Tíz évvel ezelőtt szinte minden vállalati tanácsadó és informatikai szakértő a papírmentes iroda elkerülhetetlen jövőjéről beszélt. Ám a világméretű információs hálózatok, az internetes szoftverek és az e-mail mint általánossá váló kommunikációs forma elterjedésével sem kerültünk közelebb a színtisztán digitális munkakörnyezethez, sőt ma több papír fogy a világon, mint korábban bármikor. Egyvalamiben azonban nagyot fejlődött a céges irodavilág: az egyre növekvő számú (papír alapú) dokumentumok kezelése, archiválása olyan rendszerek kifejlesztését kényszerítette ki, amelyek nagymértékben leegyszerűsítik az adminisztratív feladatokat, hatékonyabbá teszik a munkát, és nem utolsósorban megakadályozza, hogy elvesszenek számlák és más dokumentumok.

Döntések a bevezetés előtt

A dokumentumkezelő rendszer bevezetését mindenképpen közép- vagy hosszú távú befektetésnek kell tekinteni. Ebből adódóan ez elsősorban nem informatikai vagy iratkezelési, hanem stratégiai döntés egy vállalat életében - véli Varga László, a netTeam-Magyarország Zrt. operatív igazgatója. Mielőtt a konkrét megoldás és a szállító kiválasztása megtörténne, a vállalatirányítási rendszerhez hasonlóan a cégnek át kell világítania magát: elemeznie kell a szervezet aktuális dokumentumkezelési gyakorlatát, a támogatni kívánt szervezeti folyamat részfunkcióit, céljait, igényeit és a kapcsolódó folyamatokat. Érdemes azt is mérlegelni, milyen új, eddig nem használt lehetőséggel élhet majd az új rendszer bevezetésekor.

- Nagyon fontos adat a szoftverválasztáskor a dokumentumforgalom mennyisége, keletkezési helye, akár szezonalitása és végül a hardver és a kapcsolódó elemek adottságai - sorolja a feladatokat a netTeam szakértője.

- A bevezetés és a dokumentumkezelési rendszer sikere a megfelelő termék és a megfelelő beszállító mellett azon is múlik, hogy a vállalati folyamatokat megfelelően gondolták-e végig, és a munkatársak kellőképpen motiváltak-e a változásra, van-e elkötelezettségük a kevesebb papír használatára. A célok elérése érdekében a megfelelő tájékoztatásuk, képzésük, a folyamatos kommunikáció elengedhetetlen - egészíti ki a "cégelemzés" kihagyhatatlan részeit Horváth Szilvia, az ELO Digital Office ügyvezetője, aki a költségkímélő "train the trainer" megoldást javasolja, amely esetén a szállító csak a "kulcsfelhasználókat" képezi ki a vállalatnál, azok pedig az összes felhasználót. - Az oktatás az egyik legfontosabb eleme a DMS - dokumentummenedzsment-rendszer - bevezetésének, hiszen ha a felhasználók bizonytalanul ülnek a képernyő előtt, akkor a hatékonyság biztosan nem fog emelkedni - mutat rá az oktatás elkerülhetetlenségére az ügyvezető, majd kiemeli az átállás egyéb következményeit is. - Egy környezetbarát vállalatnak a dokumentumkezelő rendszer bevezetése mellett számos, a környezet terhelését jelentő tételt is ismernie kell: ilyen a nyomtatók, faxok számának drasztikus csökkentése, az újrahasznosított papír felhasználása, a kétoldalas nyomtatás és az elektronikus archiválás szkennerek segítségével.

Számít a méret

Mikro- és kisvállalatok esetében elképzelhető, hogy a dokumentumkezelő rendszerrel támogatnak minden (front és back office) feladatot. Ezek a cégek rendszerint statikus, a papír iktatókönyvet kiváltó megoldásban gondolkodnak.

- A fő szempont, hogy a dokumentumok adatait egyszer kelljen rögzíteni, majd ezek mind könnyen visszakereshetők legyenek, esetleg digitalizálni tudják a papírt. A rendszert általában egy-két munkatárs használja, nincs is szükségük folyamattámogató funkciókra - összegzi tapasztalatait Varga László. Horváth Szilvia hasonló, egyszerű megoldást említ: a mikrovállalkozások esetében lehetőség van "dobozos termékek" megvásárlására is, amelyek olcsók, könnyen telepíthetők, és azonnal használatba is vehetők. Ugyanakkor a dokumentumkezelő használatával az iratok és adatok ugyanúgy azonnal hozzáférhetővé válnak, és természetesen a kevesebb papír felhasználásával költséghatékonyabb lesz a működésük.

- Ezek a kis cégek egy-két éven belül kisvállalatokká nőhetik ki magukat, így minden esetben fontos szem előtt tartaniuk, hogy a növekedéssel egyidejűleg van-e lehetőségük az IT-infrastruktúra bővítésére, ezzel együtt pedig a dokumentumkezelő szoftver esetében egy nagyobb kapacitású szoftverre való áttérésre - figyelmeztet az ELO Digital Office vezetője egy esetlegesen előre nem várt nehézségre. Horváth Szilvia arra is felhívja a kisvállalati vezetők figyelmét, hogy ha a cég egynél több telephelyen működik, gondolni kell az adatok megfelelő szinkronizálására is, hiszen egyes szerződéseknek, számláknak elérhetőknek kell lenniük mindegyik telephely számára.

