Az integrált vállalatirányítási rendszerrel (ERP) azonnali, valós, naprakész adatokat lehet kapni a cég állapotáról, tevékenységének minden területéről. Az így nyert információk megkönnyítik, felgyorsítják és valóságosabbá teszik a mindennapi elemző munkát, a hosszú távú stratégiai döntéseket és azok megvalósítását egyaránt. Az ERP-rendszerrel (Enterprise Resource Planning – vállalatierőforrás-tervezés) a működési hatékonyság jelentősen megnő, és akár 5–30 százalékos megtakarítás is elérhető évente.

Jól leképezhető vállalati folyamatok

A multinacionális szoftvergyártó vállalatok körülbelül három éve fejlesztenek integrált vállalatirányítási rendszereket a kis- és középvállalati szegmensnek is, tehát a lefelé nyitás nem új keletű náluk. Hogy mi számít kis- és közepes vállalatnak, az tőlünk nyugatra és hazánkban igen eltérő. Általában elmondható, Magyarországon a közepes vállalatok éves forgalma 1–8 milliárd forint között van, a kisvállalatoké 1 milliárdnál kisebb.

Annak, hogy a szoftvergyártók feléjük fordulnak, többféle oka van – az indokok cégenként is eltérők –, az azonban kétségtelen, hogy a nagyvállalati szektor az utóbbi években telítődött, az üzleti folyamatok standardizálódtak, és elindult egy szoftverpiaci konszolidáció is.

A kicsiknek és közepeseknek kedvezett tehát, hogy jól leképezhetővé váltak a vállalati folyamatok, a rendszerek már egyre kevésbé igénylik a testreszabást. Emellett a projektek átfutási ideje is csökkent, kompaktabbá váltak a szoftverek, amelyek a kis- és középvállalatok munkafolyamataihoz is illeszkedni tudnak. Lényeges továbbá, hogy a pár évvel ezelőtti állapothoz képest a hardver- és adatbázisplatformok száma is jelentősen csökkent.

– A piaci konszolidáció eredményeként öt–nyolc év múlva meglátásom szerint három-négy domináns ERP-rendszerszállító marad a világon, amiben szerepet játszanak a magas fejlesztési költségek is – mondja Ambrus Zsolt, az Oracle Hungary Kft. megoldásértékesítési vezetője.

Az SAP megoldása

Az SAP mySAP.com e-business verziójára épülő Kulcsr@kész megoldás a kis- és közepes méretű szolgáltató vagy kereskedelmi vállalkozások számára készült, és template/sablon alapú. Ez a nagyvállalati mySAP.com rendszer előre paraméterezett verziója, a tipikus magyar kis- és középvállalat alapfunkcióit támogatja. A Kulcsr@kész SAP-ban megtalálható a pénzügyi számvitel, a controlling, az eszköz- és anyaggazdálkodás, a szervizmenedzsment (ügyfélszolgálat), a raktárgazdálkodás és az értékesítési modul, továbbá az internetes áruház. Az előre konfigurálással jelentősen csökkennek a bevezetés költségei: az oktatási és tanácsadói napok száma, ami megtakarítással jár.

A Kulcsr@kész SAP a kis- és közepes vállalatok igényeire szabott modulokat és opciókat tartalmazza, de ezzel nem korlátozza a felhasználó lehetőségeit, kérésre a mySAP.com rendszer összes komponense aktivizálható. Oktatása mintegy 30, a teljes bevezetése átlagosan 60-70 tanácsadói napot vesz igénybe.

A bevezetést nem az SAP Hungary Kft. végzi, hanem a szerződött partnerei. A hardverrel együtt – a vállalatra van bízva, milyen szervert választ – a komplett Kulcsr@kész vállalatirányítási rendszer 25–40 millió forintból bevezethető – amennyiben a megoldás megfelel a vállalatnak –, amelyben benne foglaltatik a mintavállalatra szabott megoldáscsomag, a funkcionális leírás, az oktatás és a tanácsadás. A 2000. augusztusi megjelenés óta több mint 35 cég döntött a rendszer mellett.

