Behajtás szakszerűen

Minden egyes késedelmes fizetési hónap egy százalék veszteséget okoz annak a cégnek, amely vevői követelései finanszírozására banki hitelt vesz fel. Hogyan előzhetjük ezt meg? Mit tehetünk, ha arra hivatkozva, hogy neki se fizetnek, nem fizet a vevőnk?

A pénzügyi-gazdasági válság már tény, és ez körülbelül 2009. első negyedévében érezteti hatását olyan mértékben a reálgazdaságban, hogy a körbetartozás vészesen emelkedni fog. A bankok most a hitelkérelmek 40 százalékát elutasítják, így késnek vagy elmaradnak tervezett beruházások, jelentősen emelkedik a fizetésképtelenségi eljárások száma. "Az általunk kezelt követelésállomány az utóbbi néhány hónapban olyan mértékben emelkedett meg, amilyet tizenhárom éves pályafutásom alatt még nem láttam" - mondta a Piac & Profit kérdéseire válaszolva Csatlós Csilla, a Direktinfo cégcsoport vezetője.

Biztos veszteség

Követeléseit a legtöbb cég saját maga próbálja meg behajtani, és csak akkor, ha hetek múlva sem ér el sikert, adja át a feladatot profi szakembernek. Jelenleg a vállalkozások alig 3 százaléka bízza a követelésbehajtást külső partnerre. S ez a szám aligha növekszik addig, amíg általános az a szemlélet, hogy ha követeléskezelőt alkalmazunk, akkor elveszítjük a vevőinket. Merthogy - túl azon, hogy beletörődnek, belefásulnak az adósokkal való hadakozásba - ez az egyik legfőbb érvük a vállalkozásoknak, hogy miért nem veszik igénybe szakértő közreműködését.

Holott az eredményesség szempontjából a behajtás tudatos kiszervezése az egyik legjobb megoldás, amikor a szakmai partner már a követelés lejáratának a nulladik napjától a kezébe veszi az ügyet. Ráadásul nyolc-tizenöt nap haladékot már eleve mindenki ad, amikor a fizetési esedékességet a teljesítéshez képest 15 napra adja meg.

- Egyre gyakoribb érv, hogy "nekem sem fizettek, ezért nem tudok én sem fizetni", és ez a legtöbbször valóban így is van. Ebben az esetben azonban az lenne a korrekt üzleti magatartás, hogy amikor a vevő látja, hogy késedelembe fog esni, akkor saját maga jelzi ezt a szállítójának, és megbeszélnek egy fizetési átütemezést, árbevétel-engedményezést vagy bármilyen más áthidaló lehetőséget - folytatja gondolatmenetét Csatlós Csilla.

Hiányos szerződések

Mégis, mit tehetünk a kinnlevőség növekedésének megakadályozása érdekében?

A követeléskezelés első lépése a szerződések ellenőrzése. Például sokan nem kötik ki a reklamáció lehetőségét. A gyakorlat szerint a vevők csak akkor kezdenek reklamálni, amikor már lejárt a fizetési határidő. Az üzleti etika megkívánja, hogy a jogtalanul vagy hibásan kiküldött számlát küldjük vissza a kiállító félnek. Ezzel szemben az lenne a jó, ha a szerződés részletesen tartalmazná a szállítási feltételeket, vagy ha például a 30 napon túli késedelmes fizetés esetén a szállító biztosítékot kérne és kaphatna. A szakember szerint a hiányos szerződések miatt a bíróságoknak sincs könnyű dolguk, amikor végső esetben hozzájuk kerül a megreklamált szállítás és a ki nem egyenlített követelés.

Pedig minden egyes késedelmes fizetési nap egy százalék veszteséget okoz a szállítónak, mert neki kell finanszíroznia az elvégzett munkát, a kiszállított árut. S a hazai vállalkozások egyik legfőbb gondja épp a tőkehiány.

Végül is miként válasszon magának behajtáskezelő partnert az, aki úgy dönt, hogy kiszervezi ezt a feladatot? Mindenképpen érdemes figyelembe venni, hogy azok, akik már igénybe vették ezt a szolgáltatást, kit ajánlanak. Rengeteg behajtó cég van - az internetes szakmai névjegyzékek hetente-kéthetente 20-30 újabb névvel bővülnek -, ám olyan, amelyik komplexen kínálja a vevőminősítést, a szerződés-ellenőrzést, a számlamenedzsmentet, a követelésbehajtást és a jogi képviseletet, kevés. Tapasztalat és tudás nélkül a hivatásos behajtó cég sem lehet sikeres.

