Az új rendelet 2018. május 25-étől lesz alkalmazandó, az eredetileg kétéves felkészülési időből már csak fél év van hátra, úgyhogy az a vállalkozás, ami még nem kezdett el ezzel foglalkozni, az az utolsó pillanatban van. Minden céget érint, ami személyes vagy bizalmas adatokat kezel, a családi vagy kis-és középvállalkozásoktól kezdve a multinacionális nagyvállalatokig. A GDPR hatálya ugyanakkor nem cégekre, hanem más személyekre is kiterjed, így érintettek például a társadalmi szervezetek és az közszféra is. Mindenképpen érdemes lesz időben felkészülni a változásokra, betartani a megfelelő adatkezelési szabályokat, hiszen jövő május után komoly szankciók várhatók.
„Súlyos esetben a pénzbüntetés maximuma 20 millió euró vagy az előző pénzügyi év teljes világpiaci forgalmának 4 százalékát kitevő összeg – ismerteti a szankció mértékét dr. Halász Bálint, a Bird & Bird ügyvédje. – Az éves bevételnél ráadásul egy több országban jelen lévő cégnél, illetve cégcsoportnál úgy is értelmezhető a szabály, hogy az egész cégcsoport éves árbevétele a számítás alapja. Azt is fontos észben tartani, hogy a két összeg közül a magasabb megfizetésére kötelezheti a mulasztást elkövető vállalatot a hatóság, azaz vállalkozások esetében a bírság akár meg is haladhatja a 20 millió eurót. Ez a jelenlegi magyar 20 millió forintos, azaz nagyjából 65 ezer eurós bírságplafonhoz képest nagyságrendileg nagyobb kockázatot jelent.”
"Több éve foglalkozunk adatvédelemmel és az elmúlt évek kutatásaiból az derült ki, hogy a legtöbb vállalat még mindig nem fordít kellő időt és energiát az adatkezelésre, holott a cégek 91 százalékánál nap mint nap keletkeznek bizalmas információkat tartalmazó dokumentumok. Több felmérésünk egybehangzóan azt a képet mutatja, hogy ma Magyarországon a cégek kb. negyedénél semmiféle iratkezelési szabályozás nem létezik a papíralapú dokumentumokra vonatkozóan, márpedig aki csak egy alkalmazottat is foglalkoztat, vagy egyetlen számlát és szerződést kiállít, annál kell, hogy előforduljon ilyen irat – vázolta fel a hazai helyzetet Kreutz László, a Fellowes Hungary Kft. ügyvezető igazgatója.
Ezért aztán hihetetlen dolgokra lehet bukkanni a megsemmisítés nélkül kidobott iratok között: egy fejvadászcéghez beküldött közel 1000 önéletrajztól kezdve egy nemzetbiztonságilag stratégiai fontosságú épületegyüttes tervrajzain át komplett pályázati anyagokig, de bevételi vagy forgalmi adatok is landolnak a szemétben. A sort sokáig lehetne folytatni azokkal a példákkal, amelyek az adatokkal való visszaélés számos lehetőségét hordozzák magukban a gondatlanság miatt. A szakember kiemelte, hogy – bár adatvédelem kapcsán sokan elsősorban az elektronikus adatokra gondolnak –, a GDPR ugyanúgy vonatkozik a papíralapú dokumentumok kezelésére, tárolására és szakszerű megsemmisítésére is. Az már csak hab a tortán, hogy a „biztonság kedvéért” gyakran a digitális adatokat is inkább kinyomtatva szeretjük tárolni.
A jelen pillanatban a leghasznosabb tanács az, hogy aki tegnap még nem kezdte el a felkészülést, az kezdje el ma, mert a visszaszámlálás elkezdődött. A Fellowes Hungary pontokba szedte a legfontosabb kérdéseket, amelyeket mindenképpen érdemes feltenni a cégnél tárolt adatok kapcsán:- Szükségem van erre a személyes adatra?
- Fel kell dolgoznom ezt az adatot erre a célra?
- Mindenkinek szüksége van hozzáférésre azok közül, akik hozzáféréssel rendelkeznek? (például ha csak a HR láthatja a dokumentumokat, akkor ezeket az iratokat egy olyan irattárolóba kell zárni, amihez csak a HR-nek van kulcsa)?
- Elavult az adat? Meg kell semmisíteni?