– A kis- és középvállalati szoftver oktatását már a bevezetés harmadik napján el lehet kezdeni. A bevezetés precíz folyamatokat igényel, problémákat általában a szigetalkalmazások okozhatnak, amelyek az SAP-val ellentétben nem valós időben dolgozzák fel az adatokat – mondja Pálfalvi György, az SAP Hungary Kft. kis- és középvállalati üzletágvezetője.

Dinamikus Baan-modellezés

A német SAP-hez hasonlóan a holland Baan sem mostanában fordult először a kis- és középvállalati szegmens felé, már három évvel ezelőtt is létezett alacsony felhasználószámra kialakított csomagos megoldása.

A cég vállalatirányítási rendszere minden vállalatméretre könnyen rászabható, nincs butított verzió, különbségek csak a bevezetett modulok számában és kapcsolatában jelentkeznek. Az alaprendszerhez és az integrálható, „feláras” add-on csomagokhoz, illetve modulokhoz – például az E-Enterprise/E-Collaboration, amely interneten elosztott rendszert valósít meg, a házi pénztár, a Data Navigator vagy az üzleti intelligencia (BaanBIS) – még további három, kisebb egységre osztott nagy terület kapcsolódhat: az SCM (Supply Chain Management – szállítóilánc-kezelés), a CRM (Customer Relationship Management – ügyfélkapcsolat-kezelés) és a még újnak számító PLM (Product Lifecycle Management – termékéletciklus-menedzsment).

A Baan szoftvereket forgalmazó Datorg Team Kft.-nek a magyarországi kis- és középvállalatokra kialakított csomagmegoldása a standard Baan IV vállalatirányítási rendszerre épül, amelyben a szokásos ERP modulokon kívül – mint a pénzügy-számvitel, kontrolling, beszerzés, értékesítés, raktárgazdálkodás, gyártás- és termelésirányítás – megtalálható a projektkezelés, a szolgáltatás-karbantartás (például alkatrészek nyilvántartása, gépjavítás), a szállítmányozás-fuvarozás és a minőségbiztosítás is. Az alaprendszer magában foglalja a dinamikus vállalatmodellező eszközt is. A csomagmegoldásban ezt 12 darab, megvásárolható referenciamodell egészíti ki, amelyek tartalmazzák az iparág-specifikus megoldásokat, illetve az üzleti funkciókat, folyamatokat, azok leírását és kapcsolatát, továbbá a vállalaton belüli feladatköröket. Ezért a legtöbb vállalattípusra szinte azonnal, minimális testreszabással alkalmazható a rendszer, ami jelentősen lerövidíti a bevezetési időt. A magyarországi csomagban természetesen a magyar nyelvi modul és lokalizáció is megtalálható.

A csomag a Baan IV alkalmazói szoftveren és referenciamodelleken kívül a szükséges hardver- és egyéb szoftverkomponenseket (például adatbázis-kezelő), valamint minimális tanácsadási szolgáltatást is tartalmaz. Egy ilyen rendszer 16 felhasználóra 20-25 millió forintból alakítható ki, amely már csak a bevezetéshez szükséges – a vevői és testreszabási igényektől függő – szakmai szolgáltatásokkal (oktatás, konzultáció) egészítendő ki.

– A referenciamodellek több száz hasonló cég feltérképezése és bevezetési tapasztalata alapján készültek el, ezért a bennük rejlő vállalatműködési know-how-t kihasználva érdemes kevés testreszabást kérni a bevezetésnél. A cégek meglehetősen sokat spórolhatnak a szakmai szolgáltatásokon és a bevezetési időn, ez amúgy is alapvető törekvésük – mondja Botos Attila, a Datorg Team Kft. kereskedelmi igazgatója.

Középvállalatoknál az ERP rendszer bevezetése átlagosan 6-8 hónapot vesz igénybe, a kicsiknél átlagosan 3-4-et, amely előre konfigurált megoldással – testreszabás nélkül – akár 2 hónapra is csökkenthető.

Előre paraméterezett Oracle-rendszer

Az Oracle koncepciója hasonló a Baanéhoz. Az kis- és középvállalatok is ugyanazt az alaprendszert – az Oracle E-Business Suite 11i-t – kapják, de a vállalati igényekhez idomulva limitálják a funkciókat.

