Mindenkivel előfordult már, hogy valakivel egyszerűen nem tudott szót érteni. Nincs semmilyen konkrét személyes problémánk a másikkal, alapvetően elfogadjuk, sőt, akár még tiszteljük is, de mégsem megy a dolog. Vagy, beszélgetünk mi egymással, de mégse értjük egymást. Bárhogy igyekszünk, mindig maradnak tisztázatlan pontok, vagy nem lesz egyértelmű, mit is akart a másik, ez pedig további félreértésekhez vezet.
Sokszor, anélkül, hogy tudatosan tennénk, követünk el apró hibákat a kommunikációnkban, függetlenül attól, hogy a telefonon vagy személyesen tesszük. Mutatunk néhány apró, pofonegyszerű, de hatékony ötletet a kommunikációs buktatók elkerüléséhez.
Csukjuk be az ajtót!
Sokszor előfordul, hogy egy négyszemközti megbeszélés közepette egy másik vezető vagy munkatárs csatlakozik, teljesen eltérő témával. Így az erőfeszítéseink, hogy minden információt helyesen átadjunk, kútba esnek. Egy-egy beszélgetés megzavarását elkerülhetjük azzal, ha zárt ajtók mögött ülünk le egymással. Ezzel egyébként azt az üzenetet is közvetítjük a partnerünknek, hogy szívesen szánunk rá időt, fontos számunkra a vele történő kommunikáció, és a zavartalanságot szeretnénk biztosítani.
Forduljunk el a számítógéptől!
Ha valaki belép az irodánkba, vagy felhív bennünket telefonon, tegyük a számítógépet alvó üzemmódba, vagy egyszerűen csak forduljunk el a székünkkel oldalra. Így nem zavarhat, amit a képernyőn látunk. Semmi sem bosszantóbb annál, mintha valaki állítólag kommunikál velünk, ám továbbra is a saját számítógép billentyűzetén pötyög mindeközben. Kutatások bizonyítják, hogy aki megpróbál két dolgot egyszerre végezni, a dupla feladatvégzés helyett, erősen csökkenti a hatékonyságát mindkét tevékenységben. Ha nem összpontosítunk teljesen a másik személyre, akkor magunk teremtjük meg a legnagyobb akadályt a kommunikációban.
Ne játsszunk gondolatolvasást!
Hagyjunk fel azzal a káros szokással, hogy előre kitaláljuk, mit akar mondani, mire gondol a másik. Még rosszabb, ha felkészülünk a saját mondandónk előtt arra, hogy hogyan fog reagálni a másik és mi hogyan reagálunk majd arra. Nagyjából lehet, hogy tényleg sejtjük, mit gondol a másik, de a jó kommunikáció lényege épp az, hogy a nagyjából pontosan legyen.
- Hogy érted?
- Azután mi történt?
- Tudnál többet mondani erről?
Ne fejezzük be mások mondatait!
A félreértések elkerülése érdekében szóban se fejezzük be a másik mondatait. Bár sokszor előfordul, hogy teljesen egyértelmű, hogy mi lehet a vége a mondatnak, a beszélgetésnek, de senki nem szereti, ha helyette mondják ki, amit akar. Ezt az íratlan szabályt azonban nagyon sokan megsértik nap, mint nap. Az egyik kifogás az ugyanis, hogy úgy gondolják, hogy időt takarítanak meg vele. Pedig ezzel csak újabb félreértést generálunk, hiszen elzárjuk a másik személytől a lehetőséget, hogy ő mondja ki, amit igazán szeretne, ezzel pedig elvesszük a kedvét attól, hogy beszéljen. Akkor is, amikor épp olyasmit mondana, amit tudni akarunk.
Legyen visszajelzés!
A beszélgetések végén nyugodtan kérjünk visszajelzést. Tisztázzuk pontosan ki mit hallott, értett, milyen feladatok kihez tartoznak, milyen lépéseket kell megtennünk. Ezt a megközelítést alkalmazva egy egyszerű, ám roppant hatékony eszközzel a kezünkben maximalizálhatjuk az üzleti beszélgetések eredményességét.