Napra kész információ kell

A szakmailag jól felkészült behajtó szerződéses garanciában vállalja, hogy az ő fellépése miatt nem fog elpártolni a vevő. Hiszen miért is okozna sértődést, ha a számla lejáratának a napján a vevő kap egy udvarias érdeklődő telefont, hogy elégedett volt-e a teljesítéssel, és lehet-e számítani arra, hogy hamarosan fizetni fog?

- Ha szerdára ígéri a vevő, hogy fizetni fog, kedden kapjon egy udvarias telefont, hogy ugye minden rendben, másnap számíthatunk a pénzre. Agresszivitásra, fenyegetésre semmi szükség - szögezi le Csatlós Csilla -, hiszen a lejárt követelések hetven százalékában a vevő nem nem akar, hanem nem tud fizetni. Tehát a megoldást csak együttműködve lehet és kell megtalálni. Ugyanakkor nagymértékben javítja a sikeres behajtás esélyét, ha nem heti szinten - ahogyan azt a legtöbben teszik -, hanem napra készen rendelkezünk a kinnlevőségről információkkal, és naponta foglalkozunk a problémával. A sikeres behajtás alapja az időfaktor kézben tartása: minden egyes nap számít, amivel előbb hozzájutunk a pénzünkhöz.

A hazai gyakorlat szerint csak a nagyobb cégek alkalmaznak külön behajtót, a kis- és közepesek ezt a feladatot vagy a könyvelőkre-pénzügyesekre, vagy az értékesítőre hárítják. A pénzügyes értékes munkaidejéből a telefonálgatás nagyon sokat vesz el, az értékesítő eredeti feladata pedig az, hogy nyerje meg a vevőt, és ápolja vele a kapcsolatot. Ez pszichikailag nem egyeztethető össze a követelésbehajtással, vagyis megint egy érv amellett, hogy a követelésbehajtásban szükség van profi szakemberekre. Ám a gyakorlati kockázatmenedzsmentet és a követelésbehajtást - szemben az értékesítéssel vagy a marketinggel - sehol nem oktatják az országban. Ezt felismerve a Direktinfo 2009-ben minden hónapban követeléskezelési tréningeket szervez azok számára, akiknek a cégnél kinnlevőségekkel kell foglalkoznia.

Házon belül

Azt a kifogást, hogy valamely cég azért nem alkalmaz követelésbehajtót, mert drága ez a szolgáltatás, s egy behajtó beiktatása az amúgy is csekély hasznot vinné el, Csatlós Csilla szerint nem állja meg a helyét: a 30 napja lejárt számláknál a behajtási díj jellemzően nem több mint 2-3 százalék, és ezért cserébe a bevétel 97-98 százalékára biztosan lehet számítani. Igaz, vannak cégek, amelyek 15-20 százalékot is elkérnek, ám ilyen mértékű díj leginkább az egyébként behajthatatlannak látszó követelések esetében merül fel, és ha mégis sikerül behajtani, a kézhez kapott 80-85 százalék jóval több, mint a semmi. Ráadásul arra is van mód, hogy a behajtás költségét a szállító már a vállakozási, kereskedelmi szerződésben áthárítsa a vevőre.

Ám ha egy cég mégis házon belül kívánja megoldani ezt a problémát, akkor a szakember tanácsa szerint első lépésben meg kell teremtenie a napi nyilvántartás feltételeit, hogy mindennap láthatóak legyenek az aktuális követelések. A gyakorlati tapasztalat szerint egy főállású belső kinnlevőségkezelő 300-400 vevőt tud kezelni akkor, ha semmilyen más feladattal nem kell foglalkoznia. Ennek a munkatársnak a lejárat napján meg kell keresnie minden ügyfelet, hogy nincs-e gond, minden rendben van-e. A napi telefonos kontaktusok mellett írásban is közölnie kell a fennálló tartozás egyenlegeit, és lehetőség szerint peren kívüli megoldásra kell törekednie.

A jó behajtó épít, és nem rombol - mondja Csatlós Csilla -, pozitív kommunikációjával a vállalati kultúrát építi, és eléri a célt: forgalomból bevételt hoz létre.