– Mi modulok helyett üzleti folyamatokban gondolkodunk. Az üzleti folyamatok a kisvállalatoknál is éppoly bonyolultak, mint a nagy cégeknél, ezért még a bevezetés előtt tisztázzuk, melyek legyenek ezek, és milyen módosítások szükségesek. A paraméterezés nagy részét egyébként előre elvégzik – mondja Ambrus Zsolt megoldásértékesítési igazgató.

Egy 120 munkaállomásos, közepes ERP rendszer bevezetése körülbelül 3-4 hónapot vesz igénybe, ám egy pénzügyi rendszer már 60 „embernapon” belül működhet (az idő a döntéshozók számától is függ a cégnél). Középvállalati (minimum évi 1,5–2 milliárd forintos éves forgalom) projektekből évi 15–20 darabot tart számon az Oracle.

Egy 10–20 felhasználós pénzügyi rendszer körülbelül 12 millió forinttal terheli meg a cég kasszáját, ha a tágabb E-Business Suite-et vesszük (beszerzés, disztribúció, termelésirányítás, értékesítés), az összeg 40 millió forintra rúghat. Ehhez további funkciókat lehet kapcsolni, olyanokat, mint az emberierőforrás-kezelés, a marketing, a szállítóilánc-kezelés, a projektmenedzsment vagy a CRM. A bevezetést egyébként itt is az Oracle szerződéses partnerei végzik.

Svéd modell magyarrá szabva

A svéd Intentia szoftverház terméke a Movex közép- és nagyvállalati integrált vállalatirányítási rendszer, amelynek hazai forgalmazója az aPLUS Consulting Kft. Azonban a magyar szakemberek kifejezetten a kisvállalati rétegnek – a hazai piac igényeinek figyelembevételével – kifejlesztették az Instant Movexet. Az Instant Movex az átlagos magyar vállalkozásra szabott, előre paraméterezett, indulásra kész integrált vállalatirányítási rendszer, amely alapvetően kereskedelmi, disztribúciós, készletezési és könyvelési folyamatokat kezel.

– Az Instant Movex az első lépcsőfokot jelenti a dinamikus fejlődésre vágyó vállalkozásoknak, amelyek üzletmenete már szükségessé teszi egy integrált rendszer bevezetését, de kis befektetéssel és rövid idő alatt. A rendszer a vállalat méretével összhangban növekedhet – mondja Rabe Ágnes, az aPLUS Consulting Kft. kereskedelmi és marketingigazgatója.

A standard Movex bevezetési ideje 100–300 embernap között változik, a kisvállalatok azonban a 10–50 felhasználóra és minimum 500 millió forint éves forgalomra tervezett Instant Movexet akár már 25 nap alatt bevezethetik. Ideális esetben ez 20 nap oktatást és 5 nap konzultációt jelent. 15 millió forintért a kisvállalkozás csomagban kap egy IBM iSeries szervert, négy előre konfigurált modult – beszerzés, raktárkezelés, értékesítés, pénzügy –, megkapja magát a szoftvert, az oktatást és konzultációt, valamint egyéves szoftverkövetési díjat is jóváírnak számára. Később lehetőség van arra is, hogy a rendszert más területeken használják, azaz például a gyártás, a karbantartás és az e-business modulok bevezetésére.

Az ERP árnyékos oldala

Melyek a ma ismert ERP rendszerek főbb hibái? Először is az elnevezésük. A rövidítés jelentése: vállalatierőforrás-tervező, ám a valóságban szó sincs forrásokról s még kevésbé tervezésről. Az ERP kifejezést azokra a rendszerekre szokás használni, amelyek egyetlen számítógépes adatbázisra építve igyekeznek átfogni egy vállalat irányításának összes főbb tudnivalóit; a pénzügyi, az anyag- és eszközgazdálkodási, a humán erőforrások, a dokumentációs, a könyvelési és a kereskedelmi tranzakciók információit. A fókusz tehát a vállalaton van, illetve az integrált adatbázison. Ezért valamivel jobb elnevezés a magyar VIR (vállalatirányítási rendszer), vagy – a sokak által javasolt, de révbe nem ért – BPM (Business Process Management), azaz: üzleti folyamatok kezelése.