Közép- és nagyvállalatoknál a dokumentumkezelésre fordított licencköltségek "elszállhatnak", ha nem a megfelelő megoldást választják.

- Tapasztalataink alapján egy közepes vállalatnál a munkavállalók maximum 60 százaléka dolgozik valóban a dokumentumkezelő rendszerben, a fennmaradó 40 százalék csak olvassa az abban elhelyezett dokumentumokat, így mindenképpen javasolt olyan rendszert választani, ahol egyes, például az olvasó jogosultsággal rendelkező felhasználók licence ingyenes - említ egy költségcsökkentési trükköt Horváth Szilvia.

A szervezet nagyságából következő pluszfeladatokat Varga László is fontosnak tartja, szerinte ezeknél a cégeknél feltétlenül szükséges az egyéb - munkafolyamat-támogató, számlázó, ügyfélnyilvántartó - rendszerekkel való együttműködés. Egy 50-100 irodai munkatársat foglalkoztató cégnél rendszerint kiterjesztik a dokumentumkezelő rendszert ügyintézői szintre is. A nagyjából 500 főt foglalkoztató vállalatnál pedig már elkerülhetetlen, hogy a munkafolyamatok automatikusan kövessék egymást, mert itt már nemcsak egyszerű dokumentumkezelésről van szó, hanem a folyamatok irányításáról is, melyekhez a dokumentumok szorosan kapcsolódnak. Az ügyintézőknek tehát elegendő a "feladatok" mappáját figyelniük, és elvégezni az oda befutó feladatlépéseket. Mindezzel hatékonyabbá válik a munkavégzés, mivel a feladatok prioritását is a rendszer figyeli, és annak megfelelően osztja ki a következőt, és nem lesz elfelejtett feladat.

- Fejlettebb rendszerek kezelik a helyettesítéseket is. Helyettesítésmenedzsment funkcióval már nem kell többé azon gondolkozni, hogy a szabadság alatt ki fogja elvégezni a feladatokat, és a munkavállalónak nem kell törnie a fejét a szabadsága előtt, hogy "ugye, szóltam mindenkinek arról, hogy szabadságra megyek?" - említi egy gyakori probléma egyszerű megoldását az ügyvezető.

Megtérülés

Egy dokumentumkezelő rendszer használatának általános megtérülését nehéz előre forintosítani. A Piac & Profit által megkérdezett szakértők inkább a rendszer által megtakarított munkaidőt és a hatékonyság erőteljes növekedését emelték ki. Számos cégnél ez nem feltétlenül jelenik meg megtakarításként. Kevésbé körültekintő vezető számára néha egyhavi munkabér is soknak tűnik a dokumentumkezelőért, hiszen a cégvezetés szerint anélkül is létezik, sőt fejlődik a cég - említ egy gyakori hozzáállást Varga László.

Horváth Szilvia szerint a nemzetközi tapasztalatok alapján egy irat iktatása a beépített automatizmusoknak köszönhetően akár 80 százalékkal kevesebb időt vehet igénybe, és akár 95 százalékkal kevesebb dokumentumtárolásra használt helyre van szükség, ráadásul nagyjából kétharmaddal gyorsabb az átfutási ideje az egyes bizonylatoknak. Az ügyvezető általános szabályként azt mondja, hogy a papírmennyiség csökkenésével egyenesen arányosan csökken az irodai készülékek festékhasználata és az iratgyűjtő dossziékra fordított kiadás. A keresésre fordított idő minimalizálásával pedig a beruházások maximum két év alatt megtérülnek.

Átállni csak körültekintően

A dokumentumkezelő rendszer bevezetéskor a legnagyobb hangsúlyt a minél nagyobb integráció elérésére kell helyezni. Egy vállalatirányítási rendszer és egy dokumentumkezelő rendszer együttes megléte csak akkor fog hatékonyságot eredményezni, ha azokat integrálni tudjuk. Ehhez pontosan specifikálni kell, hogy a meglévő informatikai rendszerek mely pontokon csatlakoznak a dokumentumkezelőhöz, és a kommunikáció milyen irányú. A cégvezetésnek külön kell választania a technikai megvalósítást és a mindennapi munka hatékonyságnövekedésének szempontjai szerinti vizsgálatot.

A szövegszerkesztőkkel, táblázatkezelőkkel, azaz az általános, Microsoft Office termékekkel való szoros kapcsolat szintén elősegítheti a hatékonyabb munkavégzést, hiszen a dokumentumainkat már rögtön projektekhez soroljuk be, mindenki számára elérhetővé válnak a jogosultság függvényében, és ez egy tudásbázis kialakításához vezet, ezzel pedig észrevétlenül is kreatívabban, innovatívabban fog működni a vállalat. Fontos szempont az integrációnál, hogy a rendszer platformfüggetlen megoldást is nyújtson, tehát ne csak a ma általános Windows-környezetben fusson.