akár a vállalat teljes adatállományának megsemmisülését okozhatja. Különösen igaz ez a kisebb költségvetésből és szűkösebb humánerővel gazdálkodó középvállalkozásokra.

Veszélyek

Az ellenzők leggyakrabban a szolgáltatótól való túlzott függésre és ráutaltságra hivatkoznak, és – miután az outsourcing több, mint vásárlás, és több, mint konzultáció – talán nem alaptalanul. Az Egyesült Államok-beli Gartner Group tanácsadó cég 2002. áprilisi előrejelzése szerint 2005-re mégis a világ vezető cégeinek 80 százaléka általános gyakorlatként használja majd a stratégiájához nem közvetlenül kapcsolódó tevékenységek kihelyezését.

Igaz, újabban megváltozott a szolgáltatás mögött álló tartalom: ma már nem outsourcingról, hanem outtaskingról, vagyis az egyes részfeladatok kívülről történő vásárlásáról beszélnek. Az új trend szerint a menedzsment a maga igényei szerint döntheti el, mit vesz külső szolgáltatóktól, és mit tart meg kapun belül.

Egy ilyen megállapodás pedig minden esetben hosszú távra szól. A siker egyik leglényegesebb eleme továbbra is az, hogy kire és milyen szerződési feltételek mellett bízom rá a tevékenység elvégzését. A partner kiválasztásakor kérdés, hogy tudja-e az igényelt szolgáltatási szintet biztosítani, illetve a szerződés megfelelően szabályozza-e a jogköröket, elvárásokat, kompetenciákat.

Mivel sok esetben az addig a cégen belül dolgozó munkaerő átkerül a szolgáltató állományába, mint utaltunk rá, humánpolitikai szempontokat is figyelembe kell venni.

Sokan azért idegenkednek a kihelyezéstől, mert úgy vélik, hogy a saját tevékenység jobban ellenőrizhető. Ellenérvként a szolgáltatók a mára tökéletesen mérhető és jól számon kérhető rendelkezésre állást szokták felhozni. Az adatbiztonságot firtató fenntartások eloszlatására pedig az igazán komoly szolgáltatók megfelelően átvilágított alkalmazotti gárdával, illetve katasztrófatűrő szervertermek kialakításával reagálnak.

Arányos változások

És itt érdemes visszatérni az elvárásokra. Még manapság is sok gond adódik abból, hogy a megbízó – ha kizárólag csak költségcsökkenést vár ettől a megoldástól – csalódik, amikor azt látja, hogy az új cég által ellátott tevékenység látszólag drágább. Mérlegelnie kell tehát, hogy a külső szakértő rárakódó profitja és a cégnek a kihelyezéssel elért hatékonyságnövekedése arányban van-e egymással.

Ám szakértők és a gyakorlatban már tapasztalatokat szerzett vezetők azt vallják: hosszú távon biztos, hogy pozitív eredmény adódik. És ne feledjük: egy olyan folyamat külső cégre bízása, amely eddig a vállalat belső ügymenetébe épült be, a partnerek közötti bizalom meglétét feltételezi. A számos szakmai és anyagi vonatkozású érv mellett ezt sem szabad figyelmen kívül hagyni.

Megjelent a Piac és Profit 2003. februári számában


Kapcsolódó anyagok:

Az amerikai törvényhozás korlátozná a külföldi IT forráskihelyezéseket