Az üzleti alkalmazási modulokat valamely nagy adatbázisgyártó alapjaira építve fejlesztették ki. A fejlesztői eszközök tehát különböző platformokról és generációkból származnak, az egyes rendszerek így nehezékként cipelik magukkal a zárt, gyakran erkölcsileg elavult, a korszerűsítést nehezen vagy költségesen engedő eszközöket.

A rendszerek nettó ára magas, és különösen az az úgynevezett teljes élettartamra eső költség (TCO – Total Cost of Ownership). Ez utóbbiba a beszerzési ár mellett beleértendő a felhasználók betanításától kezdve a rendszernek megfelelő hardverigényen át a konzultációig, a garanciális és szervizszolgáltatásokig, jogszabály- és programverzió-követésig sok minden.

A mai, bonyolult rendszerek bevezetési ideje rendkívül hosszú, különösen nagyvállalatnál, a szokásos időtartama – beleértve a dolgozók munkamenetének átszervezését, szemléletének átalakítását is – inkább 1–3 évre tehető.

És általában ez utóbbi az ERP rendszerek legnagyobb buktatója. Soha nem igazodnak ugyanis a megrendelő bevált vagy csak megszokott munkamenetéhez. Mi több, amit lehet, felborítanak azzal, hogy a megvásárolandó szoftverrendszerhez igazítják a vállalat összes munkafolyamatát, s a működés során jelentkező a legkisebb hiba is jelentős mértékben fokozza az amúgy is meglévő ellenérzéseket. Ebből a szempontból jobb az előre elkészített, igazodást követelő szabványszoftver; a fejlesztők pedig készen állnak a testreszabásra. Mert gyakran könnyebb a szoftvert a felhasználók igényeihez szabni, mint az utóbbiak hozzáállását gyorsan megváltoztatni.



Magyar megoldás

A megrendelő gyakran joggal érzi magát kiszolgáltatottnak: ha változnak a jogszabályok, ha új üzleti folyamatot akar bekapcsolni vagy szeretne korszerűbb rendszerre átállni, jobb esetben ismét a zsebébe kell nyúlnia, rosszabban pedig kénytelen megalkudni kissé elöregedett, lelassult rendszerével. Talán ez az a szempont, ahol a legtöbbet mutathatja fel az új, magyar fejlesztésű ERP rendszer. Az Ecobit Informatikai Kft. Talentum Harmonizált Vállalati Információs Rendszerét a közepes méretűek, illetve LITE formájában a kisebbek is elérhetik. Nyitottságát, azt, hogy kisebb méretekben is használható, elsősorban a Microsoft új platformjának, a Microsoft .NET rendszernek köszönheti.

A rendszer nyitottságánál fogva csökken a felhasználók kiszolgáltatottsága, bármily nagy rendszer esetében sincsenek végzetes módon a szállítóhoz kötve. Ebbe beleérthetők a vállalati igényekre szabott módosítások is, vagyis hogy a felhasználók a lehetőségek adta keretek között megtarthassák a megszokott üzleti feldolgozási szokásaikat. Más kérdés persze az, ha az üzletmenet korszerűsítésre szorul. A fejlesztőeszközök rugalmasságának köszönhetően a javítások, bővítések ára kedvező, vagyis könnyebb az áhított arany középutat megtalálni.

Fejlesztői szempontból a rendszert logikailag és fizikailag három jól elkülöníthető részre osztották: a megjelenítési szolgáltatásokra, az üzleti logikára és az adatszolgáltatásokra. A komponensek szétválasztásából eredően az alapvetően objektumorientált rendszer megbízható, könnyebben karbantartható és kezelhető lett. A felhasználók az Excel és a Word esetében a már megszokott környezettel találkoznak.

Mind a beszerzési árat, mind a teljes élettartamra eső költséget a szokottnál legalább egy nagyságrenddel kisebbre tartják az Ecobit szakemberei, a bevezetés ígért időtartama pedig néhány hónap. Tény, hogy az első alkalmazást a Dunaferr Energiaszolgáltató Kft.-nél három hónapos próbaüzem után sikeresen adták át.

Demcsák Gergely és Kolossa Tamás